Pwyllgor Archwilio a Risg 9 Hydref 2023

Cofnodion Cyfarfod Pwyllgor Archwilio a Risg Prifysgol Caerdydd a gynhaliwyd ddydd Llun 9 Hydref 2023 am 09:00 drwy Zoom.

Yn Bresennol: Dr Robert Weaver (Cadeirydd), Pers Aswani, Dónall Curtin, ac Agnes Xavier-Phillips.

Hefyd yn bresennol:  Jonathan Brown (KPMG), Ruth Davies [cofnod 1181-1183], Rob Davies [cofnod 1183], Anita Edson [cofnod 1182-1183], Clare Eveleigh, Rashi Jain, Julie-Anne Johnston, Sian Marshall, Carys Moreland, Sue Midha [cofnod 1185], Mark O'Connor [cofnod 1177], Melanie Rimmer [cofnod 1179], Claire Sanders, Laura Sheridan, Natalie Stewart, Is-Ganghellor, Darren Xiberras.

1166 Croeso a materion rhagarweiniol

1166.1  Croesawyd pawb i’r cyfarfod, gan gynnwys Natalie Stewart, Rheolydd Ariannol y Grŵp, a Laura Sheridan, Pennaeth Dros Dro Archwilio Mewnol, a ddaeth i’w cyfarfodydd cyntaf o’r Pwyllgor, a Julie-Anne Johnston, Prentis Llywodraethwr, a oedd yn arsylwi’r cyfarfod.

1166.2  Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau fod y cyfarfod yn cael ei recordio i gynorthwyo gyda’r gwaith o baratoi’r cofnodion.

1167  Ymddiheuriadau am absenoldeb

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan Suzanne Rankin.

1168 Datgan Buddiannau

Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau o’u dyletswydd i ddatgelu unrhyw wrthdaro buddiannau posibl. Ni ddatgelwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

1169 Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfodydd a gynhaliwyd ar 15 Mehefin 2023 (22/842C), 19 Gorffennaf 2023 (22/851C) a 5 Medi 2023 (23/93C) fel cofnod gwir a chywir ac fe’u cymeradwywyd i’w llofnodi gan y Cadeirydd.

1170  Materion yn codi o’r Cofnodion

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/94C, 'Materion yn Codi'. Siaradodd y Cadeirydd am yr eitem hon.

Nodwyd

Cofnod 1151.1: Opsiynau Archwilio Mewnol yn y dyfodol

1170.1 Y byddai cwmpas yr adolygiad allanol o'r swyddogaeth archwilio mewnol yn cael ei osod yng nghyd-destun penderfyniad y Pwyllgor ym mis Gorffennaf 2023 i gadw'r model presennol o wasanaeth archwilio mewnol hybrid yn rhannol ar gontract allanol; y byddai'r cwmpas yn cynnwys ystyried rôl y gwasanaeth, y llinell adrodd, y gyllideb, a'r cyfrifoldebau sicrwydd.

1170.2 Y byddai gofyn i'r Pwyllgor ystyried y cwmpas trwy ddosbarthiad ebost er hwylustod.

1171 Cyfansoddiad ac aelodaeth

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/116 – ‘Cyfansoddiad ac Aelodaeth’.  Siaradodd Ysgrifennydd y Brifysgol am yr eitem hon.

Nodwyd

1171.1 Bod y papur yn cynnig diwygiadau i’r Cyfansoddiad er mwyn ffurfioli’r gofyniad i roi gwybod am unrhyw wallau perthnasol (mwy na £50k) mewn ffurflenni treth a ffurflenni eraill fel y cytunwyd gan y Pwyllgor ym mis Mawrth 2022 ac i ddileu’r gofyniad i’r Pwyllgor graffu ar y broses adolygu ar gyfer rheoliadau ariannol am mai’r Cyngor a'r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau sydd gan awdurdod dros hyn o dan y Cynllun Dirprwyo.

