Rheoliadau ariannol

1. Darpariaethau Cyffredinol

1.1 Cefndir

a. Mae'r Rheoliadau Ariannol yn sicrhau bod Adnoddau Ariannol y Brifysgol yn cael eu defnyddio'n briodol ac yn rhan o fframwaith rheoli, wedi'u cynllunio i sicrhau bod adnoddau ariannol yn cael eu cymhwyso'n effeithiol ac yn cefnogi'r gwaith o weithredu Cynllun Strategol y Brifysgol.

b. Mae'r Rheoliadau Ariannol yn cyflawni unrhyw rwymedigaethau cyfreithiol neu ariannol a sefydlwyd gan Gyngor Cyllido Addysg Uwch Cymru (CCAUC), Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi (CThEM) ac asiantaethau eraill y llywodraeth.

c. Gallwch gael cymorth a chyngor ar y Rheoliadau Ariannol gan adran Gyllid y Brifysgol. Mae hyn yn cynnwys cyngor ar sut i ddiwallu eich anghenion busnes o fewn y rheoliadau a'r polisïau sy'n ategu’r rheoliadau hyn. Bydd adran Gyllid y Brifysgol hefyd yn rhoi cymorth o ran achosion posibl o dorri'r rheoliadau.

d. Gellir dod o hyd i bolisïau manwl sy'n cefnogi'r Rheoliadau Ariannol drwy'r dolenni sydd wedi'u cynnwys yn y Rheoliadau Ariannol, [yn ogystal ag ar dudalen we'r Brifysgol].

1.2 Statws y rheoliadau ariannol

a. Mae'r Rheoliadau Ariannol ("y Rheoliadau") wedi'u cymeradwyo gan y Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau (F&RC) ar ran y Cyngor.

b. Mae'r Rheoliadau’n israddol i Siarter Statudau ac Ordinhadau'r Brifysgol ac i unrhyw gyfyngiadau sydd wedi'u cynnwys yn Nhelerau ac Amodau Ariannu CCAUC, Côd Rheoli Ariannol CCAUC a Chôd Ymarfer Pwyllgorau Archwilio Addysg Uwch CUC.

c. Mae'r Rheoliadau Ariannol hyn yn berthnasol i'r Brifysgol a'i holl is-fentrau. Mae polisïau’n israddol i'r Rheoliadau Ariannol.

d. Mae'n ofynnol i'r holl swyddogion, gweithwyr ac eraill sy'n gweithio gyda chyfrifoldeb am weinyddu neu reoli arian a ddelir gan y Brifysgol gydymffurfio â'r Rheoliadau Ariannol hyn. Gallwch wynebu camau disgyblu o dan weithdrefnau disgyblu’r Brifysgol am fethu cydymffurfio â’r Rheoliadau Ariannol.

e. Rhaid rhoi gwybod i'r Prif Swyddog Ariannol am achosion posibl o dorri'r Rheoliadau Ariannol.

f. Bydd y Cyngor yn cael gwybod am unrhyw achosion arwyddocaol o dorri’r Rheoliadau drwy adrodd i’r Pwyllgor Archwilio a Risg. Bydd CCAUC yn cael gwybod am unrhyw achosion o dorri’r Rheoliadau sydd hefyd yn gyfystyr â thorri'r Côd Rheolaeth Ariannol drwy'r Fframwaith Adrodd am Ddigwyddiadau Difrifol.

g. Rhaid i’r holl swyddogion, gweithwyr ac eraill sy'n gweithio i'r Brifysgol o dan gontract ar gyfer gwasanaethau ddatgan buddiant a allai fod ganddynt, neu aelodau o'u teulu agos, a allai achosi gwrthdaro buddiannau. Edrychwch ar y Polisi Datgelu Buddiannau.

h. Bydd yr holl newidiadau i'r Rheoliadau Ariannol hyn yn amodol ar gymeradwyaeth y Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau ar ran y Cyngor.

2. Llywodraethu corfforaethol ac egwyddorion moesegol

2.1 Cyfrifoldeb am faterion ariannol

Y Cyngor

Mae Erthygl IX o Siarter Frenhinol y Brifysgol yn dynodi'r Cyngor yn 'awdurdod goruchaf' fel corff llywodraethu'r sefydliad.  Mae'n cadarnhau mai'r Cyngor sy'n gyfrifol am reoli a gweinyddu refeniw ac eiddo Prifysgol Caerdydd, a bod ganddo reolaeth gyffredinol dros fusnes y sefydliad.

Mae Statud VII yn manylu ar gyfrifoldebau penodol a phwerau cysylltiedig y Cyngor.

Gan fod Prifysgol Caerdydd yn sefydliad addysg uwch a ariennir yn gyhoeddus, mae'r Cyngor yn gyfrifol am sicrhau mai dim ond yn unol â Deddf Addysg Uwch (Cymru) 2015 y defnyddir arian gan CCAUC, Côd Rheolaeth Ariannol CCAUC a Thelerau ac Amodau Ariannu CCAUC ac unrhyw ofynion dilynol.

Pwyllgorau'r Cyngor

Gall y Cyngor ddirprwyo pwerau i'w bwyllgorau.  Mae gan y Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau (F&RC) bwerau a ddirprwyir gan y Cyngor fel y nodir yn ei Gylch Gorchwyl (Ordinhad10E), sy'n cynnwys y pŵer i gymeradwyo gwariant o fewn terfynau penodol. Mae'r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau hefyd yn craffu ar nodau strategol, cyllidebau a’r adnoddau sydd wedi’u blaenoriaethu ac yn cynghori'r Cyngor ar y meysydd hyn.

Mae'r Is-bwyllgor Buddsoddi a Bancio (IBSC) (Ordinhad 10E, Atodiad A) yn goruchwylio trefniadau manwl mewn perthynas â buddsoddiadau a threfniadau bancio'r Brifysgol ac yn gwneud argymhelliad i’r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau.

Mae gan y Pwyllgor Archwilio a Risg (A&RC) rôl o ran cynghori a chynorthwyo'r Cyngor i oruchwylio'r amgylchedd sicrwydd a rheoli fel y nodir yn ei Gylch Gorchwyl (Ordinhad 10B). Mae hyn yn cynnwys rhoi barn ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd trefniadau'r Brifysgol ar gyfer y canlynol: rheoli risg, rheoli a llywodraethu; ac economi, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd (gwerth am arian).

Yr Is-Ganghellor

Yr Is-Ganghellor yw Prif Swyddog Gweithredol y Brifysgol (Erthygl V y Siarter) ac mae ganddo gyfrifoldeb cyffredinol i'r Cyngor dros reoli Prifysgol Caerdydd, am sicrhau bod ei wrthrychau'n cael eu cyflawni, ac am gynnal a hyrwyddo ei heffeithlonrwydd a'i threfn (Statud V).

Mae'r Cyngor wedi dirprwyo awdurdod i'r Is-Ganghellor, fel y nodir yn y Cynllun Dirprwyo, gan gynnwys y pŵer i gymeradwyo gwariant o fewn terfynau penodol.

Yr Is-Ganghellor hefyd yw'r Swyddog Atebol dynodedig mewn perthynas â CCAUC.  Oherwydd hyn, maent yn bersonol gyfrifol i'r corff llywodraethu am roi sicrwydd clir i CCAUC bod telerau'r Côd Rheoli Ariannol yn cael eu bodloni. Efallai y bydd yn ofynnol i'r Swyddog Atebol ymddangos gerbron Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a Gweinyddiaeth Gyhoeddus Senedd Cymru, ochr yn ochr â Phrif Weithredwr CCAUC, ar faterion sy'n ymwneud â grantiau i'r sefydliad.

Y Prif Swyddog Ariannol

Mae'r Prif Swyddog Ariannol (CFO) yn atebol i'r Cyngor, drwy'r Is-Ganghellor a’r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau, am gynaliadwyedd ariannol y Brifysgol. Mae hyn yn cynnwys (ond heb fod yn gyfyngedig i) rheoli buddsoddiadau'r Brifysgol a chynnal perthynas briodol â chwmnïau cysylltiedig y Brifysgol er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu monitro a'u rheoli'n gadarn. Mae'r Prif Swyddog Ariannol hefyd yn gyfrifol am ystâd y Brifysgol.

Dirprwy Is-Gangellorion y Colegau a’r Prif Swyddog Gweithredu

Mae Dirprwy Is-Gangellorion y Coleg a'r Prif Swyddog Gweithredu yn atebol i'r Cyngor, drwy'r Is-Ganghellor, am reolaeth ariannol eu meysydd priodol yn unol â'r Rheoliadau Ariannol, a chymhwyso egwyddorion Gwerth am Arian.

