Cofnodion Pwyllgor Archwilio a Risgiau 17 Tachwedd 2022

Cofnodion cyfarfod Pwyllgor Archwilio a Risg Prifysgol Caerdydd a gynhaliwyd ddydd Llun 17 Tachwedd 2022 am 10:00 yn ystafelloedd 2.25/2.26, y Ganolfan Bywyd Myfyrwyr.

Yn bresennol: Michael Hampson (Cadeirydd), Pers Aswani, Dónall Curtin, Suzanne Rankin, Robert Weaver, ac Agnes Xavier-Phillips.

Hefyd yn bresennol: Jonathan Brown (KPMG), Ruth Davies, Millicent Ele, Clare Eveleigh, Ellie Hetenyi (KPMG), Rashi Jain, Faye Lloyd, Sian Marshall, Claire Morgan [cofnod 1079], Carys Moreland, Jo Regan, Melanie Rimmer [cofnod 1079], Claire Sanders, Is-ganghellor [cofnodion 1064-1070], Darren Xiberras.

Ymddiheuriadau: Dim

1064 Croeso a materion rhagarweiniol

1064.1 Croesawyd pawb i'r cyfarfod, gan gynnwys Millicent Ele, Prentis Lywodraethwr ar gyfer 2022-23.

1064.2 Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau fod y cyfarfod yn cael ei recordio i gynorthwyo gyda’r gwaith o baratoi’r cofnodion.

1065 Ymddiheuriadau am absenoldeb

Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau.

1066 Datgan Buddiannau

Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau o’u dyletswydd i ddatgelu unrhyw wrthdaro buddiannau posibl. Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

1067 Cofnodion y cyfarfod blaenorol

Cadarnhawyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 10 Hydref 2022 (22/208C) yn gofnod gwir a chywir, ac fe'u cymeradwywyd i gael eu llofnodi gan y Cadeirydd.

1068 Materion yn codi o’r cofnodion

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 22/220 'Materion yn Codi'. Siaradodd y Cadeirydd am yr eitem hon.

Nodwyd

Cofnod 1044.14: Archwiliad Manwl o Seiberddiogelwch

1068.1 Y byddai’r Prif Swyddog Gweithredu yn trafod y dull ar gyfer yr archwiliad manwl gyda'r Cyfarwyddwr TG. Roedd profion treiddio a gwytnwch yn cael eu cynnal, gyda chefnogaeth JISC, i sicrhau bod mesurau diogelwch priodol ar waith.

1068.2 Bod y Brifysgol wedi gallu cyflawni achrediad Cyber Essentials Plus am flwyddyn arall ac y byddai papur diweddaru yn cael ei ddarparu i'r Pwyllgor Llywodraethiant.

1068.3 Efallai y byddai’n werth gwahodd arbenigwr allanol i herio ein dull gweithredu ar gyfer seiberddiogelwch. Ni allai KPMG gefnogi'r gweithgarwch hwn gan ei fod wedi'i wahardd o dan ddarpariaeth gwasanaethau nad ydynt yn rhai archwilio.

Penderfynwyd

1068.4 Y byddai KPMG yn argymell unigolyn allanol i gynorthwyo'r Brifysgol i gynnal archwiliad manwl.

1069 Eitemau gan y Cadeirydd

Nodwyd

1069.1 Bod trafodaethau contract wedi'u cynnal gyda TIAA ar gyfer y gwaith archwilio mewnol TG a bod  cyfyngiad atebolrwydd cyfanredol [rhan-olygwyd] wedi’i gytuno. Byddai'r Cyngor yn cael gwybod am hyn drwy adroddiad y Cadeirydd.

1069.2 Na chymeradwywyd unrhyw eitemau drwy gamau gweithredu’r Cadeirydd ers y cyfarfod diwethaf.

1070 Cofrestr Risgiau

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 22/237C – ‘Cofrestr Risgiau’.  Siaradodd yr Is-ganghellor am yr eitem hon.

Nodwyd

1070.1 Bod yr adroddiad yn amlygu tair risg sydd wrthi’n datblygu: yr argyfwng ynni/toriadau pŵer, yr argyfwng costau byw, a gweithredu diwydiannol. Roedd gwaith ar y gweill i ddeall yr effaith ar y Brifysgol, y mesurau lliniaru sydd eisoes ar waith ac unrhyw waith pellach sydd ei angen.

1070.2 Bod y Brifysgol wedi cytuno ar daliad eithriadol pellach o £500 i staff, i gydnabod effaith y cynnydd mewn costau byw ar iechyd a llesiant staff. Roedd yn hysbys bod o leiaf un Brifysgol arall yn y sector wedi rhoi taliad i fyfyrwyr hefyd, ond nid oedd  hwn yn ddull y cytunwyd arno ar gyfer Prifysgol Caerdydd.

1070.3 [Hepgorwyd]

1070.4 [Hepgorwyd]

1070.5 Y rhagwelwyd y byddai dirywiad yn y farchnad Tsieineaidd wrth i system addysg uwch Tsieina aeddfedu, ond roedd y polisi sero-covid yn Tsieina hefyd wedi cael effaith.

1070.6 Bod y Brifysgol wedi addasu ei strategaeth recriwtio i dargedu gwledydd heblaw Tsieina, ond ni fyddai hyn yn gwrthbwyso'r gostyngiad yn llwyr.

1070.7 Y byddai newid sydyn yn statws Tsieina yn peri risg i'r Brifysgol, gyda [ffigwr wedi’i hepgor] o incwm ffioedd dysgu tramor y Brifysgol [yn dod] o Tsieina. Fodd bynnag, byddai hyn yn broblem i'r sector cyfan a rhagwelir y byddai Llywodraeth y DU yn rhoi cynlluniau wrth gefn ar waith yn y sefyllfa hon.