Penderfynwyd

1171.2  Argymell y newidiadau i gyfansoddiad y Pwyllgor i'r Cyngor i’w cymeradwyo.

Adrodd ar Gynaliadwyedd

Nodwyd

1171.3 Bod y Pwyllgor wedi cytuno ym mis Mawrth 2023 i ddiwygio ei Gyfansoddiad i gynnwys gofyniad i roi barn flynyddol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd trefniadau’r Brifysgol ar gyfer cynaliadwyedd; bod canllawiau sector cyfyngedig ar y diffiniad o gynaliadwyedd neu’r fformat adrodd ac felly roedd angen i'r Pwyllgor gytuno ar ei ddull gweithredu ei hun.

1171.4 Bod y strwythur arfaethedig a chynnwys yr adroddiad yn ymddangos yn addas i'r diben ac y byddai adborth pellach yn cael ei ddarparu ar ôl derbyn fersiwn cyntaf yr adroddiad.

Penderfynwyd

1171.5 Cymeradwyo'rdiffiniado gynaliadwyedd yn un ariannol, amgylcheddol a strategol.

1171.6  Cymeradwyo strwythur a chynnwys arfaethedig yr adroddiad sicrwydd blynyddol.

1172 Eitemau gan y Cadeirydd

Nodwyd

Nad oedd unrhyw eitemau i'w hadrodd o dan yr eitem hon ar yr agenda.

1173 Adroddiad Cofrestr Risg Strategol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/125C 'Adroddiad Cofrestr Risg Strategol'.  Siaradodd yr Is-ganghellor am yr eitem hon.

Nodwyd

1173.1 Bod Concrit Awyredig Awtoclafiedig Cyfnerth (RAAC) wedi'i ychwanegu fel risg strategol yn dilyn sefydlu grŵp digwyddiadau mawr; bod holl adeiladau'r Brifysgol wedi'u harolygu; mai dim ond ym mhedwerydd llawr Undeb y Myfyrwyr yr oedd RAAC wedi'i ganfod, a oedd wedi'i gau gyda gwaith adfer ar y gweill; bod y gweithredu cyflym hwn wedi rhoi sicrwydd i'r Pwyllgor fod y Brifysgol yn rheoli digwyddiadau difrifol a digwyddiadau sy'n dod i'r amlwg yn effeithiol.

1173.2 Bod y risg Parhad Busnes – Digwyddiad Mawr wedi'i gynnig i'w ddad-ddwysáu gan fod y sgôr risg gweddilliol yn foddhaol; bod gan y Brifysgol brosesau effeithiol ar waith i reoli digwyddiadau mawr, a oedd wedi'u profi'n gadarn mewn sefyllfaoedd byw; bod y prosesau sydd ar waith wedi gwneud argraff ar yr Is-Ganghellor newydd.

1173.3 Bod y tebygolrwydd o risg DENTL wedi cynyddu oherwydd bod cyflwr adeiladwaith a chyfleusterau'r Ysgol yn dirywio; bod yr Ysgol wedi'i lleoli o fewn yr Ysbyty Deintyddol, cyfleuster sy'n eiddo i Fwrdd Iechyd Prifysgol Caerdydd a'r Fro ac yn cael ei reoli ganddo; bod yr Ysgol wedi codi pryderon nad oedd difrifoldeb yr heriau a wynebwyd yn cael ei gydnabod yn llawn nac yn cael sylw priodol gan Fwrdd Iechyd Prifysgol Caerdydd a'r Fro.

1173.4 Bod sgôr tebygolrwydd gweddilliol ansawdd data wedi gostwng i 3 (o bosib) oherwydd mabwysiadu Strategaeth Data'r Brifysgol, a chyflwyno fframwaith a fyddai'n gwella ansawdd data ar draws y sefydliad cyfan.

1173.5 Bod y sgôr risg ar gyfer y risg Recriwtio a Rhyngwladoli Myfyrwyr yn cael ei ystyried yn briodol o ystyried na fyddai niferoedd myfyrwyr ôl-raddedig yn hysbys tan 3 Tachwedd 2023 a'r ansefydlogrwydd parhaus yn y farchnad ôl-raddedig.

Penderfynwyd

1173.6  Argymell y gofrestr risg i'r Cyngor i'w chymeradwyo.

1174  Sefyllfa Ariannol 2022/23

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/122C 'Sefyllfa Ariannol 2022/23'.  Siaradodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

1174.1 [Hepgorwyd]

1174.2  Bod credydu grantiau cyfalaf i'r fantolen a chreu a dileu'r ased sefydlog dros ei oes yn gyson â'r SORP AU; bod KPMG yn gallu cadarnhau bod y dull hwn yn cael ei ddefnyddio'n eang gan brifysgolion eraill.