Dirprwy Is-Gangellorion y Coleg a'r Prif Swyddog Gweithredu yw pedwar deiliad cyllideb y Brifysgol. Eu cyfrifoldeb hwy yw cytuno:

1. cyllidebau blynyddol yn unol â modelau ariannol cytûn y Brifysgol;
2. blaenamcanion ariannol fel sy'n ofynnol gan y Prif Swyddog Ariannol; a
3. Cynlluniau Buddsoddi (cyfalaf a refeniw);

ar gyfer pob Ysgol academaidd, Uned Academaidd ac Adran Gwasanaethau Proffesiynol a sicrhau na chaiff mwy ei wario na chyllideb gyffredinol y Colegau/y Gwasanaethau Proffesiynol.

Penaethiaid Ysgol/Cyfarwyddwyr Gwasanaethau Proffesiynol

Mae Penaethiaid Ysgol/Cyfarwyddwyr Gwasanaethau Proffesiynol yn gyfrifol am sicrhau:

1. Bod yr holl staff yn cael gwybod am y Rheoliadau Ariannol;
2. Bod system briodol o awdurdodau ariannol dirprwyedig yn bodoli sy'n sicrhau bod arian a dderbynnir neu a wariwyd yn cael ei reoli'n briodol, yn unol â'r Fframwaith Dirprwyo Awdurdodau Ariannol.

Swyddogion, gweithwyr ac eraill sy'n gweithio i'r Brifysgol

Rhaid i holl weithwyr, swyddogion y Brifysgol ac eraill sy'n gyfrifol am weinyddu neu reoli arian a ddelir gan y Brifysgol gydymffurfio â'r rheoliadau hyn a bodloni gofynion rheolaeth ariannol unrhyw bolisïau a gweithdrefnau ariannol sy'n ategu’r rheoliadau hyn.

2.2 Awdurdodi/Terfynau dirprwyedig

Mae'r Fframwaith Dirprwyo Awdurdod Ariannol yn cynnwys manylion y cyrff/unigolion y dirprwywyd awdurdod ariannol iddynt, a rhaid iddynt gael eu cymeradwyo gan y Cyngor. Rhaid i unrhyw awdurdodiadau ariannol gael eu gwneud yn unol â'r Fframwaith Dirprwyo Awdurdodau Ariannol. Bydd angen i'r awdurdod dirprwyo gymeradwyo unrhyw newidiadau arfaethedig i ddirprwyaethau ymlaen llaw gyda chyngor gan y Llywodraethu Corfforaethol.

2.3 Rheoli risg

a. Mae’r Brifysgol yn cydnabod y risgiau sy’n gynhenid yn ei gweithrediadau ac mae wedi ymrwymo i reoli'r risgiau hynny sy’n fygythiad sylweddol i gyflawni ei hamcanion a’i hiechyd ariannol. Mae Polisi Rheoli Risg ar wahân yn amlinellu dull sylfaenol y Brifysgol o reoli risg.

b. Mae'n ofynnol i Benaethiaid Ysgol/Cyfarwyddwyr Gwasanaethau Proffesiynol sicrhau bod yr holl risgiau'n cael eu rheoli a'u huwchgyfeirio’n briodol yn dilyn Fframwaith Rheoli Risg y Brifysgol.

2.4 Chwythu'r chwiban (datgelu er lles y cyhoedd)

Os oes gan unrhyw aelod o'r Brifysgol bryder gwirioneddol bod y Rheoliadau Ariannol hyn, neu unrhyw bolisi neu weithdrefn cyllid arall gan y Brifysgol, wedi'u torri ac na allant eu datrys drwy sianeli llai ffurfiol, yna dylent ddilyn Côd Ymarfer Chwythu'r Chwiban y Brifysgol.

2.5 Twyll, llygredd a chydymffurfiaeth ariannol

a.Mae gan bob gweithiwr ac unigolyn arall sy'n gyfrifol am weinyddu a rheoli arian a dderbynnir neu a ddelir gan y Brifysgol gyfrifoldeb i sicrhau cydymffurfiaeth â chyfreithiau a rheoliadau ariannol perthnasol ac i ddiogelu’r Brifysgol rhag arferion twyllodrus a allai effeithio arni. Polisïau allweddol y Brifysgol ynghylch cydymffurfiaeth ariannol yw:

1. Polisi Gwrth-dwyll, gan gynnwys y Cynllun Ymateb i Dwyll;
2. Polisi Gwrth-Lwgrwobrwyo, gan gynnwys materion sy'n ymwneud â Rhoddion a Lletygarwch
3. Polisi Gwyngalchu Gwrth-Arian
4. Polisi'r Ddeddf Cyllid Troseddol
5. Polisi Datgelu Buddiannau
6. Caethwasiaeth Fodern
7. Sancsiynau Llywodraeth y DU
8. Camymddygiad Ymchwil Academaidd

2.6 Archwilio

Mae'n ofynnol i drefniadau archwilio'r Brifysgol gyd-fynd â Chôd Rheolaeth Ariannol CCAUC a Chôd Ymarfer Pwyllgorau Archwilio Addysg Uwch CUC. Mae'r Côd Ymarfer hwn yn rhoi cyfrifoldebau i'r Pwyllgor Archwilio a Risg, ac i archwilwyr mewnol ac allanol y Brifysgol, y mae gan bob un ohonynt hawl mynediad anghyfyngedig i bob taleb, dogfen, llyfr cyfrifon a data cyfrifiadurol, ac i unrhyw wybodaeth arall y maent yn ei hystyried yn berthnasol i'w hymholiadau.

3. Rheolaeth Ariannol

3.1 Cynllunio a Chymeradwyo Ariannol

a. Mae'r Prif Swyddog Ariannol yn gyfrifol am bennu strategaeth Gyllid y Brifysgol. Dylai hyn gyd-fynd â Strategaeth y Brifysgol a chael ei hategu gan Gynlluniau Ariannol priodol a fyddai fel arfer yn cwmpasu cyfnod o 5 mlynedd o leiaf. Mae'r strategaeth Gyllid a'r Cynlluniau Ariannol yn amodol ar gymeradwyaeth y Cyngor, ar argymhelliad Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau.

b. Mae'r Prif Swyddog Ariannol yn gyfrifol am gyflwyno’r cyllidebau blynyddol a'r llif arian i’r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau, y cyllidebau, ar gyfer argymhelliad i'r Cyngor, cyn dechrau'r Flwyddyn Ariannol y maent yn ymwneud â hi.

c. Rhaid i bob deiliad cyllideb baratoi rhagolygon o incwm a gwariant ar gyfer pob blwyddyn ariannol ar gais y Prif Swyddog Ariannol.

d. Mae'r Prif Swyddog Ariannol yn gyfrifol am gadarnhau'r gyllideb flynyddol i ddeiliaid y gyllideb yn ysgrifenedig.

e. Mae'r Brifysgol yn gweithredu system gyllidebu ddatganoledig. Dirprwy Is-Gangellorion y Coleg a'r Prif Swyddog Gweithredu sy'n gyfrifol am reoli adnoddau o fewn eu maes cyfrifoldeb. Rhaid hysbysu'r Prif Swyddog Ariannol lle rhagwelir y bydd y gyllideb a ddyrennir i Goleg neu Wasanaethau Proffesiynol, yn ogystal ag unrhyw gyllideb cynllun buddsoddi cyfalaf, yn cael ei gorwario.

3.2 Monitro ac Adrodd Ariannol

a. Mae'r Prif Swyddog Ariannol yn gyfrifol am fonitro perfformiad ariannol yn erbyn y gyllideb a'r rhagolygon, gan ddarparu adroddiadau monitro cyllidebol ar bob agwedd ar berfformiad ariannol y Brifysgol i Fwrdd Gweithredol y Brifysgol (UEB), y Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau a'r Cyngor.

b. Deiliad y gyllideb ddynodedig sy'n gyfrifol am reoli incwm a gwariant, o fewn y gyllideb y cytunwyd arni, yn unol â'r Fframwaith Dirprwyo Awdurdod Ariannol.

c. Rhaid i ddeiliad dynodedig y gyllideb sicrhau bod gwaith monitro o ddydd i ddydd yn cael ei wneud yn effeithiol a'i fod yn gyfrifol am y canlynol:

1. Sicrhau bod adnoddau a ddyrennir iddynt yn cael eu defnyddio'n economaidd, yn effeithiol ac yn effeithlon (egwyddor Gwerth am Arian);
2. Gwario'r arian ar y dibenion y cawsant eu rhoi ar eu cyfer; a
3. Sicrhau nad yw gwariant yn arwain at orwario, oni bai ei fod wedi'i awdurdodi'n flaenorol yn unol â'r Fframwaith Dirprwyo Awdurdodau Ariannol.

d. Rhaid postio cyfnodolion yn system gyfrifyddu'r Brifysgol yn unol â'r Cyfnodolion Cyfrifyddu a'r Polisi Masnachu Mewnol.

e. Gall Ysgol/Adran Prifysgol werthu nwyddau a/neu wasanaethau i Ysgol/Adran arall o fewn y Brifysgol. Rhaid ymgymryd â'r masnach fewnol hon yn unol â'r Cyfnodolion Cyfrifyddu a'r Polisi Masnachu Mewnol.

