Gweithdrefn cwynion ac apelio i fyfyrwyr (ceisiadau)

1. Egwyddorion

1.1. Ym Mhrifysgol Caerdydd, rydym wedi ymrwymo i gynnig gweithdrefnau derbyn tryloyw, teg ac o safon uchel i'n holl ymgeiswyr ac sy'n rhydd o ragfarn. Fodd bynnag, rydym yn cydnabod y gallai fod adegau pan na fydd ymgeisydd yn fodlon ar broses derbyn myfyrwyr y Brifysgol neu ganlyniad y broses.

1.2. Mae Prifysgol Caerdydd yn gwneud ymdrech sylweddol i sicrhau bod y gofynion mynediad lleiaf (gan gynnwys gofynion anacademaidd) ar gyfer ei chyrsiau yn hygyrch. Ar gyfer y rhan fwyaf o'n rhaglenni, bydd hyn trwy'r wybodaeth am gyrsiau a geir ar dudalennau Astudio ar wefan Prifysgol Caerdydd (drwy’r adnodd Chwiliwr Cyrsiau) ac ar gyfer rhaglenni israddedig trwy Chwilio am Gwrs UCAS.

1.3. Rydym yn annog ymgeiswyr sy'n cael problem gyda'r gwasanaeth i godi’r mater gyda’r Tîm Derbyn Myfyrwyr yn anffurfiol i ddechrau drwy ebostio admissions@caerdydd.ac.uk. Pe byddech wedyn yn dymuno apelio’n ffurfiol yn erbyn y penderfyniad a wnaed ar eich cais, neu am wneud cwyn ffurfiol ynghylch unrhyw agwedd ar y broses dderbyn (ar ôl cysylltu gyda’r Tîm Derbyn Myfyrwyr yn anffurfiol yn gyntaf), mae gweithdrefn cwynion ac apeliadau ffurfiol ar gael fel y nodir yn y ddogfen hon (adran 4).

1.4. Dim ond ar seiliau a ganiateir y caiff apeliadau a chwynion eu hystyried. Caiff y rhain eu rheoli’n amserol drwy weithdrefnau cyson, teg a thryloyw.

1.5. Ni fyddwch o dan unrhyw anfantais o ganlyniad i ddefnyddio'r Weithdrefn Cwynion ac Apeliadau

1.6. Dylech ddarllen y polisi hwn ar y cyd â'r canlynol:

• Rheoliadau Academaidd Prifysgol Caerdydd
• Polisïau Derbyn Prifysgol Caerdydd gan gynnwys gofynion iaith Saesneg.

2. Diffiniadau

2.1. Diffinnir apêl fel cais am adolygiad o benderfyniad a wnaed ynghylch dethol a/neu ganlyniad cais.

2.2. Diffinnir cwyn fel mynegiant o anfodlonrwydd ynghylch sut y cynhaliwyd unrhyw agwedd ar broses recriwtio neu dderbyn y Brifysgol.

3. Pwy sy'n cael defnyddio'r Weithdrefn Apeliadau a Chwynion?

3.1. Mae’r weithdrefn hon ar gyfer unrhyw un sydd wedi wynebu problem wrth unrhyw gam ym mhroses gwneud cais Prifysgol Caerdydd*.

* Mae polisi cwynion ac apeliadau ar gael ar gyfer myfyrwyr presennol Prifysgol Caerdydd ar intranet.cardiff.ac.uk/students.

3.2. Mae'r weithdrefn yn agored i bob ymgeisydd, boed yn cyflwyno cais yn uniongyrchol i'r Brifysgol drwy drydydd parti fel UCAS, neu fel cais am drosglwyddiad mewnol o fewn y Brifysgol.

3.3. Nid ydym yn ystyried apeliadau sy'n cael eu cyflwyno gan drydydd partïon heb gydsyniad y ymgeisydd, ac nid ydym yn ymchwilio i gwynion a gyflwynir yn ddienw.

i. Gallwch enwebu cynrychiolydd i reoli eich cwyn neu eich apêl ar eich rhan. I wneud hyn, rhaid i'r ymgeisydd anfon ebost at applicantappeals@caerdydd.ac.uk gan ddefnyddio'r cyfeiriad ebost a roddwyd ar ei ffurflen gais i gadarnhau enw a chyfeiriad ebost yr unigolyn y maent am iddo weithredu ar ei ran.

3.4. Ni fyddwn yn ystyried apeliadau sy'n seiliedig ar herio penderfyniad dewiswyr mewn cysylltiad â'r meini prawf academaidd ac anacademaidd ar gyfer rhaglenni oni bai bod tystiolaeth nad yw cais wedi'i drin yn yr un modd â cheisiadau eraill ar gyfer yr un rhaglen astudio wrth ddod i benderfyniadau.