1175 Diweddariad Cynnydd Archwilio Allanol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/95C 'Diweddariad Cynnydd Archwilio Allanol'.  Siaradodd Jon Brown o KPMG am yr eitem hon.

Nodwyd

1175.1 Bod KPMG, ers yr adroddiad diwethaf ym mis Mehefin, wedi cwblhau ei weithdrefnau cynllunio ac asesu risg, wedi cwblhau profion ar nifer o feysydd ac wedi dechrau cynnal profion ar eraill; bod yr archwiliad terfynol ychydig ar ei hôl hi ond roedd KPMG yn hyderus y byddai wedi'i gwblhau cyn y terfyn amser eleni.

1175.2 Bod y tîm Cyllid wedi'i gryfhau a bod KPMG yn cael ymgysylltiad a chefnogaeth dda; bod ymatebion o'r tu allan i'r tîm Cyllid yn arafach nag a fyddai'n ddymunol mewn rhai achosion ond bod ceisiadau heb eu datrys yn cael eu hadolygu o leiaf bob wythnos a'u cyfeirio at y Prif Swyddog Ariannol i weithredu arnynt lle bo angen; nad oedd oedi o'r math hwn yn anghyffredin ar draws sefydliadau eraill yr oedd KPMG yn ymwneud â nhw.

1175.3 Bod dadansoddeg data yn cael ei defnyddio’n llwyddiannus ar gyfer profion poblogaeth cyfnodolyn ym Mhrifysgol Caerdydd; bod dadansoddeg data yn cael ei defnyddio'n ehangach mewn rhai sefydliadau, yn nodweddiadol lle bu'r buddsoddiad mewn systemau yn llawer mwy neu lle'r oedd systemau wedi'u cyflunio'n well; fodd bynnag, cydnabuwyd efallai nad yw manteision buddsoddi mewn systemau bob amser yn cyfiawnhau'r gost o'i flaenoriaethu yn erbyn anghenion buddsoddi eraill.

1176 Diweddariad ar Argymhellion Archwilio Allanol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/123C 'Diweddariad ar Argymhellion Archwilio Allanol'.  Siaradodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

1176.1Bod gwaith wedi'i wneud i weithredu rheolaethau llaw ac ôl-weithredol mewn ymateb i argymhelliad lefel 1 â blaenoriaeth - Rheoli Awdurdodi Cyfnodolion; bod ymchwiliad i fanteision ac anfanteision gweithredu rheolaethau yn Oracle yn parhau; bod mesurau dros dro wedi'u rhoi ar waith ar gyfer 2022-23 i'r Prif Swyddog Ariannol adolygu ac ôl-awdurdodi pob cyfnodolyn uwchlaw gwerthoedd trothwy penodol (£50,000); bod KPMG wedi dweud bod y mater hwn a'r argymhellion cysylltiedig yn gyffredin ymhlith eu cleientiaid.

1176.2 Bod yr argymhelliad lefel 2 â blaenoriaeth – Gwaith Llaw wedi cael sylw drwy uwchraddio system wedi’i gynllunio a rhagwelwyd y byddai gwelliannau ar waith mewn pryd ar gyfer archwiliad 2023-24 ac yn unol â’r amserlen a nodwyd yn wreiddiol yn ymateb y rheolwyr.

1176.3 Bod cynnig i ailstrwythuro'r tîm Ôl-ddyfarniadau wedi'i dderbyn ac y byddai'n darparu adnoddau ychwanegol; y byddai'n cymryd amser i recriwtio a hyfforddi staff ond byddai'r cam gweithredu hwn yn y pen draw yn arwain at welliannau i fynd i'r afael ag argymhelliad lefel 3 â blaenoriaeth – Rheoli Adolygu Prosiectau Ymchwil.

