Polisi Cyhoeddi Paparau a Chofnodion Pwyllgor Prifysgol Caerdydd

Polisi Cyhoeddi Paparau a Chofnodion Pwyllgor Prifysgol Caerdydd

Rheoli Fersiynau

Mae'r Tabl Hanes Rheoli a Newidiadau i’r Polisi llawn ar ddiwedd y ddogfen (paragraffau 45-46).

Pwrpas a Chwmpas

1. Pwrpas y polisi hwn yw cadarnhau:

a) sut y caiff cofnodion a phapurau eu cyhoeddi’n rhagweithiol mewn perthynas â chyfarfodydd y Cyngor, y Senedd ac is-bwyllgorau’r Pwyllgorau hyn a’r broses er mwyn gwneud hynny.

b) sut yr ymdrinnir â cheisiadau am gopïau o gofnodion a phapurau, gan y rhai nad ydynt yn aelodau pwyllgor neu sydd fel arall yn dal swydd y dosberthir y cofnodion/papurau iddi fel arfer.

2. Mae’r polisi’n berthnasol i bapurau a chofnodion y Cyngor, y Senedd, eu prif bwyllgorau ac is-bwyllgorau, fel y nodir yn Atodiad A.

Datganiad Polisi

3.Mae’r Brifysgol yn hyrwyddo ffyrdd tryloyw o weithio, yn unol â Chôd Llywodraethu AU CUC, ac yn cydymffurfio â’i rhwymedigaethau i gyhoeddi gwybodaeth o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2005.  Mae'r polisi hwn yn disgrifio'r dulliau ar gyfer sicrhau bod cofnodion pwyllgor a phapurau ar gael i staff, myfyrwyr a rhanddeiliaid eraill.

4.Yn ogystal, mae’r Brifysgol yn cydnabod bod angen cyfrinachedd ynghylch cynllunio masnachol a strategol y Brifysgol, a bod angen preifatrwydd mewn perthynas â gwybodaeth sy'n ymwneud â'i staff a'i myfyrwyr.  Mae’r polisi hwn, felly, yn sicrhau y caiff anghenion preifatrwydd yr unigolion hyn eu diogelu.

Cysylltiad â pholisïau sy'n bodoli'n barod

5.Lluniwyd y polisi hwn yn unol â darpariaethau Cynllun Cyhoeddi Rhyddid Gwybodaeth y Brifysgol a'i Ordinhadau.

6.Mae’r polisi hwn wedi'i ddrafftio i fod yn gyson â Pholisi Diogelwch Gwybodaeth y Brifysgol a'r Polisi Dosbarthu a Thrin Gwybodaeth.  Os bydd unrhyw wrthdaro’n codi naill ai â’r Polisi Diogelu Gwybodaeth neu’r Polisi Dosbarthu a Thrin Gwybodaeth, y Polisi Diogelu Gwybodaeth a’r Polisi Dosbarthu a Thrin Gwybodaeth fydd yn cael blaenoriaeth.

7.Dylid edrych ar y polisi hwn ochr yn ochr â gofynion Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, deddfwriaeth Diogelu Data, ac unrhyw ganllawiau cysylltiedig.

Rolau a Chyfrifoldebau

8.Ysgrifennydd y Brifysgol yw Noddwr Bwrdd Gweithredol y Brifysgol ar gyfer y polisi hwn ac mae’n gyfrifol am gymeradwyo’r angen i ddatblygu neu ddiwygio’r polisi hwn yn sylweddol, ac am sicrhau bod y polisi hwn yn cydymffurfio ac yn cael ei fonitro a’i adolygu yn unol â fframwaith polisi'r Brifysgol.

9.Mae'r Tîm Llywodraethu Corfforaethol ac Ysgrifenyddion y pwyllgorau yn gyfrifol am gymhwyso darpariaethau'r polisi i'w cofnodion pwyllgor priodol a rheoli'r wybodaeth a nodir yn y polisi hwn.

10.Bydd Ysgrifenyddion Pwyllgorau'r Brifysgol nad ydynt wedi'u lleoli o fewn y Tîm Llywodraethu Corfforaethol yn cefnogi Ysgrifennydd y Brifysgol a'r tîm Llywodraethu Corfforaethol wrth weithredu'r polisi hwn.

11.Dylid cyfeirio unrhyw geisiadau am wybodaeth a gwmpesir o dan y polisi hwn at y Tîm Llywodraethu Corfforaethol yn y lle cyntaf.