3.5. Gallwch ddefnyddio'r weithdrefn hon i gwyno yn yr un cylch derbyn a phan godwyd y gwyn.

3.6. Ar gyfer apeliadau, gallwch ddefnyddio'r weithdrefn hon hyd at 28 o ddiwrnodau gwaith ar ôl derbyn penderfyniad y Brifysgol.

i. Rhaid i chi roi rheswm da neu amgylchiadau esgusodol dros gyflwyno eich apêl y tu hwnt i’r 28 diwrnod calendr er mwyn i’r apêl allu cael ei hystyried. Bydd y Pennaeth Derbyn Myfyrwyr neu enwebai yn ystyried y rheswm dros gyflwyno’n hwyr ac yn cadarnhau a ystyrir yr apêl. Mae’r penderfyniad hwn yn derfynol.

4. Gweithdrefn

4.1. Cam 1a – Adborth Anffurfiol ar ôl Gwrthod

Os hoffech wybod pam y gwrthodwyd eich cais, yna fe'ch anogir i godi'r mater gyda'r Tîm Derbyn Myfyrwyr i ddechrau, , drwy ein ffurflen gyswllt. Ein nod yw ymateb i chi yn esbonio'r prif reswm dros wrthod, yn ysgrifenedig, ymhen 10 diwrnod gwaith ar ôl derbyn eich cais.

4.2. Cam 1b – Apêl Anffurfiol

i. Os ydych am i’ch cais gael ei ailystyried ar ôl i chi gael adborth anffurfiol (gweler 4.1), gellir gwneud hyn yn ffurfiol (gweler 4.3) neu'n anffurfiol (4.2.ii).

ii. Os oes gennych wybodaeth ychwanegol nad oedd wedi'i chynnwys ar eich cais gwreiddiol, fel cymwysterau neu ddysgu/gwybodaeth flaenorol, gallwch ofyn i'ch cais gael ei ailystyried. Dylech gyflwyno'r cais hwn yn ysgrifenedig i applicantappeals@caerdydd.ac.uk gyda chopïau o'r wybodaeth ychwanegol yn cael ei darparu fel atodiadau. Ein nod yw ymateb i chi, yn ysgrifenedig, ymhen 10 diwrnod gwaith i dderbyn eich cais.

4.3. Cam 2 – Cwyn neu Apêl Ffurfiol

i. Er bod y rhan fwyaf o achosion yn cael eu datrys drwy roi adborth anffurfiol neu apêl anffurfiol, os nad ydych yn fodlon ar y penderfyniad a wnaed ar eich cais neu os nad ydych yn hapus gyda’r ffordd yr aethpwyd i’r afael â chais, gellir cyflwyno cwyn neu apêl ffurfiol. Dylech gyflwyno hyn yn ysgrifenedig i’r cyfeiriad canlynol:

At sylw: Pennaeth Derbyn Myfyrwyr y Brifysgol

Ebost: applicantappeals@caerdydd.ac.uk

Post (dim ond os na allwch gysylltu â ni drwy ebost):

ii. Dylech gyflwyno cwyn yn ysgrifenedig, o fewn yr un cylch derbyn a phan godwyd y gŵyn. Dylai eich cwyn gynnwys yr holl wybodaeth ganlynol:

1. Eich enw, cyfeiriad ebost, cyfeiriad post, ac (os yw'n briodol) rhif eich cais;
   2. Manylion y rhaglen rydych chi wedi gwneud cais amdani;
   3. Natur y gŵyn, gan roi cymaint o fanylion â phosibl;
   4. Unrhyw gamau a gymerwyd eisoes i ddatrys y mater;
   5. Manylion unrhyw ymatebion rydych chi wedi eu derbyn a datganiad o pam eich bod yn teimlo bod yr ymateb yn anfoddhaol;
   6. Unrhyw dystiolaeth i gefnogi eich cwyn;
   7. Awgrym o'r canlyniad yr ydych yn dymuno ei gael.

iii. Dylid cyflwyno apêl yn ysgrifenedig ymhen 28 diwrnod calendr ar ôl cael penderfyniad y Brifysgol. Dylai eich apêl gynnwys yr holl wybodaeth ganlynol:

1. Eich enw, cyfeiriad ebost, cyfeiriad post, a rhif eich cais;
   2. Manylion y rhaglen rydych chi wedi gwneud cais amdani;
   3. Manylion penodol am sail yr apêl;
   4. Unrhyw dystiolaeth i gefnogi eich apêl;
   5. Awgrym o'r canlyniad yr ydych yn dymuno ei gael.Your name, email address, postal address, and application number;

iv. Fel arfer, cewch wybod yn ysgrifenedig ymhen 10 diwrnod gwaith a fydd yr apêl neu'r gŵyn yn cael ei hystyried o dan y weithdrefn ffurfiol.

v. Os derbynnir yr apêl neu’r gŵyn, cynhelir ymchwiliad, dan arweiniad Pennaeth Derbyn Myfyrwyr y Brifysgol neu enwebai, gyda mewnbwn gan y Tîm Derbyn Myfyrwyr, Ysgol Academaidd, neu rannau eraill o'r Brifysgol fel y bo'n briodol. Os oes angen rhagor o wybodaeth gennych chi, neu ein bod yn rhagweld oedi wrth ymateb, byddwn yn ysgrifennu atoch drwy ebost i'ch hysbysu.

