Cofnodion Pwyllgor Archwilio a Risg 5 Medi 2023

Cofnodion Cyfarfod Arbennig Pwyllgor Archwilio a Risg Prifysgol Caerdydd a gynhaliwyd ddydd Mawrth, 5 Medi 2023 am 12:00 dros Zoom

Yn bresennol:  Dr Robert Weaver (Cadeirydd), Pers Aswani, Dónall Curtin [tan ddiwedd Cofnod 1159.1], Suzanne Rankin [o gofnod 1157 ymlaen] ac Agnes Xavier-Phillips

Cyfranogwyr:   Ruth Davies, Rashi Jain, a’r canlynol tan ddiwedd Cofnod 1159.1: Jonathan Brown (KPMG), Daisy Gandy, yr Athro Wendy Larner, Alexander Middleton (KPMG), Claire Sanders a Darren Xiberras

1153 Croeso a materion rhagarweiniol

1153.1 Croesawyd pawb i’r cyfarfod, gan gynnwys yr Athro Wendy Larner (yr Is-Ganghellor), gan mai dyma oedd y tro cyntaf iddi ddod i un o gyfarfodydd y Pwyllgor.

1153.2 Nododd y Cadeirydd fod dulliau da o reoli risg, mesurau rheoli cryf a llywodraethiant priodol yn flociau adeiladu sylfaenol, bod angen y sylfeini cryf hyn ar y Brifysgol, ei bod yn fwy effeithlon ac yn gofyn llai o amser i unioni pethau’r tro cyntaf, a bod yn rhaid i’r Pwyllgor ganolbwyntio ar sicrhau newid cadarnhaol a symud y Brifysgol yn ei blaen.

1153.3 Aeth yr Is-Ganghellor ati i gydnabod cyfraniad gwerthfawr aelodau’r Pwyllgor a diolch iddynt am eu gwasanaeth. Nododd fod cyfle i edrych i’r dyfodol, yn dilyn penodi Is-Ganghellor newydd a Chadeirydd newydd i’r Pwyllgor. Cadarnhaodd pa mor bwysig yw gweithgareddau’r Pwyllgor a bod angen swyddogaethau archwilio a risg cryf (ynghyd â hyfforddiant a chanllawiau) i fod yn sylfaen i brifysgol uchelgeisiol wrth symud ymlaen. Pwysleisiodd hefyd y byddai’n ceisio cyngor gan y Pwyllgor ar sut i wella dull gweithredu’r Brifysgol yn y maes hwn.

1154 Ymddiheuriadau am absenoldeb

Cafwyd ymddiheuriadau gan Sian Marshall.

1155 Datgan buddiannau

Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau o’u dyletswydd i ddatgelu unrhyw fuddiannau a allai wrthdaro. Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

1156 Eitemau gan y Cadeirydd

Penodi Pennaeth Archwilio Mewnol Dros Dro

Nodwyd

1156.1 bod panel a oedd yn cynnwys Cadeirydd y Pwyllgor, y Prif Swyddog Ariannol a’r Prif Swyddog Gweithredu wedi cynnal cyfweliadau ar gyfer swydd y Pennaeth Archwilio Mewnol Dros Dro;

1156.2 bod yn rhaid diolch i Pers Aswani ac aelodau’r Tîm Archwilio Mewnol (Clare Eveleigh a Carys Moreland) am gynorthwyo â’r broses gyfweld;

1156.3 [hepgorwyd]

1156.4 [hepgorwyd]

Wedi'i ddatrys

1156.5 Argymell i'r Cyngor y dylid penodi Laura Hallez i swydd y Pennaeth Archwilio Mewnol Dros Dro

1157 Datganiad ymddiswyddo’r Pennaeth Archwilio Mewnol ac ymateb rheolwyr

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papurau ‘23/05HC Datganiad Ymddiswyddo’r Pennaeth Archwilio Mewnol’ a ‘23/07HC Ymateb Rheolwyr i Ddatganiad Ymddiswyddo’r Pennaeth Archwilio Mewnol’. Cyflwynodd Ysgrifennydd y Brifysgol y datganiad, a soniodd y Prif Swyddog Gweithredu am ymateb rheolwyr.

Ymunodd Suzanne Rankin â’r cyfarfod wrth i’r eitem hon gael ei thrafod.

Nodwyd

1157.1 [hepgorwyd]

1157.2 [hepgorwyd]

1157.3 [hepgorwyd]

1157.4 [hepgorwyd]

1157.5 [hepgorwyd]

1157.6 [hepgorwyd]

1157.8  [hepgorwyd]

1157.9 [hepgorwyd]

1157.10 [hepgorwyd]

Wedi'i ddatrys

1157.11 Cadarnhau bod lefel briodol o sicrwydd wedi’i roi i alluogi datganiad o dan adran 139 o Gôd Rheolaeth Ariannol Cyngor Cyllido Addysg Uwch Cymru

Nodwyd

1157.12 [hepgorwyd]

1158 Adroddiad blynyddol drafft y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ac ymateb rheolwyr

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papurau ‘23/06HC Adroddiad Blynyddol Drafft y Gwasanaeth Archwilio Mewnol’ a ‘23/08HC Ymateb Rheolwyr i’r Adroddiad Blynyddol Drafft’. Soniodd y Prif Swyddog Gweithredu am yr eitem hon.

Nodwyd

1158.1 [hepgorwyd]

1158.2 [hepgorwyd]

1158.3 [hepgorwyd]

1158.4 [hepgorwyd]

1158.5 [hepgorwyd]

1158.6 [hepgorwyd]

1159 Unrhyw fater arall

Nodwyd

1159.1 [hepgorwyd]

Gadawodd Jonathan Brown, Dónall Curtin, Daisy Gandy, Alexander Middleton, Claire Sanders, yr Is-Ganghellor a Darren Xiberras y cyfarfod wedi i’r eitem hon gael ei thrafod.

Wedi'i ddatrys

1159.2  Gohirio ystyried yr eitem olaf o fusnes ar yr agenda – ‘Cyngor cyfreithiol ar sylwadau cyn-gyflogeion’ – tan ddyddiad arall er mwyn gallu cael digon o amser i’w hystyried ar y cyd â’r holl aelodau sy’n bresennol