1176.4 Bod cynnydd rhesymol wedi’i wneud gyda’r argymhellion eraill a rhagwelwyd y byddai hyn yn cael ei adlewyrchu yn adroddiad ISA260 2023; bod KPMG yn cytuno â chrynodeb y Prif Swyddog Ariannol o'r cynnydd a wnaed wrth fynd i'r afael â'r argymhellion; bod y Pwyllgor yn cydnabod y gwaith caled a wnaed gan y Prif Swyddog Ariannol a'u tîm wrth fynd i'r afael â'r argymhellion.

Penderfynwyd

1176.5 Cymeradwyo bod yr adroddiad yn darparu lefel briodol o sicrwydd mewn perthynas ag argymhellion archwiliad KPMG.

1177 Fframwaith Rheoli Mewnol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/120C 'Fframwaith Rheoli Mewnol'.  Ymunodd Mark O'Connor, Ymgynghorydd Cyllid â'r cyfarfod ar gyfer yr eitem hon.

Diweddariad ar Gynnydd y Fframwaith Rheoli Mewnol

Nodwyd

1177.1 Bod y gwaith hyd yma i greu Fframwaith Rheoli Mewnol (ICF) wedi dod i'r casgliad bod y cyd-destun rheoli sy'n gweithredu ar draws yr holl brosesau a adolygwyd yn gyffredinol gadarn ac nad oedd unrhyw reolaethau allweddol amlwg ar goll.

1177.2 Bod nifer o bwyntiau wedi’u nodi lle nad oedd rheolaethau’n gweithredu yn ôl y disgwyl, a briodolwyd i orddibyniaeth ar brosesau a rheolaethau â llaw, diffyg dogfennau broses glir a rolau a chyfrifoldebau wedi’u diffinio’n glir, a diffyg adnoddau mewn rhai meysydd allweddol; bod y pwyntiau hyn wedi achosi rhwystredigaeth gyda systemau a phrosesau ac y gallent arwain at ddiffyg cydymffurfiaeth; y byddai camau gweithredu tymor byr, canolig a hir yn cael eu rhoi ar waith i fynd i'r afael â'r materion a nodwyd fel rhai priodol.

1177.3 Y byddai'n ddefnyddiol i'r Pwyllgor weld y cynllun gweithredu a'r cynnydd yn erbyn yr argymhellion; y byddai'r gwaith o fapio’r ICF yn cael ei gwblhau erbyn diwedd y flwyddyn galendr ac y byddai'r gwaith o ddatblygu'r cynllun gweithredu a'r amserlen yn cael ei ddatblygu ym mis Ionawr 2024; bod y gwaith hwn yn cyd-fynd yn agos â'r Model Gweithredu Targed (TOM), gan gynnwys datblygu gwasanaeth ymchwil y dyfodol.

Penderfynwyd

1177.4 Bod y Pwyllgor yn derbyn diweddariad ar y cynllun gweithredu i fynd i'r afael â'r argymhellion rheoli a'r cynnydd o ran eu cwblhau mewn cyfarfod yn y dyfodol.

1177.5  Cynnal adolygiad i adnabod unrhyw brosesau allweddol eraill, gan gynnwys y rhai sydd y tu allan i’r adran Cyllid, a fyddai'n elwa o gael eu mapio fel rhan o’r prosiect ICF.

Twyll a Gwallau wrth Gydnabod Refeniw Ymchwil

Nodwyd

1177.6  Bod y Pwyllgor wedi gofyn am bapur i roi sicrwydd ynghylch cadernid y rheolaethau sydd ar waith i atal y risg o gamgymeriad neu dwyll wrth gydnabod incwm ymchwil; bod hwn yn faes risg sylweddol a nodwyd fel rhan o Archwiliad Allanol 2022, fodd bynnag ni nodwyd unrhyw faterion rheoli yn adroddiad ISA260.

1177.7 Bod incwm ymchwil yn cael ei gydnabod yn y cyfrifon yn unol â'r model perfformiad; un o'r ddau ddull a ganiateir o dan FRS 102; lle nad oedd amodau perfformiad wedi'u pennu, bod incwm yn cael ei gydnabod yn unol â gwariant y prosiect.