3.3 Trefniadau Cyfrifyddu

a. Bydd blwyddyn ariannol y Brifysgol yn rhedeg o 1 Awst tan 31 Gorffennaf y flwyddyn ganlynol.

b. Mae'r Prif Swyddog Ariannol yn gyfrifol am baratoi'r Datganiadau Ariannol Blynyddol ac am sicrhau bod y Datganiadau Ariannol archwiliedig yn cael eu cymeradwyo gan y Cyngor.

c.  Bydd y Datganiadau Ariannol wedi'u cyflwyno'n flaenorol i'r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau a'r  Pwyllgor Archwilio a Risg, gyda'r olaf yn gyfrifol am argymell i’r Cyngor eu cymeradwyo.

d. Mae'r Brifysgol yn paratoi cyfrifon cyfunol, sy'n cynnwys y Brifysgol a'r holl is-gwmnïau, yn unol â pholisïau cyfrifyddu'r Brifysgol, Arfer Cyfrifyddu a Dderbynnir yn Gyffredinol yn y Deyrnas Unedig, Siarter y Brifysgol; y Datganiad o Arferion a Argymhellir: Cyfrifyddu ar gyfer Addysg Bellach ac Uwch; unrhyw ofynion penodol sydd gan y corff ariannu, gan gynnwys Cyfarwyddyd Cyfrifon blynyddol CCAUC; darpariaethau Deddf Elusennau 2011 a Rheoliad 14 o Reoliadau Elusennau 2008; ac unrhyw safonau cyfrifyddu perthnasol eraill.

e. Mae holl gofnodion cyfrifyddu a pholisïau cyfrifyddu technegol y Brifysgol yn amodol ar gymeradwyaeth a rheolaeth y Prif Swyddog Ariannol. Ar ôl ymgynghori â'r Prif Swyddog Ariannol yn unig y gellir gwneud newidiadau i gofnodion cyfrifyddu, dogfennau neu bolisïau cyfrifyddu technegol.

f. Mae'r Prif Swyddog Ariannol yn gyfrifol am adolygu'r holl bolisïau a gweithdrefnau ariannol a bydd yn gweithredu newidiadau i bolisïau, gweithdrefnau neu systemau a allai fod yn angenrheidiol ar gyfer rheoli arian yn effeithlon ac yn effeithiol.

3.4 Systemau Cyllid a Thrafodion Cyfrifyddu

a. Rhaid i unrhyw system sy'n cynnal trafodion ariannol neu gaffael, yn storio data ariannol neu gaffael neu adroddiadau ar ddata ariannol neu gaffael a ddefnyddir yn unrhyw le yn y Brifysgol neu ei his-gwmnïau, gael eu cymeradwyo gan yr adran Gyllid cyn eu defnyddio.

b. Rhaid i'r holl drafodion ariannol gael eu cofnodi'n briodol yn systemau cyfrifyddu cymeradwy'r Brifysgol.

c. Rhaid i bawb sydd â mynediad i systemau cyfrifyddu cymeradwy'r Brifysgol gydymffurfio â Pholisi Diogelwch Gwybodaeth y Brifysgol.

d. Rhaid postio cyfnodolion yn system gyfrifyddu'r Brifysgol yn unol â'r Cyfnodolion Cyfrifyddu a'r Polisi Masnachu Mewnol.

e. Gall Ysgol/Adran Prifysgol werthu nwyddau a/neu wasanaethau i Ysgol/Adran arall o fewn y Brifysgol. Rhaid ymgymryd â'r masnach fewnol hon yn unol â'r Cyfnodolion Cyfrifyddu a'r Polisi Masnachu Mewnol.

4. 4 Incwm a Dyledwyr

4.1 Incwm

a. a.Mae'r Brifysgol yn derbyn incwm, gan gynnwys cyllid dyngarol, yn unol â'r Côd Ymarfer Ariannu Allanol.

b. Cyfrifoldeb y Prif Swyddog Ariannol yw cydnabod incwm yng nghyfrifon y Brifysgol a chasglu'r holl incwm sy'n ddyledus i'r Brifysgol. Oherwydd hyn,  mae'r Prif Swyddog Ariannol yn gyfrifol am sicrhau bod polisïau a gweithdrefnau ariannol priodol ar waith i sicrhau bod y Brifysgol yn cael yr holl incwm y mae ganddi hawl iddo.

c. Bydd holl anfonebau gwerthiant y Brifysgol yn cael eu rheoli a'u codi gan Gyfrifon Derbyniadwy.

d. Bydd holl anfonebau gwerthu'r Cwmni Cymhorthdal yn cael eu codi yn unol â gweithdrefnau y cytunwyd arnynt â’r cwmni perthnasol.

e. Bydd holl dderbyniadau'r Brifysgol yn cael eu talu'n brydlon i gyfrif banc y Brifysgol neu is-gwmni.

f. Bydd yr holl incwm a dderbynnir mewn unrhyw leoliad yn y Brifysgol yn cael ei gofnodi'n ffurfiol wrth iddo ddod i law.

g. Rhaid i bob derbynneb o daliadau â cherdyn gydymffurfio â Chanllawiau a Pholisi Diogeli Data Talu â Cherdyn y Brifysgol.

h. Rhaid i'r broses o godi a chasglu incwm Ffioedd Dysgu gydymffurfio â Pholisi Ffioedd Dysgu'r Brifysgol.

i. Mae'r Polisi Rheoli Incwm a Chredyd yn cynnwys yr holl wybodaeth sy'n ymwneud â chodi tâl a chasglu'r holl incwm nad yw’n dod o ffioedd dysgu.

4.2 Ad-daliadau, nodiadau credyd a dyledion a ddilëwyd

a. Rhaid ad-dalu unrhyw daliad i'r Brifysgol gan ddefnyddio'r un dull ag y gwnaed y taliad, oni bai bod amgylchiadau eithriadol yn bodoli ac y cytunwyd arnynt gyda'r Prif Swyddog Ariannol. Yn dilyn taliad â cherdyn credyd/debyd neu drosglwyddiad banc, dim ond gan ddefnyddio'r un dull i'r un cerdyn credyd/debyd neu gyfrif banc y dylid gwneud ad-daliadau. Yn achos gordaliad, rhaid sicrhau bod y rheswm dros ordalu yn ddilys ac nad oes unrhyw risg o wangylchu arian.

b. Dim ond i ganslo anfoneb, naill ai'n rhannol neu'n llawn, sydd wedi'i chodi'n anghywir, y dylid codi nodiadau credyd, a chânt eu hawdurdodi yn unol â’r Fframwaith Dirprwyo Awdurdod Ariannol. Ni ddylid codi nodyn credyd i ganslo anfoneb oherwydd methu neu wrthod talu anfoneb y mae angen ei thalu.

c. Rhaid i'r Prif Swyddog Ariannol awdurdodi’r gwaith o ddileu dyledion.

4.3 Rhoddion, Anrhegion ac Incwm Cysylltiedig Haelionus

a. Mae'r Cyfarwyddwr Datblygu a Chysylltiadau Cynfyfyrwyr yn gyfrifol am dderbyn a rheoli rhoddion dyngarol, rhoddion ac incwm cysylltiedig, yn unol â'r arferion a nodir yn y Côd Ymarfer Ariannu Allanol, a gall ofyn am gyngor gan y Panel Cynghori Arianwyr mewn perthynas ag unrhyw rodd, anrheg neu incwm cysylltiedig arfaethedig.

b. Rhaid hysbysu'r Cyfarwyddwr Datblygu a Chysylltiadau Cynfyfyrwyr am yr holl roddion, anrhegion ac incwm cysylltiedig.

c. Bydd y Cyfarwyddwr Datblygu a Chysylltiadau Cynfyfyrwyr yn rhoi gwybod i Ysgrifennydd y Brifysgol am unrhyw roddion mawr o ffynhonnell anhysbys neu na ellir eu gwirio yn unol â'r Fframwaith Adrodd am Ddigwyddiadau Difrifol.