vi. Ein nod fydd ymateb i'ch cwyn neu eich apêl yn ysgrifenedig ymhen 28 diwrnod gwaith i dderbyn yr holl wybodaeth. Os na fydd yn bosibl ymateb yn llawn o fewn yr amserlen, cewch wybod yn ysgrifenedig pryd y cewch ymateb llawn. Bydd yr ymateb yn cynnwys manylion yr ymchwiliad sydd wedi’i gynnal, a bydd yn amlinellu’r ymateb i’r ymchwiliad o’r adrannau dan sylw yn y Brifysgol ac yn nodi manylion canfyddiadau'r ymchwiliad.

vii. Os yw eich cwyn neu apêl yn cael ei chadarnhau, bydd y Brifysgol yn cymryd camau rhesymol fel y bo'n briodol a byddwch yn cael eich hysbysu ynghylch y canlyniad yn ysgrifenedig. Os nad yw eich apêl yn cael ei gadarnhau, byddwn yn eich hysbysu o’r rhesymau dros y penderfyniad hwn yn ysgrifenedig.

viii. Byddai ailystyried y cais yn gam gweithredu rhesymol o ganlyniad i apêl sy’n cael ei gadarnhau. Mewn amgylchiadau o’r fath, mae'n bosibl na all y Brifysgol warantu lle yn ystod y sesiwn academaidd y cyflwynwyd cais ar ei chyfer yn y lle cyntaf; gellir cynnig pwynt mynediad arall.

ix. Gallai camau gweithredu rhesymol i liniaru cwyn sy’n cael ei gadarnhau gynnwys ymddiheuriad neu ymrwymiad i ddiwygio gweithdrefnau.

4.4. Cam 3 – Adolygiad annibynnol gan y Cofrestrydd Academaidd

i. Os nad ydych yn fodlon ar y ffordd y cynhaliwyd yr ymchwiliad yng Ngham 2 mewn perthynas â'ch apêl neu eich cwyn, gallwch ofyn am adolygiad annibynnol. Y Cofrestrydd Academaidd neu ei enwebai yw Adolygydd Annibynnol y Brifysgol. Rhaid gwneud cais i achos gael ei adolygu ymhen 7 diwrnod gwaith o ddyddiad y canlyniad ysgrifenedig yng Ngham 2, a’i gyflwyno yn ysgrifenedig i’r cyfeiriad canlynol:

At sylw: Y Cofrestrydd Academaidd

Ebost: applicantappeals@caerdydd.ac.uk

Post (dim ond os na allwch gysylltu â ni drwy ebost):

ii. Yn eich cais, dylech egluro'n glir y rhesymau pam nad ydych yn fodlon ar yr ymchwiliad yng Ngham 2. Bydd y Cofrestrydd Academaidd neu ei enwebai yn cynnal adolygiad o’r ymchwiliad Cam 2, gan ystyried yr holl ffeithiau perthnasol. Gallai’r Cofrestrydd Academaidd benderfynu:

• Cynnal y gŵyn neu'r apêl, naill ai'n llawn neu'n rhannol;
• Neu dod i benderfyniad nad oes sail ddigonol i gymryd unrhyw gamau pellach a dod â’r mater i ben o dan y broses hon.

iii. Ein nod yw rhoi gwybod i chi am benderfyniad y Cofrestrydd Academaidd neu ei enwebai yn ysgrifenedig ymhen 28 diwrnod gwaith ar ôl derbyn y cais. Os na fydd yn bosibl ymateb yn llawn o fewn yr amserlen, cewch wybod yn ysgrifenedig pryd y cewch ymateb llawn. Bydd penderfyniad y Cofrestrydd Academaidd yn derfynol, ac ni fyddwn yn cymryd rhan mewn unrhyw ohebiaeth bellach.

5. Cadw a Phrosesu Gwybodaeth mewn Cwynion ac Apeliadau

5.1. Bydd yr holl gwynion ac apeliadau yn cael eu trin yn gyfrinachol a rhoddir sylw dyledus i breifatrwydd. Gallai gwybodaeth gael ei datgelu i aelodau o'r Brifysgol sydd angen ei gweld er mwyn ymchwilio i'r gŵyn neu’r apêl.

5.2. Caiff y wybodaeth ei chadw a'i phrosesu yn unol â Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (2018). Caiff y cofnod o'r gŵyn/apêl ac unrhyw bapurau ategol eu dinistrio dwy flynedd galendr ar ôl dod i benderfyniad ynglŷn â'r achos.

6. Manylion Cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth am y weithdrefn hon, cysylltwch â'r Tîm Cefnogi Derbyn Myfyrwyr:

Ebost: applicantappeals@caerdydd.ac.uk

Ffôn: +44 (0)29 20879999