1177.8 Nad oedd yr adolygiad a gynhaliwyd wedi nodi unrhyw wallau perthnasol a nifer o welliannau rheoli; bod ymweliadau sicrwydd cyfnodol yn cael eu cynnal gan UKRI gyda chanlyniad o sicrwydd cymedrol a dderbyniwyd yn yr ymweliad diwethaf ym mis Mawrth 2023; o ystyried yr adolygiadau rheolaidd a gynhaliwyd gan KPMG ac UKRI, nad oedd fawr o bwrpas comisiynu archwiliadau manwl ar feysydd neu brosiectau penodol nes bod archwiliad y flwyddyn gyfredol wedi'i gwblhau.

1177.9 Bod staff yn yr Ysgolion a'r Colegau yn chwarae rhan allweddol yn y maes gweithgaredd hwn a bod gwaith TOM yn anelu at ddiffinio rolau a chyfrifoldebau staff yn y Gwasanaethau Proffesiynol, Ysgolion a Cholegau yn glir; y byddai'r gwaith hwn yn bwysig i sicrhau bod rheolaethau cadarn ac effeithiol ar waith ar draws holl feysydd y sefydliad.

Penderfynwyd

1177.10 Cymeradwyo'r lefel briodol o sicrwydd mewn perthynas â risgiau sy'n codi o gydnabod refeniw Ymchwil yn y Brifysgol.

1177.11 Cymeradwyo cyfeiriad, cwmpas y gwaith a'r canfyddiadau sy'n deillio o'r gwaith ar ddatblygu Fframwaith Rheoli Mewnol ar gyfer y Brifysgol.

1177.12  I'r Pwyllgor ystyried yr angen am adolygiad pellach neu archwiliad manwl o feysydd neu brosiectau unigol unwaith y bydd yr archwiliad allanol wedi'i gwblhau.

Gadawodd Mark O'Connor, yr Ymgynghorydd Cyllid, y cyfarfod ar ddiwedd yr eitem hon.

1178 Diweddariad Mapio Sicrwydd

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/126C 'Diweddariad Mapio Sicrwydd'.  Siaradodd Ysgrifennydd y Brifysgol am yr eitem hon.

Nodwyd

1178.1 Bod y dull mapio sicrwydd wedi'i ddatblygu mewn ymateb i argymhelliad o ymweliad Adolygiad Sicrwydd Sefydliadol CCAUC yn 2017; y cysylltwyd â CCAUC yn ddiweddar am eu cyngor ar ddatblygu'r broses ymhellach ac wedi nodi mai Prifysgol Caerdydd oedd yr unig sefydliad yng Nghymru gyda phroses o'r fath sy’n cael ei ddatblygu.

1178.2  Y byddai gweithredu meddalwedd rheoli risg yn cefnogi datblygiad y map sicrwydd, trwy alinio'r pedair llinell amddiffyn i bob rheolaeth a dyrannu sgôr sicrwydd a phwysiad i gefnogi sgorio risg gweddilliol.

1178.3  Y bwriadwyd i'r risg sicrwydd rheoleiddiol gael ei archwilio’n fanwl unwaith y byddai'r feddalwedd rheoli risg yn ei lle; y byddai pob elfen a nodir yn cael ei hasesu o ran risg ar wahân a'i chofnodi'n unigol ar gofrestr risg sy'n briodol i'r elfen honno.

1178.4 Bod y Pwyllgor yn croesawu'r gwelliannau i'r prosesau rheoli risg.

1179 Diweddariad ar Ddigwyddiadau Mawr a Difrifol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/121HC 'Diweddariad ar Ddigwyddiadau Mawr a Difrifol'. Siaradodd Ysgrifennydd y Brifysgol a'r Prif Swyddog Gweithredu am yr eitem hon.

Nodwyd

1179.1 [Hepgorwyd]

1179.2 [Hepgorwyd]

1179.3 [Hepgorwyd]

Penderfynwyd

1179.4 Cadarnhau bod yr adroddiad yn rhoi digon o sicrwydd o ran y risgiau yn y maes hwn

1180 Rheoli risg sy’n ymwneud â data a gyflwynir yn allanol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/115C 'Rheoli risg sy’n ymwneud â data a gyflwynir yn allanol'.  Ymunodd y Cyfarwyddwr Cynllunio Strategol â'r cyfarfod ar gyfer yr eitem hon.

