Canllawiau a gweithdrefn euogfarnau troseddol llety'r Brifysgol

1.1 Mae'r canllawiau a'r weithdrefn hon yn ymdrin â chais/cynnig ar gyfer llety'r Brifysgol yn unig.

1.2 Mae Prifysgol Caerdydd yn derbyn bod system cyfiawnder troseddol gadarn sy’n seiliedig ar dystiolaeth ac mai rôl a chyfrifoldeb y Gwasanaeth Cyfiawnder Troseddol yw pennu pa mor addas yw unigolyn ar gyfer ei integreiddio o fewn y gymdeithas ehangach.  Fodd bynnag, rhaid i'r Brifysgol hefyd lunio ei barn ei hun ynghylch addasrwydd darpar fyfyriwr i aros yn llety'r Brifysgol.

1.3 Wrth dderbyn yr ystafell a gynigiwyd i chi/contract llety, gofynnir i chi gadarnhau nad oes gennych euogfarn droseddol berthnasol sydd heb ddarfod lle mae cyfyngiadau ar waith a all eich atal rhag byw yn llety'r Brifysgol.

1.4 Mae euogfarnau troseddol perthnasol sydd heb ddarfod fel a ganlyn (neu droseddau tebyg a arweiniodd at euogfarn gan system gyfreithiol dramor):

• Unrhyw fath o drais, gan gynnwys (ond heb gael ei gyfyngu i) ymddygiad ymosodol, troseddau yn ymwneud â’r bwriad i niweidio, neu droseddau a arweiniodd at wir niwed corfforol
• Troseddau a restrir yn Neddf Troseddau Rhywiol 2003
• Cyflenwi cyffuriau neu sylweddau a reolir lle mae’r euogfarn yn ymwneud â delio mewn cyffuriau neu fasnachu ynddynt.
• Troseddau sy’n ymwneud ag arfau tanio
• Troseddau sy’n ymwneud â llosgi bwriadol
• Troseddau a restrir yn Neddf Terfysgaeth 2006

1.5 Wrth dderbyn yr ystafell a gynigiwyd i chi/contract llety, gofynnir i chi gadarnhau nad oes gennych euogfarn droseddol berthnasol sydd heb ddarfod lle mae cyfyngiadau ar waith a all eich atal rhag byw yn llety'r Brifysgol.

1.6 Mae gofyn am y wybodaeth hon yn caniatáu i'r Brifysgol adolygu pob cais/cynnig llety perthnasol fesul achos yn unol â'i dyletswydd gofal i fyfyrwyr a staff ac i ddangos bod pob cam rhesymol a chymesur yn cael ei gymryd i gyflawni'r ddyletswydd honno.

1.7 Dim ond i Banel Adolygu Llety y bydd gwybodaeth am eich euogfarn droseddol berthnasol sydd heb ddarfod yn cael ei datgelu.  Yn dilyn y Panel, os byddwch yn aros yn llety'r Brifysgol yn ddiweddarach, neu beidio, bydd y wybodaeth sy'n ymwneud â'r cais/contract llety yn cael ei chadw gan y Tîm Preswylfeydd drwy gydol cyfnod perthnasol y contract ynghyd ag un flwyddyn academaidd ychwanegol.

1.8 Mae ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data am euogfarnau troseddol o dan Erthygl 6 GDPR y DU yn rhan o'n tasg gyhoeddus, a pharagraff 11 "diogelu'r cyhoedd rhag anonestrwydd, camymddwyn neu ymddygiad amhriodol difrifol arall" a pharagraff 18 "diogelu plant/unigolion sydd mewn perygl" yw’r amodau yn Atodlen 1 o dan Ddeddf Diogelu Data 2018 ar gyfer prosesu data sy'n ymwneud ag euogfarnau troseddol a throseddau.