4.4 Grantiau a Chontractau Ymchwil

Cynigion Ymchwil (cyn cyflwyno’r dyfarniad)

a. Gwneir yr holl gynigion ar gyfer grantiau ymchwil a chontractau ymchwil ar ran y Brifysgol ac yn ei henw.

b. Rhaid i bob cynnig ar gyfer grantiau a chontractau ymchwil gael eu paratoi yn unol â gweithdrefnau'r Brifysgol ar gyflwyno cais am gyllid, y gellir gofyn am ganllawiau arnynt gan yr Adran RIS.

c. Nid ddylid gwneud unrhyw ymrwymiadau cyn cwblhau'r gweithdrefnau hyn.

d. Mae Cyfarwyddwr RIS yn gyfrifol am sicrhau bod pob cynnig (i gynnwys mynegiant o ddiddordeb, amlinelliadau, ceisiadau llawn a thendrau) ar gyfer ariannu grant neu gontract ymchwil yn allanol yn cael ei adolygu er mwyn sicrhau:

• bod digon o adnoddau ar gael i fodloni'r holl ymrwymiadau arfaethedig;
• bod Cost Economaidd Lawn grantiau a chontractau ymchwil wedi'i sefydlu;
• y gall y Brifysgol fodloni a monitro grant ymchwil y cyllidwr neu reolau cydymffurfio a rheoleiddio cytundeb contract;
• bod y cytundeb ymchwil yn unol â chanllawiau Costio a Phrisio’r Brifysgol o ran adennill costau uniongyrchol a achosir, costau uniongyrchol a ddyrannwyd a threuliau anuniongyrchol eraill, gan ystyried prisio prosiectau ymchwil yn gywir, yn dibynnu ar natur y corff ariannu;
• y bydd gan bob grant neu gontract ymchwil brif ymchwilydd neu ddeiliad grant a enwir a’i fod wedi ei neilltuo i ddeiliad cyllideb penodol.

e.  Efallai y bydd prosiectau ymchwil yn ei gwneud yn ofynnol i'r Brifysgol ddarparu lefel o arian cyfatebol.   Mae’r Cyfarwyddwr Ymchwil a Gwasanaethau Arloesedd yn gyfrifol am sicrhau bod y Dirprwy Is-Ganghellor perthnasol a'r Pennaeth Ysgol/Coleg wedi awdurdodi argaeledd cyllid cyfatebol cymwys a digonol i’r prosiect cyn i unrhyw gais am gyllid gael ei gymeradwyo i’w gyflwyno.

f. Rhaid i gyfraniadau sefydliadol at brosiectau ymchwil, gan gynnwys hepgor gorbenion, fod yn unol â gweithdrefnau'r Brifysgol, y gellir gofyn am ganllawiau arnynt gan yr Adran RIS.

Contractio

a. Derbynnir grantiau a chontractau ymchwil ar ran y Brifysgol yn unol â Fframwaith Dirprwyo Awdurdod Ariannol y Brifysgol.

b. Mae cyrff sy’n dyfarnu grantiau a sefydliadau contractio’n nodi amodau a thelerau y rhoddir eu harian oddi tanynt.  Mae'r rhain yn cynnwys y gweithdrefnau i'w dilyn, megis cyflwyno adroddiadau dros dro neu derfynol a darparu gwybodaeth berthnasol arall, gan gynnwys gwybodaeth sy'n ofynnol ar gyfer archwiliadau, boed hynny yn ystod y prosiect neu ar ôl ei gwblhau.   Cyfrifoldeb y Prif Ymchwilydd yw sicrhau cydymffurfiaeth â holl delerau ac amodau'r cyllidwyr; gellir gofyn am gyngor gan yr adrannau RIS a/neu Gyllid fel y bo'n briodol.

Ar ôl cyflwyno’r dyfarniad

a. Mae holl Reoliadau a Gweithdrefnau Ariannol y Brifysgol yn berthnasol i grantiau a chontractau ymchwil.

b. Os oes telerau ac amodau penodol ar gyfer cyllidwyr grantiau ymchwil, bydd y rhain yn disodli Rheoliadau Ariannol y Brifysgol, oni bai bod y Brifysgol yn cael cadarnhad ysgrifenedig gan y cyllidwr perthnasol y bydd Rheoliadau Ariannol Prifysgol Caerdydd yn cael blaenoriaeth.  Rhaid rhoi gwybod i Gyfarwyddwr RIS am unrhyw achosion o'r fath.

c. Cyfrifoldeb y Prif Ymchwilydd yw sicrhau cydymffurfiaeth â'r Rheoliadau Ariannol a/neu delerau ac amodau penodol ar gyfer cyllidwyr grantiau ymchwil.

d. Bydd Cyfarwyddwr RIS (ar gyfer grantiau ariannu Ewropeaidd) a'r Cyfarwyddwr Gweithrediadau Ariannol (ar gyfer pob ffynhonnell arall o arian) yn sicrhau:

• bod yr holl gofnodion ariannol sy'n ymwneud â grantiau a chontractau ymchwil yn cael eu cadw yn y ffurf ac am y cyfnod (cyfnod cadw) sy'n ofynnol gan gyrff ariannu;
• bod pob cais am ad-daliad gan gyrff ariannu yn cael ei gyflwyno erbyn y dyddiad dyledus;
• iii.bod yr holl ddata incwm a gwariant ymchwil yn cael eu paratoi:
  • fel sy'n ofynnol ar gyfer cyfrifon y Brifysgol;
  • yn unol â'r Côd Ymarfer ar gyfer Casgliadau Data Addysg Uwch drwy HESA; ac
  • er mwyn gallu llunio ffurflenni i CCAUC sy'n bodloni gofynion y Dull Tryloyw o Gostio (TRAC).

e. Mae'r Prif Ymchwilydd perthnasol yn gyfrifol am sicrhau bod Pennaeth yr Ysgol/Adran yn cael gwybod am yr holl faterion sy'n ymwneud â gweinyddu eu grantiau a'u contractau ymchwil yn ariannol.

f. Pennaeth yr Ysgol/Adran, sy'n gweithredu drwy'r Prif Ymchwilydd, sy'n gyfrifol am unrhyw golled i'r Brifysgol o ganlyniad i fethu bodloni amodau ariannu, a bydd yn cael ei chodi ar yr Ysgol/Adran yn unol â model cyfrannu’r Brifysgol.

5. Gweithgareddau Eraill sy'n Cynhyrchu Incwm

5.1 Crynodeb o weithgareddau eraill sy'n cynhyrchu incwm

Mae gweithgareddau Cynhyrchu Incwm eraill yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i’r canlynol:

• Cyrsiau Byr: cyrsiau Datblygiad Proffesiynol Parhaus; Cyrsiau heb Gredyd; cyrsiau a ariennir gan Lywodraeth Cymru;
• Gwasanaethau'r Brifysgol: Ymgynghoriaeth; cyfnewid gwybodaeth a chytundebau trosglwyddo gwybodaeth; barn arbenigol.
• Gwasanaethau eraill a ddarperir: gwasanaethau profi a dadansoddi labordy; defnyddio cyfleusterau.
• *Cynadleddau, Digwyddiadau a Seminarau gyda chyllid gan sefydliadau allanol.
• Grantiau penodol eraill – pob grant, gan gynnwys cyfalaf, ac eithrio grantiau ymchwil neu gyrff ariannu.
• Unrhyw weithgareddau eraill nad ydynt yn ymwneud ag addysgu na gwaith ymchwil.

5.2 Mentrau Masnachol y Brifysgol

a. Rhaid i bob cynnig ar gyfer cwmni prifysgol newydd neu fuddsoddiad mewn menter fasnachol sy'n seiliedig ar Hawliau Eiddo Deallusol sy'n eiddo i'r Brifysgol gael ei godi yn y lle cyntaf gyda'r Cyfarwyddwr Gwasanaethau Ymchwil ac Arloesedd. Rhaid iddo hefyd lynu wrth y canllawiau perthnasol (Masnacheiddio eich eiddo deallusol) a dilyn yr awdurdodau ar gyfer sefydlu cwmni neu fenter fasnachol fel y nodir yn y Fframwaith Dirprwyo Awdurdod Ariannol.

b. Ni ddylid cynnal gweithgareddau masnachol nad ydynt yn rhan o'r Brifysgol ar safle'r Brifysgol ac ni ddylid defnyddio cyfleusterau'r Brifysgol ar gyfer gweithgareddau o'r fath, oni bai bod y Prif Swyddog Ariannol wedi cymeradwyo cytundeb ymlaen llaw rhwng y Brifysgol a'r unigolion dan sylw.

c. Ac eithrio defnyddio cyfeiriad mewn cysylltiad â phenodiad allanol awdurdodedig (lle nad yw defnyddio'r cyfeiriad yn awgrymu unrhyw berthynas rhwng y gweithgaredd a'r Brifysgol), ni chaniateir defnyddio cyfeiriadau adrannol neu Brifysgol (boed drwy'r post neu ebost) ar gyfer gweithgareddau masnachol nad ydynt yn rhan o'r Brifysgol.

d. Rhaid dilyn y rheoliadau hyn yn llym hyd yn oed mewn sefyllfaoedd lle mae rheswm dros gredu y gall y Brifysgol gymeradwyo cwmni deillio yn seiliedig ar y gweithgaredd dan sylw yn unol â 5.2.a uchod.