Diffiniadau allweddol

12. Tîm Llywodraethu Corfforaethol: mae hwn yn cyfeirio at dîm Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol. Y cyswllt ar gyfer y Tîm Llywodraethu Corfforaethol mewn perthynas â'r polisi hwn yw Pwyllgorau@caerdydd.ac.uk.

13. Cofnodwr: yr unigolyn sy'n gyfrifol am ddrafftio'r cofnodion.

14. Awdur y papur: yr unigolyn sydd wedi ysgrifennu'r papur. Lle ceir nifer o awduron, hwn fydd yr unigolyn sy’n cyflwyno’r papur i’r Tîm Llywodraethu Corfforaethol.

15. Tîm Cydymffurfiaeth a Risg: yn cyfeirio at y tîm o fewn Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol sy'n rheoli diogelu data a cheisiadau am ddatgelu gwybodaeth o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a deddfwriaeth gysylltiedig.

16. Cofnodion Llawn: yn dynodi'r set o gofnodion heb eu golygu.

17. Copi Cyhoeddadwy: sy'n dynodi bod y set o gofnodion neu bapur wedi'i hadolygu ac unrhyw olygiadau angenrheidiol wedi'u gwneud, er mwyn eu cyhoeddi.

Cyhoeddi Cofnodion

18.Bydd Copi Cyhoeddadwy o gofnodion y Cyngor, y Senedd a’r Pwyllgor Archwilio a Risg yn cael eu cyhoeddi fel mater o drefn ar wefan y Brifysgol, yn Gymraeg ac yn Saesneg, a bydd ar gael yn ddigidol.

19.Lle cyhoeddir cofnodion bydd hyn ar gyfer y flwyddyn academaidd gyfredol, ynghyd â'r tair blynedd academaidd flaenorol. Tynnir cofnodion oddi ar y wefan pan fyddant y tu hwnt i’r amserlen hon.

Y broses ar gyfer cyhoeddi cofnodion

Cyhoeddi Cofnodion yn Rhagweithiol

20.Ar gyfer y Pwyllgorau hynny y bydd eu cofnodion yn cael eu cyhoeddi'n rhagweithiol, fel y rhestrir ym mharagraff 18 uchod, bydd y sawl sy'n cymryd y cofnodion yn cynhyrchu dwy set o gofnodion yn dilyn y cyfarfod; un set gyflawn o'r cyfarfod, sef y Copi Ffeil; ac un set sydd wedi ei golygu yn ôl yr angen, sef y Copi Cyhoeddadwy.

21.Bydd y Tîm Llywodraethu Corfforaethol/Ysgrifennydd y pwyllgor yn storio'r Copi Cyhoeddadwy (hy y fersiwn gydag unrhyw olygiadau angenrheidiol wedi'u gwneud) a'r Copi Ffeil o'r cofnodion.

Gwneud Golygiadau i Greu Copi Cyhoeddadwy

22.Mae Polisi Dosbarthu a Thrin Gwybodaeth y Brifysgol yn sail i nodi eitemau y gall fod angen eu golygu.  Mae Atodiad B yn nodi’r dosbarthiadau perthnasol ac enghreifftiau o sut y gallai hyn fod yn berthnasol i gofnodion a phapurau pwyllgorau.

23.Dylid hepgor rhannau o’r cofnodion sy’n cyfeirio at drafodaethau ynghylch papurau sydd yn y categori Cyfrinachol Iawn (C1) yn awtomatig. Fodd bynnag, dylai'r penderfyniad a'r teitl aros yn y Copi Cyhoeddadwy o'r cofnodion.

24.Dylid ystyried rhannau o’r cofnodion sy’n cyfeirio at bapurau sydd yn y categori Cyfrinachol (C2) a’u hepgor lle ystyrir bod hynny’n angenrheidiol yn unol â’r pwyntiau isod.

25.Os oes gan y sawl sy’n cymryd y cofnodion gwestiynau ynghylch hepgor rhannau, dylid cyfeirio’r rhain, yn y lle cyntaf, at Ysgrifennydd y Pwyllgor. Os oes angen ystyried ymhellach, dylid cyfeirio hyn at y Cadeirydd. Gellir ceisio cyngor hefyd gan y Tîm Llywodraethu Corfforaethol neu Ysgrifennydd y Brifysgol.

26.Os oes angen hepgor cofnod, dylid dileu’r rhan hon o’r cofnodion a rhoi [WEDI’I HEPGOR] neu [WEDI’I HEPGOR YN RHANNOL] yn ei lle.