2.1 Ddiwedd mis Gorffennaf/Awst/Medi, byddwch yn cael ebost yn rhoi gwybod i chi fod eich cais wedi’i brosesu a bod angen i chi fwrw golwg ar yr ystafell a gynigiwyd i chi a’i derbyn.

2.2 Cyn derbyn cynnig/contract llety, mae angen i chi ddarparu gwybodaeth ynghylch unrhyw euogfarn droseddol berthnasol sydd heb ddarfod lle gall cyfyngiadau eich atal rhag byw mewn llety Prifysgol.  Dylid anfon manylion fel isod at y Tîm Preswyl cyn gynted â phosibl:

• Eich enw llawn
• Eich rhif myfyriwr Prifysgol Caerdydd neu’ch Rhif Personol UCAS
• Manylion unrhyw euogfarn berthnasol sydd heb ddarfod fel sy'n briodol (yn unol â gofynion y rhaglen y gwnaed cais amdani), gan gynnwys copïau o unrhyw ddogfennau sy’n rhestru cyfyngiadau a/neu amodau trwydded cyfredol.
• Swyddog Prawf a/neu ddolen gyswllt yn yr heddlu, lle bo'n berthnasol, a'ch caniatâd i gysylltu â nhw i drafod y cyfyngiadau.
• Gwiriad DBS Manwl gyda Rhestr(au) Gwahardd,
• Unrhyw wybodaeth arall yr ydych am ei rhoi (gweler isod o ran y wybodaeth y bydd y Panel Adolygu Derbyniadau yn ei hystyried).

2.3 Ymdrinnir â'r wybodaeth a ddarperir yn gyfrinachol a dim ond gyda'r Panel Adolygu Llety (y Panel) i'w hadolygu.  Gofynnir i'r Panel ddileu'r wybodaeth a ddarperir ar ôl y cyfarfod i adolygu, gan nodi bod gan y Tîm Preswylfeydd wybodaeth yn unol â 1.7.

2.4 Rôl y Panel yw pennu a fyddwch (ar sail y wybodaeth a roddwyd) yn gallu cwblhau eich astudiaethau ym Mhrifysgol Caerdydd yn llwyddiannus a/neu bennu a all y Brifysgol ymgymryd â'i dyletswyddau'n foddhaol wrth eich derbyn i'r Brifysgol.

2.5 Bydd eich cais am/cynnig am lety Prifysgol yn cael ei gyfeirio at y Panel unwaith y byddwn wedi derbyn yr holl wybodaeth ategol gennych chi, ac yn benodol y gwiriad DBS Rhestrau Gwaharddedig.

2.6 Lle mae'r Gwasanaeth Cyfiawnder Troseddol wedi rhoi mesurau diogelu a/neu gyfyngiadau a/neu amodau trwydded ar waith a fydd, yn ymarferol, yn eich atal yn llawn rhag aros yn briodol yn llety'r Brifysgol, yna mae Prifysgol Caerdydd yn cadw'r hawl i beidio â gwneud/tynnu cynnig am lety yn ôl.

2.7 Ni ddylech dderbyn cynnig/contract ystafell nes bod y Panel wedi cadarnhau y gellir parhau â'r cynnig/contract ar gyfer llety'r Brifysgol.

2.8 Lle nad oes digon o amser i ymgynnull y Panel cyn i chi gyrraedd, mae Prifysgol Caerdydd yn cadw'r hawl i beidio â gwneud cynnig/tynnu'n ôl gynnig/contract ar gyfer llety'r Brifysgol, a bydd angen i chi ddod o hyd i le arall i breswylio.

2.9 Os yw Panel Adolygu Derbyn wedi ystyried y gallu i chi gael caniatâd i breswylio yn llety'r Brifysgol yn seiliedig ar unrhyw gyfyngiadau neu ofynion, fel rhan o'ch cymeradwyo fel ymgeisydd sy'n addas i'w astudio, yna ni fydd angen Panel Adolygu Llety ar wahân.