5.3 Gwasanaethau'r Brifysgol a Gwaith Preifat y Tu Allan

a. Mae Gwasanaethau'r Brifysgol yn cynnwys unrhyw weithgarwch ymgynghori, gwasanaethau eraill a ddarperir, cyfnewid gwybodaeth a throsglwyddo gwybodaeth a ddarperir gan aelod neu aelodau o staff ar gyfer sefydliadau y tu allan i'r Brifysgol a lle mae'r holl drefniadau cytundebol, ariannol ac yswiriant yn cael eu rheoli o dan nawdd y Brifysgol.

b. Mae Gwaith Preifat y Tu Allan yn cynnwys unrhyw waith, gan gynnwys ymarfer clinigol preifat neu ymarfer proffesiynol arall, a wneir gan aelod o staff ar ran sefydliadau neu unigolion y tu allan i'r Brifysgol yn breifat.

c. Mae Gwasanaethau'r Brifysgol yn weithgareddau neu'n brosiectau cynnil, gan gynnwys defnyddio cyfleusterau, a gyflawnir gan staff ar gyfer sefydliad neu unigolyn, am bris penodedig gyda chanlyniadau y cytunwyd arnynt. Mae'r rhain yn cynnwys hyfforddiant, cyrsiau byr a chynadleddau.

d. Gall academyddion ymgymryd â chymaint o waith Gwasanaethau Prifysgol ag y gall eu rôl ddarparu ar eu cyfer, yn amodol ar gymeradwyaeth Pennaeth yr Ysgol. Gellir cynnal Gwasanaethau'r Brifysgol yn ystod oriau gwaith a gallant ddefnyddio adnoddau arbenigol y Brifysgol.

e. Rhaid i'r Polisi a'r Canllawiau ar gyfer Gwasanaethau'r Brifysgol a Gwaith Preifat y Tu Allan, gan aelodau o staff Prifysgol Caerdydd, gael eu cymhwyso, gan gynnwys:

• rhaid i ymgyngoriaethau neu waith arall am dâl i sefydliadau allanol, p’un a ydynt i’w gwneud fel Gwasanaethau’r Brifysgol o dan nawdd y Brifysgol neu fel Gwaith Allanol Preifat, yn bersonol ac yn breifat, gydymffurfio â’r polisi, ac ni ellir eu derbyn heb gwblhau’r ddogfennaeth berthnasol a chael caniatâd ysgrifenedig blaenorol gan Bennaeth yr Ysgol (ac yn achos Pennaeth Ysgol, caniatâd Dirprwy Is-Ganghellor y Coleg);
• caiff gweithgareddau gwasanaethau’r Brifysgol eu cymeradwyo’n unig pan fydd y broses gostio economaidd lawn wedi’i gwneud a lle mae’r pris y disgwylir iddo gael ei adennill yn cynhyrchu gwarged;
• rhaid cyflwyno ceisiadau ar gyfer caniatâd i ymgymryd â gwaith fel gweithgaredd preifat yn unig (Gwaith Allanol Preifat) gael eu cyflwyno i’r Pennaeth Ysgol (neu Ddirprwy Is-Ganghellor y Coleg, fel y bo’n briodol), gyda chefnogaeth y dogfennau a'r wybodaeth a nodir yn y polisi a nodir yn e uchod.

f. Gellir cael cyngor manwl pellach ar Wasanaethau'r Brifysgol a Gwaith Preifat y Tu Allan gan Gyfarwyddwr RIS.

5.4 Taliadau ychwanegol i staff

a. Dylai unrhyw gynnig sy'n cynnwys taliadau ychwanegol i aelodau staff fod yn unol â Pholisi a Chanllawiau ar gyfer Gwasanaethau'r Brifysgol a Gwaith Preifat y Tu Allan a'i gefnogi gan restr o enwau a gwerthoedd. Rhaid iddo hefyd gael ei gymeradwyo gan Bennaeth yr Ysgol/Adran Gwasanaethau Proffesiynol, ac yn achos Pennaeth Ysgol/Adran Gwasanaethau Proffesiynol, Dirprwy Is-Ganghellor y Coleg neu'r Prif Swyddfa Weithredu, fel y bo'n berthnasol.

b. Didynnir treth a Chyfraniadau Yswiriant Gwladol o daliadau ychwanegol i staff.

5.5 Is-gontractio gwaith

a. Pan fo is-gontractau'r Brifysgol yn gweithio i ddarparwyr allanol, rhaid i Bennaeth perthnasol yr Ysgol/ Adran Gwasanaethau Proffesiynol sicrhau’r canlynol:

• bod holl Reoliadau a Gweithdrefnau Ariannol y Brifysgol yn cael eu dilyn, gan gynnwys rhai'r Polisi Caffael;
• bod hyn ar sail contract ysgrifenedig sy'n caniatáu mynediad at gofnodion manwl;
• viii.bod gweithdrefnau monitro priodol ar waith er mwyn sicrhau bod yr allbynnau'n cael eu cyflawni a bod y ddarpariaeth o ansawdd addas;
• yn erbyn anfoneb fanwl yn unig y gwneir taliadau gyda gorchmynion prynu ategol.

b. Lle mae gweithgaredd creu incwm arall yn cynnwys ymgysylltu ag is-gontractwr, yn benodol unigolyn sy'n darparu gwasanaeth i'r Brifysgol, rhaid glynu wrth ganllawiau'r Brifysgol ar ennyn diddordeb gweithwyr ac ymgynghorwyr . Mae'r canllawiau'n sicrhau cydymffurfiaeth y Brifysgol â Rheoliadau Cyfryngol CThEM (IR35) ynghylch "contractau ar gyfer gwasanaethau" a statws cyflogaeth unigolion.

5.6 Hawliau eiddo deallusol a phatentau

a. Gall rhai gweithgareddau a wneir yn y Brifysgol arwain at syniadau, dyluniadau neu ddyfeisiadau a allai fod yn batentadwy. Gyda'i gilydd, gelwir y rhain yn eiddo deallusol.

b. Mae Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau’r Brifysgol yn gyfrifol am graffu ar bolisïau sy'n gysylltiedig â hawliau eiddo deallusol (IPR) a gronnir i'r Brifysgol o ddyfeisiadau a darganfyddiadau a wnaed gan staff (a, lle bo'n briodol, myfyrwyr) yn ystod eu gweithgareddau.

c. Cwmni dal patentau'r Brifysgol, University College Cardiff Consultants Cyf (UC3), yw'r cyfrwng ar gyfer dal ac ymelwa ar batentau a hawliau eiddo deallusol eraill ar ran y Brifysgol.

d. Cyfarwyddwr RIS sy'n rheoli holl weithgarwch ymelwa ar hawliau eiddo deallusol y Brifysgol, gan gynnwys rhai UC3.

e. Os bydd y Brifysgol yn penderfynu mynd ar drywydd masnacheiddio dyfeisiadau ac allbynnau ymchwil eraill, eir â’r mater rhagddo yn unol â Pholisi’r Brifysgol ar gyfer Hawliau Eiddo Deallusol.

f. Lle mae cwmni deillio wedi'i sefydlu i ymelwa ar Eiddo Deallusol sydd, o dan ddarpariaethau'r Polisi ar gyfer Hawliau Eiddo Deallusol, ac yn eiddo i'r Brifysgol (neu'n rhannol eiddo) bydd y canlynol yn berthnasol:

• Cedwir buddsoddiad y Brifysgol ar gyfer y tymor byr; a
• Bwriad y Brifysgol yw tynnu ei diddordeb yn y cwmni yn ôl ar adeg briodol.

g. Mae aelodau o staff sydd â chyfranddaliadau mewn cwmni deillio yn gyfrifol am gymryd cyngor annibynnol (gan gynnwys buddsoddi a threthiant) ac am wneud eu trefniadau yswiriant eu hunain. Bydd cyfranddaliadau o'r fath yn gofyn i'r aelod(au) o staff ddatgelu ei/eu (d)diddordeb.

5.7 Ymrwymiadau cysylltiedig (is-gwmnïau, cwmnïau cysylltiedig a mentrau ar y cyd)

a. Mae ymrwymiadau cysylltiedig yn cynnwys is-gwmnïau, cwmnïau cysylltiedig a mentrau ar y cyd, ac maent yn cael eu cydgrynhoi yn natganiadau ariannol y Brifysgol.

b. Rhaid i'r gwaith o greu neu fuddsoddi mewn ymrwymiad cysylltiedig gael ei gymeradwyo gan y Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau.

c. Bydd angen sêl bendith bwrdd cyfarwyddwyr y cwmni priodol ar gyfer penodi pob cyfarwyddwr ac ysgrifennydd cwmni o ymrwymiadau cysylltiedig, ac eithrio mentrau ar y cyd. Rhaid i’r Cyngor, ar argymhelliad Bwrdd Gweithredol y Brifysgol, gymeradwyo penodi cyfarwyddwyr menter ar y cyd.

d. Bydd cyfarwyddwyr pob ymrwymiad cysylltiedig yn cynnal cofrestr risg ar gyfer ei chyflwyno'n flynyddol i’r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau ac i’r pwyllgor graffu arni.

e. Mae'r Prif Swyddog Ariannol yn gyfrifol am sicrhau y bydd trefniadau cyfrifo ar wahân yn cael eu sefydlu ar gyfer pob is-gwmni neu gwmni cysylltiedig, gan sicrhau bod yr holl drafodion gyda'r Brifysgol yn dryloyw ac wedi'u hawdurdodi yn unol â Fframwaith Dirprwyo Awdurdod Ariannol. Bydd gofynion adrodd ar gyfer is-gwmnïau a chwmnïau cysylltiedig yn cael eu penderfynu gan y Prif Swyddog Ariannol.

f. Ni fydd arian o ffynonellau cyhoeddus yn cael ei ddefnyddio i gymorthdalu gweithrediad is-gwmni neu gwmnïau cysylltiedig.

g. Mae rhestr o'r holl is-gwmnïau a chwmnïau cysylltiedig i'w gweld yn Natganiadau Ariannol y Brifysgol, neu drwy gysylltu â'r Prif Swyddog Ariannol.

h. Mae'r Prif Swyddog Ariannol, ar ran y Brifysgol, a chyfarwyddwr yr is-gwmni perthnasol, cwmni cysylltiedig neu gwmni arall, wedi'u hawdurdodi ar y cyd i gytuno ar unrhyw fenthyciadau i'r is-gwmni, cwmni cysylltiedig neu gwmni cysylltiedig arall. Rhaid i gytundeb wedi'i lofnodi fod ar waith sy'n cadarnhau Telerau ac Amodau'r benthyciad cyn trosglwyddo'r arian.