Nodwyd

1179.1 Bod y model tair llinell amddiffyn wedi bod yn ei le ac yn gweithredu'n effeithiol ar gyfer ffurflenni allanol ers nifer o flynyddoedd; bod trosolwg gan y Grŵp Goruchwylio Ffurflenni Allanol (EROG) o ddatganiadau trafodion y Cwmni Benthyciadau Myfyrwyr a manylion cyswllt yr Arolwg Cenedlaethol o Fyfyrwyr wedi'u cyflwyno yn ystod 2022-23, a oedd yn rhoi sicrwydd ail a thrydedd llinell ar gyfer y datganiadau hyn; bod EROG wedi cyfeirio unrhyw bryderon at y Grŵp Llywodraethu Data o dan y fframwaith llywodraethu data newydd.

1179.2 Bod cydymffurfio â gofynion prosiect dyfodol data HESA yn risg sy’n dod i’r amlwg ar gyfer 2023-24 ac y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno yn y fersiwn nesaf o’r adroddiad i’r Pwyllgor.

Penderfynwyd

1079.3 Cymeradwyo bod yr adroddiad yn rhoi lefel briodol o sicrwydd mewn perthynas â data a gyflwynir yn allanol.

Gadawodd y Cyfarwyddwr Cynllunio Strategol y cyfarfod ar ddiwedd yr eitem hon.

1181 Adroddiad Digwyddiad Difrifol blynyddol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/114HC 'Adroddiad Digwyddiad Difrifol Blynyddol'. Ymunodd y Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol â'r cyfarfod ar gyfer yr eitem hon.

Nodwyd

1181.1 [Hepgorwyd]

1181.2 [Hepgorwyd]

Penderfynwyd

1181.3  Cadw'r adroddiadau ar wahân ar faterion cydymffurfio ariannol er mwyn sicrhau bod risgiau trothwy ariannol lefel is yn amlwg ond sicrhau croesgyfeirio â'r adroddiad digwyddiad difrifol i sicrhau adrodd clir a chywir.

1181.4  Cymeradwyo bod gwaith pellach ar ddogfennu’r prosesau/grwpiau newydd ar gyfer rheoli’r bygythiad o niwed a’u perthynas â’r fframwaith adrodd am ddigwyddiadau difrifol yn digwydd er mwyn lliniaru’r risg na chaiff digwyddiadau o’r natur hyn eu dogfennu’n llawn nac adrodd arnynt yn briodol.

1181.5 Cymeradwyo bod cynnwys yr Adroddiad Blynyddol ar Ddigwyddiadau Difrifol yn rhoi sicrwydd digonol yn y maes risg hwn.

1182 Diweddariad ar y risgiau allweddol i ystâd y Brifysgol a'r camau gweithredu a lliniaru sy’n cael eu cymryd

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/110C 'Diweddariad ar y risgiau allweddol i ystâd y Brifysgol a'r camau gweithredu a lliniaru sy'n cael eu cymryd'.  Ymunodd y Cyfarwyddwr Ystadau â'r cyfarfod ar gyfer yr eitem hon.

Nodwyd

1182.1 Bod cynnydd wedi'i wneud o ran mynd i'r afael â risgiau Ystadau dros y 12 mis blaenorol; roedd gweithgareddau allweddol yn cynnwys cymeradwyo Strategaeth Ystadau dros dro; cwblhau arolwg cyflwr yr ystâd breswyl gyda'r arolwg o weddill yr ystâd i'w gwblhau erbyn mis Mawrth 2024; y byddai meddalwedd newydd yn cael ei gyflwyno ar gyfer canlyniadau'r arolwg ac i gefnogi datblygiad rhaglen ôl-groniad cynnal a chadw.

1182.2 Bod cyllideb o £5.4m ar gyfer cynnal a chadw hanfodol wedi'i dyrannu a bod rheolwr rhaglen yn cael ei recriwtio i'w oruchwylio; bod £2m ychwanegol wedi'i ddyrannu i'r gyllideb cynnal a chadw ystadau a flaenoriaethwyd ar sail risg; bod dau bartner busnes wedi'u recriwtio i hyrwyddo cyfathrebu ag Ysgolion a dealltwriaeth o'r materion i alluogi'r broses flaenoriaethu; bod swyddi newydd Rheolwr Adeiladau ac Asedau a Rheolwr Tân wedi'u creu; bod fframwaith contractwyr newydd, mwy hyblyg wedi'i gyflwyno.