3.1 Os caiff eich cynnig am lety Prifysgol ei gyfeirio at y Panel, fe'ch hysbysir yn ysgrifenedig (drwy e-bost fel arfer) pryd y bydd y Panel yn cwrdd.  Cewch eich gwahodd i'r cyfarfod a chewch y cyfle i gyflwyno unrhyw wybodaeth/dogfennau ychwanegol yr hoffech i'r Panel eu hystyried.  Nid oes rhaid i chi fynd i’r cyfarfod hwn, ond argymhellir yn gryf i chi fod yn bresennol.

3.2 Fe'ch anogir i wahodd eich swyddog prawf/cynrychiolydd yr heddlu i'r cyfarfod a/neu cewch ddod â ffrind neu berthynas i’ch cefnogi.

3.3.Os byddwch yn penderfynu peidio â mynd i’r cyfarfod, cynhelir y cyfarfod yn eich absenoldeb.  Yn yr amgylchiadau hynny, byddwch yn cael cyflwyno datganiad ysgrifenedig i'w ddarllen ar eich rhan neu gallwch gael eich cynrychioli yn y cyfarfod gan unigolyn enwebedig sy'n cael siarad ar eich rhan.

3.4 Bydd y canlynol yn aelodau o'r panel:

• Y Rhag Is-ganghellor (Profiad Myfyrwyr a Safonau Academaidd) fydd y Cadeirydd
• Aelod o’r Gwasanaethau Cefnogi a Lles Myfyrwyr/a Bywyd Preswyl
• Pennaeth Gwasanaethau Preswylfeydd

3.5 Gall y Panel ofyn am gyngor cyfreithiol neu arbenigol ychwanegol.

3.6 Bydd aelod o'r Tîm Cymorth Derbyn Myfyrwyr yn cynorthwyo’r Panel.

3.7 Ymhlith y ffactorau y gall y Panel eu hystyried mae'r canlynol:

1. Natur yr euogfarn droseddol berthnasol sydd heb ddarfod a'r perthnasedd i aros mewn llety Prifysgol.
2. Dyddiad yr euogfarn(au) a'r amser sy'n weddill ar unrhyw gyfyngiadau
3. A yw eich amgylchiadau wedi newid ers yr euogfarn(au)
4. Argymhellion a chyngor gan y Gwasanaeth Cyfiawnder Troseddol (y Gwasanaeth Prawf, fel arfer).
5. Y gallu i chi fyw mewn llety prifysgol yn briodol, gyda myfyrwyr eraill.

3.8 Canlyniad cyfarfod y Panel fydd:

1. Gofyn am ragor o wybodaeth/cyngor gennych chi a/neu'r gwasanaethau priodol
2. Cadarnhau y gellir gwneud cynnig/parhau i gynnig/contract ar gyfer llety'r Brifysgol, ac a yw hyn yn ddarostyngedig i unrhyw amodau pellach.
3. I gadarnhau na ellir gwneud cynnig/contract ar gyfer llety'r Brifysgol/ei dynnu'n ôl.

3.9 Cewch wybod yn ysgrifenedig am ganlyniad y cyfarfod, ymhen 5 diwrnod gwaith o gynnal y Panel Adolygu Derbyniadau, oni bai bod angen rhagor o wybodaeth/cyngor.  Os oes angen rhagor o wybodaeth/cyngor, cewch wybod hynny a chael gwybod pryd yn ôl pob tebyg y cewch y canlyniad, lle bo'n bosibl.

3.10 Nid oes hawl i apelio yn erbyn penderfyniad y Panel oni bai bod cyngor neu wybodaeth newydd yn cael ei rhoi gan rywun perthnasol nad oedd ar gael pan ddaethpwyd i’r penderfyniad, neu os oedd tystiolaeth na chafodd y weithdrefn a amlinellwyd yn y ddogfen hon ei dilyn yn gywir.  Mewn unrhyw achos arall, bydd penderfyniad y Panel yn derfynol.