6. Gwariant a chredydwyr

6.1 Caffael a phrynu

a. Rhaid caffael yr holl nwyddau a gwasanaethau yn unol â Pholisi Caffael y Brifysgol.

b. Manylir ar awdurdodau ar gyfer caffael a phrynu yn y Fframwaith Dirprwyo Awdurdod Ariannol.

c. Ni fydd staff yn gwneud defnydd o gontractau neu gyfleusterau'r Brifysgol i gael nwyddau a gwasanaethau at ddibenion preifat.

6.2  Cardiau prynu

a. Bydd cardiau prynu (cardiau P) yn cael eu cyhoeddi a'u gweithredu yn unol â Pholisi Cardiau Prynu’r Brifysgol.

6.3 Gwariant y cynllun buddsoddi

a. Mae'r Prif Swyddog Ariannol yn gyfrifol am sicrhau bod cynigion gwariant y Cynllun Buddsoddi (cyfalaf a refeniw) yn cael eu gwerthuso gan dechnegau gwerthuso buddsoddi priodol. Bydd cynigion cyfalaf llwyddiannus yn cael eu cynnwys yng Nghynllun Buddsoddi Cyfalaf y Brifysgol. Rhaid i brosiectau Cyfalaf a Refeniw gael eu cymeradwyo yn unol â'r Fframwaith Dirprwyo Awdurdod Ariannol.

b. Rhaid i brosiectau Caffael ar gyfer y Cynllun Buddsoddi Cyfalaf gael eu gwneud yn unol â Pholisi Caffael y Brifysgol.

c. Bydd arfarniadau ôl-gwblhau (adolygiadau budd-daliadau) yn cael eu darparu i Fwrdd Gweithredol y Brifysgol a, lle bo'n briodol, yn cael eu hadolygu gan yr IBSC cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl eu cwblhau ar gyfer holl brosiectau’r Cynllun Buddsoddi.

6.4 Gwariant – nad ydynt yn staff (gwariant refeniw)

a. Fel y manylir yn Adrannau 3.1 a 3.2, mae deiliaid cyllideb y Brifysgol yn gyfrifol am gynnwys gwariant, gan gynnwys gwariant ymchwil, o fewn y model ariannol a ddyrannwyd (model cyfrannu). Wrth arfer y cyfrifoldeb hwn, mae ganddynt ddisgresiwn i ddirprwyo o fewn eu maes cyfrifoldeb.

b. Mae personél sy’n awdurdodi gwariant yn atebol a byddant yn awdurdodi trafodion yn unig pan fyddant yn glir bod angen y nwyddau/gwasanaethau, eu bod wedi'u derbyn, a bod y taliad yn briodol.

c. Mae'r Cyfarwyddwr Ystadau yn gyfrifol am reoli Cytundebau Lefel Gwasanaeth a threfniadau cytundebol tebyg eraill a wnaed gan y Brifysgol.

6.5 Gwariant - staff

a. Bydd pob contract gwasanaeth (gweithwyr) yn cael ei gwblhau yn unol ag arferion a gweithdrefnau Adnoddau Dynol cymeradwy'r Brifysgol.

b. Bydd holl bersonél y Brifysgol yn cael eu talu yn unol â gweithdrefnau'r Gydnabyddiaeth Ariannol.

c. Mae'r Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol yn gyfrifol am gynnal yr holl gofnodion sy'n ymwneud â'r gyflogres, gan gynnwys rhai natur statudol ac, ar gyfer yr holl daliadau y mae'n rhaid eu gwneud yn unol â gweithdrefnau ariannol manwl y gyflogres a chydymffurfio â rheoliadau CThEM.

d. Mae’r Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol yn gyfrifol am y canlynol:

• talu cyflogau a budd-daliadau eraill, gan gynnwys pensiynau a didyniadau statudol yn unol â chanllawiau CThEM;
• taliadau i weithwyr achlysurol, yn unol â'r gweithdrefnau Adnoddau Dynol perthnasol;
• taliadau i weithwyr yr ystyrir eu bod yn rheoliadau 'y tu mewn i'r IR35' yn unig yn unol â chanllawiau CThEM.

e. Os bydd cyflog gweithiwr yn cael ei ordalu, bydd y Brifysgol yn ceisio adfer y swm cyfan.

f. Bydd benthyciadau i weithwyr yn cael eu gwneud i gefnogi gofynion fisa UKVI a'u hadennill yn unol â threfniadau Cynllun Benthyciadau Staff Rhyngwladol y Brifysgol.

g. Bydd benthyciadau i weithwyr yn cael eu gwneud i gefnogi benthyciadau teithio blynyddol a'u hadennill yn unol â threfniadau Cynllun Benthyciadau Teithio Blynyddol y Brifysgol.

h. Mae'r Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol a’r Prif Swyddog Ariannol yn gyfrifol am gymeradwyo unrhyw drefniant talu diswyddo yn cytuno i werth hyd at gyflog 12 mis. Rhaid i werthoedd taliadau diswyddo mwy na 12 mis gael eu llofnodi gan yr Is-Ganghellor. Rhaid rhoi gwybod i'r Pwyllgor Taliadau am yr holl daliadau diswyddo i uwch staff.

6.6 Pensiynau

a. Mae’r Cyngor yn gyfrifol am gymeradwyo cynlluniau pensiwn neu drefniadau eraill ar gyfer cyflogeion ac amodau aelodaeth cynlluniau o'r fath (Statud VII).

b. Mae'r Prif Swyddog Ariannol yn gyfrifol am y canlynol:

• Awdurdodi taliadau cyfraniadau i gynlluniau pensiwn awdurdodedig y Brifysgol.
• Paratoi'r elw blynyddol i'r cynlluniau pensiwn hyn.
• Gweinyddu aelodaeth y Brifysgol i'r USS, CUPF, CUPS, LGS, GIG, NEST ac unrhyw gronfeydd pensiwn awdurdodedig eraill.

6.7 Treuliau a theithio

a. Bydd yr holl geisiadau am dreuliau yn cael eu hysgwyddo'n gyfan gwbl, o reidrwydd ac yn unig wrth gyflawni dyletswyddau'r Brifysgol, a rhaid eu cyflwyno yn unol â'r Polisi Treuliau a Theithio.

7. Asedau

7.1 Asedau sefydlog – tir ac adeiladau

a. Gydag awdurdod gan y Cyngor a chan gyfeirio at ofynion CCAUC yn unig y gellir prynu tir ac adeiladau rhydd-ddaliadol lle mae asedau a ariennir gan y trysorlys neu arian y trysorlys yn gysylltiedig.

b. Mae trefniadau o dan gytundebau eiddo prydles tymor byr, h.y. y rhai sydd â thymor prydles/rhent o rhwng 2 a 49 mlynedd (ac eithrio rhentu portacabin a llogi ystafell/lleoliad) yn ddarostyngedig i Bolisi Prydlesau a Phrydlesu'r Brifysgol.

c. Y Cyfarwyddwr Ystadau a Chyfleusterau Campws a Gwasanaethau Campws sy'n gyfrifol am reoli a chynnal a chadw'r holl dir ac adeiladau o dan eu cylch gwaith gweithredol ac ar gyfer paratoi a gweithredu cynllun ar gyfer caffael, adnewyddu a gwaredu tir ac adeiladau yng nghyd-destun y Strategaeth Ystadau ac Isadeiledd.

d. Mae Cyfarwyddwr Ystadau a Chyfleusterau Campws a Gwasanaethau Campws yn gyfrifol am gynnal cofrestr gyflawn y Brifysgol o dir ac adeiladau o dan eu cylch gwaith gweithredol gan gynnwys pob prydles eiddo a dogfennau teitl eraill.