27.Yn achos cyhoeddi arferol, bydd y cofnodion drafft wedi'u golygu yn cael eu cymeradwyo’n Gopi Cyhoeddadwy gan yr Ysgrifennydd, unwaith y bydd y Cadeirydd wedi cymeradwyo'r Copi Ffeil o’r cofnodion a'u bod wedi'u cadarnhau gan y Pwyllgor. Bydd y Copi Cyhoeddadwy yn cael ei gyhoeddi ar y wefan gan y Tîm Llywodraethu Corfforaethol, a bydd yn cydymffurfio â rheoliadau Safonau’r Gymraeg a Hygyrchedd.

Ceisiadau i ddatgelu'r Cofnodion Llawn

28.Lle mae person sydd wedi gwneud cais am ddatgelu cofnodion nad ydynt yn cael eu cyhoeddi fel mater o drefn:

• nad yw'n aelod o'r pwyllgor hwnnw
• ac nid yw ychwaith yn dal swydd y byddai copi ffeil o’r cofnodion yn cael eu dosbarthu iddi fel mater o drefn
• nad yw’n Archwiliwr Mewnol nac Allanol

bydd yr Ysgrifennydd yn defnyddio'r polisi hwn i bennu'r angen i greu Copi Cyhoeddadwy, ac os felly, bydd yn cymhwyso'r golygiadau yn unol â'r polisi hwn. Yn yr amgylchiadau hyn gofynnir am gymeradwyaeth y Cadeirydd i ddatgelu'r Copi Cyhoeddadwy, a dim ond pan fydd y Copi Ffeil o’r cofnodion wedi'u cadarnhau gan y Pwyllgor y gwneir y datgeliad. Gellir gofyn am gyngor ar olygiadau yn yr achosion hyn gan y Tîm Llywodraethu Corfforaethol neu Ysgrifennydd y Brifysgol.

29.Yn achos ceisiadau am y Copi Ffeil o’r cofnodion gan berson:

• nad yw'n aelod o'r pwyllgor hwnnw
• ac nid yw ychwaith yn dal swydd y byddai copi ffeil o’r cofnodion yn cael eu dosbarthu iddi fel mater o drefn
• nad yw’n Archwiliwr Mewnol nac Allanol

a lle nad yw'r sawl sy’n gwneud y cais yn fodlon â Chopi Cyhoeddadwy, dylai Ysgrifennydd y Pwyllgor ymdrin â'r cais yn unol â'r Datganiad o Bapurau ar Gais a nodir ym mharagraffau 40-44 isod.

Gwrthdaro rhwng Buddiannau

30.Gall fod achosion pan fydd angen hepgor rhannau o gofnodion a rennir ag aelodau Pwyllgor ar gyfer aelodau unigol oherwydd gwrthdrawiad buddiannau.

31.Os oes gan aelod Pwyllgor wrthdaro rhwng buddiannau ac na chaiff weld rhan o’r cofnodion oherwydd y gwrthdaro hwn, dylid tynnu’r rhan berthnasol o’r cofnodion a rhoi [WEDI’I HEPGOR] neu [WEDI’I HEPGOR YN RHANNOL] yn ei le.

32.Dylid rhannu’r cofnodion hyn wedi’u golygu â’r Ysgrifennydd a/neu’r Cadeirydd er mwyn cadarnhau bod y gwrthdaro rhwng buddiannau wedi’i reoli’n briodol. Bydd yr Ysgrifennydd yn sicrhau mai’r fersiwn wedi’i golygu’n unig, sy’n sôn yn benodol am wrthdaro rhwng buddiannau, y bydd yr unigolyn (unigolion) o dan sylw yn ei derbyn.

33.Ar gyfer cofnodion y Pwyllgor Archwilio a Risg, dylid ystyried hepgor rhannau o’r cofnodion cyn i’r rhain gael eu rhannu ag archwilwyr mewnol ac allanol. Felly gall fod angen paratoi fersiynau ychwanegol ac wedi’u teilwra o’r cofnodion yn benodol i’r archwilwyr mewnol a’r archwilwyr allanol. Er enghraifft, bydd rhannau sy’n trafod penodi archwilwyr allanol a thalu archwilwyr mewnol yn cael eu hepgor.

Cyhoeddi Papurau Cyfarfodydd

34. Ni chyhoeddir papurau cyfarfodydd pwyllgorau ar y rhyngrwyd neu’r fewnrwyd fel mater o drefn. Bydd ceisiadau am ddatgelu papurau yn cael eu cyfeirio at Committees@caerdydd.ac.uk yn y lle cyntaf.