1182.3 Bod yr effaith ar les staff yn cael ei ystyried wrth ddiffinio'r rhaglen cynnal a chadw lle bo modd.

1182.4  Y byddai ystyried y defnydd o ofod a chyflwr yr ystâd yn ffactorau wrth ddatblygu Strategaeth newydd y Brifysgol; na fyddai gwella cyflwr y stad lawn yn debygol o fod yn bosibl heb rywfaint o resymoli; y byddai alinio Strategaeth Ystadau'r dyfodol â ffurf Prifysgol Caerdydd yn y dyfodol yn hollbwysig.

1182.5 Bod y Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau yn darparu trosolwg o faterion ystadau, gan gynnwys y gyllideb a’r defnydd o gronfeydd wrth gefn lle bo angen.

Penderfynwyd

1182.6 Cymeradwyo bod yr adroddiad yn rhoi lefel briodol o sicrwydd ynghylch rheoli risgiau Ystadau.

1182.7 Bod adroddiad pellach yn cael ei ddarparu ymhen 12 mis ar gynnydd gyda/rhwystrau i fynd i'r afael â risgiau allweddol yr Ystadau a datblygiad y Strategaeth Ystadau i gefnogi Strategaeth newydd y Brifysgol.

1183 Pwyntiau Trafod ar gyfer Adroddiadau Sicrwydd Archwilio Mewnol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/117HC 'Pwyntiau Trafod ar gyfer Adroddiadau Sicrwydd Archwilio Mewnol'.  Siaradodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Dros Dro am yr eitem hon.

Nodwyd

1183.1 [Hepgorwyd]

Adroddiad Rheoli Gofod

Nodwyd

1183.2 [Hepgorwyd]

1183.3 [Hepgorwyd]

Adroddiad Llywodraethu

Ymunodd y Cofrestrydd, Coleg y Gwyddorau Biofeddygol a Bywyd, â'r cyfarfod ar gyfer yr eitem hon.

Nodwyd

1183.4 [Hepgorwyd]

1183.5 [Hepgorwyd]

1183.6 [Hepgorwyd]

Gadawodd y Cyfarwyddwr Ystadau, Cofrestrydd y Coleg ar gyfer BLS a'r Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol y cyfarfod ar ddiwedd yr eitem hon.

1184 Adroddiad Cynnydd Yn Erbyn y Rhaglen Archwilio Mewnol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/119HC 'Adroddiad Cynnydd yn Erbyn y Rhaglen Archwilio Mewnol'. Siaradodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Dros Dro am yr eitem hon.

Nodwyd

1184.1[Hepgorwyd]

1184.2 [Hepgorwyd]

1185 Hyfforddiant Gorfodol

Ymunodd y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol â'r cyfarfod ar gyfer yr eitem hon.

Nodwyd

1185.1 [Hepgorwyd]

1185.2 [Hepgorwyd]

1185.3 [Hepgorwyd]

Gadawodd y Cyfarwyddwr AD y cyfarfod ar ddiwedd yr eitem hon.

1186 Unrhyw Fater Arall

Ni thrafodwyd unrhyw fater arall.

1187 Adolygu risgiau a amlygwyd yn y gofrestr risgiau

Nodwyd

1187.1  Bod pwrpas adolygu'r modd y mynegir risg Ystadau i sicrhau aliniad â'r adroddiad ar wahân i'r Pwyllgor; bod bwriad eisoes i ddadansoddi'r holl risgiau (fel rhan o'r ymarfer rheoli risg parhaus) cyn yr adroddiad nesaf i'r Pwyllgor.