7.2 Cofrestr asedau sefydlog

a. Mae Gwariant Cyfalaf a Pholisi Cyfrifo Asedau Sefydlog y Brifysgol yn rhoi manylion am ddiffinio, cydnabod, mesur a chofnodi gwariant cyfalaf (ased sefydlog) a gydnabyddir yn natganiadau ariannol y Brifysgol, ynghyd â'r polisi dibrisiant.

b. Mae'r Prif Swyddog Ariannol yn gyfrifol am gynnal cofrestr o  asedau sefydlog y Brifysgol, gan gynnwys yr holl dir ac adeiladau ac offer cyfalafol.

c. Bydd Penaethiaid Ysgol/Cyfarwyddwyr Gwasanaethau Proffesiynol yn rhoi i'r Prif Swyddog Ariannol unrhyw wybodaeth y gallai fod ei hangen arno i gynnal y gofrestr asedau sefydlog ac i sicrhau bod y driniaeth gyfrifyddu gywir yn cael ei chymhwyso.

7.3 Rhestrau eiddo

a. Penaethiaid Ysgol/Cyfarwyddwyr Gwasanaethau Proffesiynol sy'n gyfrifol am gynnal cofrestr ysgol/adrannol (rhestr), ar ffurf a bennir gan y Prif Swyddog Ariannol, sy'n manylu ar yr holl offer, dodrefn ac eitemau eraill o werth, waeth beth fo'r ffynhonnell ariannu, at ddibenion yswiriant.

b. Rhaid i'r rhestr gynnwys eitemau a roddwyd neu a ddelir ar goel.

7.4 Stociau a storfeydd

a. Pennaeth Ysgol/Cyfarwyddwyr Gwasanaethau Proffesiynol sy'n gyfrifol am sefydlu a chynnal trefniadau digonol ar gyfer cadw stociau a storfeydd o fewn eu cylch gwaith gweithredol ac am sicrhau bod stociau a storfeydd o natur beryglus yn destun y gwiriadau diogelwch priodol ac yn cydymffurfio â deddfwriaeth a gweithdrefnau iechyd a diogelwch.

b. Yn unol â pholisi cyfrifyddu'r Brifysgol ar Stociau a Storfeydd, lle mae angen prisio stociau ar gyfer Datganiadau Ariannol y Brifysgol, rhaid cynnal archwiliadau a gwiriad stoc ar y dyddiad priodol yn unol â chyngor y Prif Swyddog Ariannol.

7.5 Colli eiddo'r brifysgol

a. Rhaid rhoi gwybod am bob eiddo’r Brifysgol a gollir ar unwaith i’r canlynol:

• Pennaeth yr Ysgol/Cyfarwyddwr Gwasanaethau Proffesiynol, sy'n gyfrifol am ddiweddaru cofrestr yr ysgol/adran (rhestr);
• a’r Prif Swyddog Ariannol, sy'n gyfrifol am unrhyw faterion sy'n ymwneud ag yswiriant.

b. Rhaid rhoi gwybod ar y cyd i Ddiogelwch y Campws am ladrata neu gambrisio eiddo'r Brifysgol, a fydd wedyn yn cysylltu â'r Heddlu fel y bo'n briodol.

7.6 Gwaredu asedau

a. Bydd gwerthiannau, gwastraff a gwarediadau eraill unrhyw asedau sefydlog gan y Brifysgol, gan gynnwys tir, adeiladau, offer, peiriannau a dodrefn, yn gwbl unol â'r Polisi Gwaredu Asedau Sefydlog.

b. Rhaid i warediadau tir ac adeiladau gael eu cymeradwyo yn unol â'r Fframwaith Dirprwyo Awdurdod Ariannol. Gall gwerthu tir gwaredu ac adeiladau fod yn ddarostyngedig i rwymedigaethau rheoleiddio CCAUC a/neu'r Comisiwn Elusennau. Mynnwch gyngor ac ymgynghori â'r Gwasanaethau Cyfreithiol cyn bwrw ymlaen â hyn.

7.7 Defnydd personol o asedau

a. Ni fydd unrhyw asedau Prifysgol yn cael eu defnyddio'n bersonol heb i'r Pennaeth Ysgol/Cyfarwyddwr Gwasanaethau Proffesiynol gael awdurdod priodol.

7.8 Cerbydau

a. Rhaid i Gyfarwyddwr Ystadau a Chyfleusterau'r Campws gymeradwyo unrhyw geir a brynir, a bydd yn gyfrifol am gadw'r holl ddogfennau cofrestru ac MOT. Cyfarwyddwr Ystadau a Chyfleusterau'r Campws fydd yn trwyddedu pob cerbyd.

b. Gellir defnyddio cerbydau sy'n eiddo i'r Brifysgol at ddibenion busnes y Brifysgol yn unig. Rhaid i'r defnydd gael ei awdurdodi yn unol â gweithdrefnau'r Ysgol/Adran y cytunwyd arnynt.

c. Rhaid i'r Prif Swyddog Ariannol gael gwybod ar unwaith am yr holl gerbydau a gaffaelwyd ac a waredwyd, a rhai a logwyd am gyfnod o bedwar diwrnod ar ddeg neu fwy, ac mae’n gyfrifol am sicrhau bod yswiriant priodol ar gael.

7.9 Gosod ac is-osod asedau’r brifysgol

a. Rhaid i'r defnydd o eiddo'r Brifysgol o dan drwydded h.y. gosod neu is-osod eiddo'r Brifysgol, gael ei gymeradwyo yn unol â'r Fframwaith Dirprwyo Awdurdod Ariannol.

7.10 Prydlesi – offer, cerbydau ac asedau eraill

a. Rhaid i bob contract ar gyfer caffael nwyddau a gwasanaethau ac eithrio drwy brynu (er enghraifft, trefniadau prydlesu ar gyfer offer, cerbydau ac asedau eraill) gael eu cymeradwyo yn unol â Fframwaith Dirprwyo Awdurdod Ariannol.

b. Bydd pob contract i'w brydlesu ar ôl ei gymeradwyo yn unol â'r Fframwaith Dirprwyo Awdurdod Ariannol yn cael ei lofnodi gan y Prif Swyddog Ariannol.

7.11 Diogelwch

a. Mae'r holl eitemau sy'n darparu mynediad i gyfleusterau a systemau cyfyngedig, gan gynnwys allweddi i ddiogelwch, ffobiau bancio a dyfeisiau tebyg eraill, i'w cario gyda'r person sy'n gyfrifol. Rhaid rhoi gwybod i'r Prif Swyddog Ariannol ar unwaith os bydd eitemau o'r fath yn cael eu colli.

8. Bancio a rheoli'r trysorlys

8.1 Rheoli'r trysorlys a buddsoddiadau

a. Mae’r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau, ar argymhelliad yr IBSC, yn gyfrifol am gymeradwyo datganiad Polisi Rheoli’r Trysorlys sy'n nodi strategaeth a pholisïau ar gyfer rheoli arian parod, buddsoddiadau a benthyciadau.  Mae hyn yn ei gwneud yn ofynnol i gydymffurfio ag unrhyw reoliadau perthnasol gan CCAUC, gan gynnwys y Côd Rheoli Ariannol, ynghylch cymeradwyo unrhyw fenthyciadau gwarantedig neu anwarantedig sy'n mynd y tu hwnt i'r lefelau caniatâd cyffredinol fel y nodir yn y Memorandwm Ariannol.  Mae'r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau yn gyfrifol am weithredu, monitro ac adolygu polisïau o'r fath yn barhaus.

b. Dirprwyir yr holl benderfyniadau gweithredol sy'n ymwneud â benthyca, buddsoddi neu ariannu (o fewn paramedrau’r polisïau) i'r Prif Swyddog Ariannol a sefydlir system adrodd briodol.  Dylai’r holl fenthyciadau gael eu gwneud yn enw’r Brifysgol a byddant yn cydymffurfio â gofynion CCAUC.

c. Bydd y Prif Swyddog Ariannol yn adrodd i’r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau, ar ôl adrodd i’r IBSC, ar weithgareddau gweithredu’r rheoli trysorlys ac ar ddefnyddio’r pwerau rheoli trysorlys a ddirprwywyd iddo neu iddi.

8.2 Gwaddolion/Cronfeydd a ddelir ar gyfer ymddiriedolaethau

a. Manylir ar Bolisi Gwaddolion y Brifysgol yn y Côd Ymarfer Ariannu Allanol.

b. Mae’r Prif Swyddog Ariannol yn gyfrifol am gadw cofnodion ariannol mewn perthynas â rhoddion a wnaed i'r Brifysgol ac am gychwyn hawliadau am adennill treth lle y bo'n briodol.

c. Y Cyngor yw Ymddiriedolwr pob un o waddolion/cronfeydd ymddiriedolaeth y Brifysgol.

d. Mae’r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau’n gyfrifol am sicrhau bod yr holl waddolion/cronfeydd ymddiriedolaeth yn gweithredu o fewn deddfwriaeth berthnasol a’r gofynion penodol ar gyfer pob gwaddol/ymddiriedolaeth.

e. Mae’r Prif Swyddog Ariannol yn gyfrifol am gadw cofnod o'r gofynion ar gyfer pob gwaddol/cronfa ymddiriedolaeth ac am gynghori’r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau ar reoli a buddsoddi gweddill y cronfeydd.