Y Broses o Ddosbarthu Papurau

35. Mae dosbarthiadau papur yn llywio’r broses ddatgelu ac maent yn dilyn y categorïau a nodir yn y Polisi Dosbarthu a Thrin Gwybodaeth:

• Cyfrinachol Iawn (C1)
• Cyfrinachol (C2)
• Heb fod yn gyfrinachol

36. Ychwanegir “HC” (Highly Confidential) ar ôl rhif y papurau sy’n Gyfrinachol Iawn (C1).  Ychwanegir “C” (Confidential) ar ôl rhif y papurau sy’n Gyfrinachol (C2).

37. Caiff papurau eu dosbarthu gan eu hawduron ar adeg eu cyflwyno i Fwrdd Gweithredol y Brifysgol (yna cadarnheir y dosbarthiad gan noddwr y Bwrdd Gweithredol) a/neu ar adeg eu cyflwyno i ysgrifennydd y Pwyllgor.  Os bydd aelod o’r tîm Llywodraethu Corfforaethol o’r farn y gallai papur fod wedi’i ddosbarthu’n anghywir ar adeg ei gyflwyno i’r Pwyllgor, codir hyn gydag awdur y papur yn y lle cyntaf a’i ddatrys gyda’r Ysgrifennydd a/neu’r Cadeirydd yn ôl yr angen cyn cyhoeddi'r papurau.

38. Bydd pob unigolyn sy’n ymdrin â phapurau yn gyfrifol am gymhwyso’r rheolau ymdrin â gwybodaeth priodol i bob categori o wybodaeth, a gofyn am eglurhad neu gyngor gan reolwr llinell neu’r Tîm Cydymffurfiaeth a Risg (ComplianceandRisk@caerdydd.ac.uk) os nad yw’n siŵr sut i ddosbarthu neu ymdrin â gwybodaeth. Rhoddir enghreifftiau o wybodaeth sy’n dod o fewn categorïau C1 a C2 yn Atodiad B.

Rhyddhau Papurau ar Gais

39.Gellir rhyddhau papurau yn y categori Heb fod yn Gyfrinachol yn fewnol neu’n allanol ar gais, yn amodol ar olygu unrhyw ddata personol mewn datgeliadau allanol.

40.Wrth adolygu’r broses o ryddhau Papurau Cyfrinachol i’r rhai nad ydynt yn aelodau pwyllgor nac yn dal swydd y dosberthir y papurau iddynt fel mater o drefn, rhaid ystyried a yw unrhyw rai o’r amodau a greodd gyfrinachedd ar adeg eu dosbarthu wedi newid ers hynny e.e. mae'r wybodaeth bellach yn y parth cyhoeddus. (Y papurau Cyfrinachol yw’r rhai sydd â rhifau papur ac yna C neu HC, papurau sydd fel arall wedi’u marcio’n ‘gyfrinachol’ a chofnodion heb eu golygu nad ydynt yn cael eu cyhoeddi fel mater o drefn.)

41.Bydd Papurau Cyfrinachol yn cael eu rhyddhau ar gais yn allanol i’r Brifysgol yn unig lle bo hynny’n ofynnol yn ôl y gyfraith e.e. oherwydd gofyniad Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 (oni bai bod y sawl sy’n gwneud y cais allanol yn aelod o’r pwyllgor neu’n dal swydd y dosberthir y papurau iddi fel mater o drefn gan gynnwys Archwilwyr Allanol ac Archwilwyr Mewnol Allanol). Rheolir y cais yn unol â darpariaethau’r Ddeddf a gweithdrefnau cysylltiedig y Brifysgol, yn unol â chyfarwyddyd y Tîm Cydymffurfiaeth a Risg yn Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol.

42.Gellir rhannu Papurau Cyfrinachol ar gais yn fewnol os yw’r sawl sy’n gwneud y cais:

• yn aelod o'r pwyllgor a dderbyniodd y papur
• yn dal swydd y byddai'r papur fel arall wedi'i ddosbarthu iddi fel mater o drefn
• yn Archwilydd Mewnol neu

43. Ym mhob achos arall gellir rhannu Papurau Cyfrinachol yn fewnol ar gais, fel y cytunir gan Ysgrifennydd y Brifysgol a all ofyn am farn:

• noddwr UEB – neu lle nad oes noddwr UEB, yr hynaf o awdur y papur a chyflwynydd y papur (lle bo’n wahanol),
• Ysgrifennydd y Pwyllgor a/neu Gadeirydd y Pwyllgor

a bydd yn cymryd i ystyriaeth unrhyw rwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol yn ymwneud â datgelu.

Tabl Hanes Rheoli a Newidiadau i’r Polisi

44. Rheoli Fersiynau

45. Hanes y newidiadau