Penderfynwyd

1187.2 Bod y gofrestr risgiau’n cynrychioli’r wybodaeth a roddwyd i’r Pwyllgor yn gywir.

1188  Adroddiad Blynyddol ar Dwyll, Llwgrwobrwyo a Materion Eraill sy’n Ymwneud â Chydymffurfiaeth Ariannol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/113HC 'Twyll, Llwgrwobrwyo a Materion Eraill sy’n Ymwneud â Chydymffurfiaeth Ariannol - Adroddiad Blynyddol'. Siaradodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

1188.1 [Hepgorwyd]

1188.2 [Hepgorwyd]

1188.3 [Hepgorwyd]

1188.4 [Hepgorwyd]

Penderfynwyd

1188.5 Cael cadarnhad nad oedd staff yn cael eu cyflogi trwy gwmnïau gwasanaeth personol.

1188.6 Rhoi cadarnhad o'r broses i sicrhau nad oedd taliadau ffioedd myfyrwyr yn cael eu gwneud gan unigolion â sancsiynau.

1188.7 Cymeradwyo bod cynnwys yr Adroddiad Blynyddol yn rhoi sicrwydd digonol yn y maes risg hwn.

1189  Adroddiadau chwythu'r chwiban

Siaradodd Ysgrifennydd y Brifysgol a'r Prif Swyddog Gweithredu am yr eitem hon.

Nodwyd

1189.1 Na chafwyd unrhyw adroddiadau o dan y Polisi Datgelu er Lles y Cyhoedd (Chwythu’r Chwiban) ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor.

1189.2 Nad oedd absenoldeb unrhyw gwynion i’w hadrodd yn dynodi nad oedd y Polisi yn gweithredu'n effeithiol; bod nifer o faterion wedi'u codi dan y Polisi ond bod y rhain wedi'u brysbennu a'u cyfeirio ar gyfer gweithredu dan weithdrefnau eraill.

Penderfynwyd

1089.3 I'r Pwyllgor gael trosolwg o nifer y materion a godwyd o dan y Polisi a gyfeiriwyd ar gyfer gweithredu dan weithdrefnau eraill.

1190 Eitemau a gafwyd i’w cymeradwyo

Penderfynwyd

1190.1 Cymeradwyo'r papurau canlynol:

• 23/96 Adroddiad Cydymffurfiaeth - Cod Ymarfer Archwilio AU CUC a Chod Llywodraethu AU CUC
• 23/127C Adroddiad Rheoli Risg Blynyddol
• 23/124C Gwerth am Arian

1191 Eitemau a Dderbyniwyd er Gwybodaeth

Nodwyd

1191.1 Y papurau canlynol:

• 23/97 Cyfansoddiad ac Aelodaeth y Cydbwyllgor Archwilio a Risg a'r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau
• 23/118C Diweddariad ar Gynllun Gweithredu Ymweliad Sicrwydd Sefydliadol CCAUC

Gadawodd yr holl Swyddogion ac eithrio'r Prif Swyddog Gweithredu, Ysgrifennydd y Brifysgol a Phennaeth Archwilio Mewnol Dros Dro y cyfarfod ar gyfer yr eitemau a gadwyd yn ôl.

1192 Ymateb Rheolwyr y Panel Asesu

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 22/100HC 'Ymateb Rheolwyr y Panel Asesu'. Siaradodd y Prif Swyddog Gweithredu am yr eitem hon.

Nodwyd

1192.1 [Hepgorwyd]

1192.2 [Hepgorwyd]

1192.3 [Hepgorwyd]

1192.4 [Hepgorwyd]

Penderfynwyd

1192.5 Cymeradwyo bod lefel briodol o sicrwydd wedi'i roi a bod camau'n cael eu cymryd i fynd i'r afael â'r argymhellion a wnaed.

Gadawodd y Prif Swyddog Gweithredu y cyfarfod ar ddiwedd yr eitem hon.

1193 Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 22 Medi 2023

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 22 Medi 2023 (23/128C) fel rhai cywir a chymeradwywyd eu llofnodi gan y Cadeirydd yn amodol ar y newidiadau isod:

1193.1 [Hepgorwyd]

1193.2 [Hepgorwyd]

1194 Cyfarfod Cyfrinachol

Yn dilyn cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Risg, cynhaliwyd cyfarfod cyfrinachol. Roedd aelodau'r Pwyllgor Archwilio a Risg, y Pennaeth Archwilio Mewnol, yr archwilwyr allanol ac Ysgrifennydd y Brifysgol yn bresennol.