8.3 Trefniadau bancio

a. Mae'r Cyngor yn gyfrifol am benodi bancwyr y Brifysgol a chynghorwyr ariannol proffesiynol eraill (megis rheolwyr buddsoddiadau) ar argymhelliad y Pwyllgor Cylid ac Adnoddau.  Bydd y penodiad am gyfnod penodol ac ar ôl hynny rhaid i’r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau ystyried tendro’r gwasanaeth yn gystadleuol.

b. Mae’r Prif Swyddog Ariannol yn gyfrifol, ar ran y Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau, am gydlynu â bancwyr y Brifysgol ynghylch cyfrifon banc y Brifysgol.

c. Gall y Prif Swyddog Ariannol agor neu gau cyfrif banc ar gyfer delio â chronfeydd y Brifysgol.  Bydd yr holl gyfrifon banc yn enw’r Brifysgol neu un o'i his-gwmnïau.

d. Mae’r Prif Swyddog Ariannol yn gyfrifol am sicrhau bod yr holl gyfrifon banc yn cael eu cysoni’n rheolaidd.

9. Gofynion Corfforaethol

9.1 Trethiant

a. Mae'r Prif Swyddog Ariannol yn gyfrifol am sicrhau bod y Brifysgol yn cydymffurfio'n llawn â'r holl gyfreithiau, rheolau, rheoliadau, gofynion adrodd a datgelu statudol perthnasol a gyhoeddir gan gyrff priodol mewn perthynas â'i materion treth, gan gynnwys (ond heb fod yn gyfyngedig i) y rhai sy'n ymwneud â TAW, PAYE, Yswiriant Gwladol, Treth Gorfforaeth a'r Dreth Stamp.

b. Yn unol â hynny, mae'r Prif Swyddog Ariannol yn gyfrifol am gynghori Penaethiaid Ysgol/Cyfarwyddwyr Gwasanaethau Proffesiynol ar bob mater trethiant sy'n berthnasol i'r Brifysgol, yn unol â'r Polisi Trethiant.

9.2 Yswiriant

a. Mae'r Prif Swyddog Ariannol yn gyfrifol am weithredu yswiriant fel y'i pennwyd gan yr IBSC ac felly mae'n gyfrifol am gael dyfynbrisiau, trafod hawliadau a chynnal y cofnodion angenrheidiol, yn unol â'r Polisi Yswiriant.

b. Rhaid i Benaethiaid Ysgol/Cyfarwyddwyr Gwasanaethau Proffesiynol sicrhau bod unrhyw gytundebau a drafodir â chyrff allanol yn cwmpasu unrhyw rwymedigaethau cyfreithiol y gall y Brifysgol fod yn agored iddynt.  Dylid ceisio cyngor y Prif Swyddog Ariannol i sicrhau bod hyn yn digwydd. Rhaid i Benaethiaid Ysgol/Cyfarwyddwyr Gwasanaethau Proffesiynol roi gwybod yn brydlon i’r Prif Swyddog Ariannol am unrhyw risgiau newydd posibl ac am eiddo ac offer ychwanegol y gall fod angen yswiriant arnynt ac am unrhyw newidiadau sy'n effeithio ar risgiau presennol.

c. Rhaid i Benaethiaid Ysgol/Cyfarwyddwyr Gwasanaethau Proffesiynol roi gwybod i'r tîm Yswiriant ar unwaith am unrhyw ddigwyddiad a allai arwain at hawliad yswiriant. Bydd y tîm Yswiriant yn rhoi gwybod i yswirwyr y Brifysgol ac, os yw'n briodol, yn paratoi hawliad ar y cyd â Phenaethiaid Ysgol/Cyfarwyddwyr Gwasanaethau Proffesiynol i'w drosglwyddo i'r yswirwyr.

d. Bydd y tîm Yswiriant yn cadw cofrestr o'r holl yswiriant y mae'r Brifysgol yn effeithio arnynt a'r eiddo a'r risgiau a gwmpesir.

e. Mae’r Penaethiaid Ysgol/Cyfarwyddwyr Gwasanaethau Proffesiynol yn gyfrifol am gadw cofnodion priodol o asedau y mae’n rhaid i gwmni yswiriant eu harchwilio ac am sicrhau bod archwiliad yn cael ei gynnal yn y cyfnodau a bennir.

f. Bydd eitemau o offer yn cael eu cynnwys ar gyfer yswiriant pob risg os cânt eu cynnwys yn y ffurflen flynyddol i'r tîm Yswiriant. Rhaid diweddaru cofrestr offer yr Ysgol/Adrannau yn rheolaidd, gan gynnwys pob caffaeliad a gwarediad. Ymdrinnir ag eitemau a brynir rhwng cyflwyniadau blynyddol i'r tîm Yswiriant yn awtomatig, fodd bynnag, rhaid rhoi gwybod i’r tîm Yswiriant ar adeg ei gaffael pryd bynnag y bydd eitem unigol yn fwy na £100,000 mewn gwerth.

g. Gellir defnyddio cerbydau sy'n eiddo i'r Brifysgol at ddibenion busnes y Brifysgol yn unig. Rhaid i Benaethiaid Ysgol/Cyfarwyddwr Gwasanaethau Proffesiynol awdurdodi'r defnydd yn ysgrifenedig, a rhaid cadw cofnod o yrwyr awdurdodedig. Rhaid i'r tîm Yswiriant gael gwybod ar unwaith am yr holl gerbydau a gaffaelwyd ac a waredwyd, a rhai a logwyd am gyfnod o bedwar diwrnod ar ddeg neu fwy.

h. Dylai pob aelod o staff sy’n defnyddio eu cerbydau eu hunain ar ran y Brifysgol fod ag yswiriant priodol ar gyfer defnydd busnes.

9.3 Cadw dogfennau cyfreithiol ariannol a chysylltiedig

a. Mae’r Prif Swyddog Ariannol yn gyfrifol am gadw dogfennau ariannol.

b. Nodir yr isafswm cyfnod ar gyfer cadw cofnodion ariannol a dogfennau cysylltiedig, gan gynnwys dogfen gyfreithiol, yn y Polisi Rheoli Cofnodion.

9.4 Cyngor ac achosion cyfreithiol

a. Oni bai ei fod wedi'i gymeradwyo fel arall gan yr Is-Ganghellor, y Prif Weithredwr neu'r Cwnsler Cyffredinol ac Ysgrifennydd y Brifysgol, rhaid i unrhyw gyfarwyddiadau i gyfreithwyr allanol a/neu Gwnsler gael eu cymryd ar y cyd gan Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol a'r Pennaeth Ysgol/Adran Gwasanaethau Proffesiynol perthnasol. Lle na ellir dod i gytundeb, y Cwnsler Cyffredinol ac Ysgrifennydd y Brifysgol fydd yn penderfynu.

b. Cyn dechrau unrhyw gamau newydd i unrhyw lys, tribiwnlys, cyflafareddu, dyfarnu neu achosion cyfryngu (ffurfiol) rhaid cael cymeradwyaeth y Cwnsler Cyffredinol ac Ysgrifennydd y Brifysgol, yn amodol ar y canlynol:

• yn achos dyfarnu anghydfodau adeiladu, gan y Cyfarwyddwr Ystadau a Chyfleusterau Campws.
• yn achos achosion gerbron Tribiwnlysoedd Cyflogaeth, ar y cyd gan Adnoddau Dynol a Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol.
• ym mhob achos arall, gan Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol mewn ymgynghoriad â'r pennaeth uned perthnasol.

c. Rhaid peidio ag ateb na chydnabod dogfennau sy'n ymwneud ag achosion o'r fath neu sy'n bygwth achos o'r fath, ond eu hanfon yn syth ar ôl eu derbyn legal.services@caerdydd.ac.uk.

9.5 Defnyddio sêl y brifysgol

a. Fel y nodir yng Nghynllun Dirprwyo'r Brifysgol, dirprwyir yr awdurdod ar gyfer defnyddio sêl y Brifysgol gan y Cyngor i Ysgrifennydd y Brifysgol.

b. Mae Ysgrifennydd y Brifysgol yn cadw'r sêl dan glo. I weithredu, mae'n ofynnol i o leiaf un aelod o'r Cyngor fod yn bresennol.

9.6 Undeb y myfyrwyr

a. Mae Undeb y Myfyrwyr, Cardiff Union Services Limited, yn endid cyfreithiol ar wahân i'r Brifysgol.

b. Manylir ar y trefniadau gydag Undeb y Myfyrwyr yn Ordinhad 13.

10. Geirfa a thermau