1070.8 Bod y ffordd yr ymdriniwyd â'r mater diogelu a'r adroddiadau dilynol yn dangos bod y broses digwyddiadau difrifol yn gweithio'n dda, ac roedd hynny’n rhoi sicrwydd i'r Pwyllgor.

Penderfynwyd

1070.9 Argymell y Gofrestr Risg i'r Cyngor.

Gadawodd yr Is-ganghellor y cyfarfod ar ôl yr eitem hon.

1071 Barn Flynyddol yr Archwilwyr Mewnol

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 22/209HC, 'Barn Flynyddol yr Archwilwyr Mewnol'.  Siaradodd y Pennaeth Archwilio Mewnol am yr eitem hon.

Nodwyd

1071.1 Bod y fersiwn ddrafft wedi’i chyflwyno yn y cyfarfod ar 10 Hydref 2022 ac nad oedd unrhyw newidiadau sylweddol wedi'u gwneud i'r adroddiad.

Penderfynwyd

1071.2 Argymell y papur i'r Cyngor i'w gymeradwyo

1072 Cysoni'r Rhagolwg Alldro yn erbyn Datganiadau’r Flwyddyn a Ddaeth i Ben ar 31 Gorffennaf 2022

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 22/198C 'Cysoni'r Rhagolwg Alldro yn erbyn Datganiadau’r Flwyddyn a Ddaeth i Ben ar 31 Gorffennaf 2022'. Siaradodd y Prif Swyddog Ariannol am hyn.

Nodwyd

1072.1 [Hepgorwyd]

1072.2 Bod newidiadau pensiwn yn seiliedig ar amodau'r farchnad, a oedd fel arfer yn anrhagweladwy, a chynghorwyd y Cyngor i ystyried y ffigurau cyn pensiynau yn unig wrth fonitro'r sefyllfa ariannol. Fodd bynnag, cydnabuwyd bod angen adolygu’r cyfrifyddu ar gyfer pensiynau, o ystyried lefel yr anwadalrwydd.

1072.3 Na fyddai gofyn am ffigurau pensiynau cyfredol yn amlach yn ddefnyddiol iawn, gan na fyddai hyn yn rhoi mwy o sicrwydd oherwydd bod y marchnadoedd mor anwadal.

1072.4 Heblaw rhwymedigaethau pensiwn, fod amrywiannau sylweddol rhwng y rhagolwg a'r canlyniad terfynol; gyda’r amrywiannau’n gysylltiedig yn bennaf â newidiadau nad ydynt yn ymwneud â thâl, a chostau ymchwil uwch na'r disgwyl. Roedd problem barhaus gyda chyllidebu a rhagolygon, yn enwedig yn y Colegau, lle nad oedd arbedion yn cael eu nodi tan ddiwedd y flwyddyn. Roedd yn anodd cymell Rheolwyr Cyllid i gyflawni o ran perfformiad ariannol gyda'r strwythur datganoledig presennol. Un o amcanion y Model Gweithredu Targed arfaethedig oedd sicrhau cysondeb ag amcanion y Brifysgol.

1072.5 Y gallai polisi'r Brifysgol o beidio â chario cyllidebau ymlaen i'r flwyddyn academaidd nesaf fod yn effeithio ar y prosesau cyllidebu a rhagolygon yn yr Ysgolion a'r Colegau, ac efallai y byddai’n werth adolygu'r dull hwn.

1072.6 Y byddai'n fuddiol i'r Pwyllgor, a’r aelodau newydd yn benodol, gael gwell dealltwriaeth o fodel ariannol y Brifysgol, gan gynnwys symudiadau arian parod/symiau sy’n cyfateb i arian parod, buddsoddiadau, offerynnau ariannol, darpariaethau pensiwn a'r gronfa ad-dalu bondiau.

Penderfynwyd

1072.7 Y byddai’r Cadeirydd a'r Prif Swyddog Ariannol yn ystyried a oes angen sesiwn ddatblygu bellach ar fodel ariannol y Brifysgol yn dilyn sesiwn ddatblygu y Pwyllgor ar 18 Tachwedd 2022.

1072.8 Y byddai’r Prif Swyddog Ariannol yn adolygu polisi'r Brifysgol ar beidio â chario cyllidebau ymlaen.

1073 Dyfarniadau ac Amcangyfrifon ar gyfer Datganiadau Ariannol y flwyddyn yn diweddu ar 31 Gorffennaf 2022

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 22/197C 'Dyfarniadau ac Amcangyfrifon ar gyfer Datganiadau Ariannol y flwyddyn yn diweddu ar 31 Gorffennaf 2022'.  Siaradodd y Prif Swyddog Ariannol am hyn.

Nodwyd

1073.1 Bod y dyfarniadau ac amcangyfrifon allweddol yn ymwneud â'r ddarpariaeth ar gyfer rhwymedigaethau pensiwn USS, Cronfa Bensiwn Prifysgol Caerdydd (CUPF) a'r Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol. Ar gyfer USS, roedd yr amcangyfrifon yn seiliedig ar brisiad terfynol 2020 a oedd ar gael o 31 Gorffennaf 2021. Ar gyfer CUPF, darperir y rhagdybiaethau bob blwyddyn gan Deloitte fel y cynghorwyr ac fe'u hadolygwyd gan actiwari annibynnol. Roedd yr holl ddarpariaethau pensiwn yn destun archwilio helaeth gan dîm actiwaraidd KPMG.

1073.2 Bod darpariaeth dadfeiliadau wedi cael ei wneud am y tro cyntaf, ar gyfer £2.1m, yn dilyn arolwg o eiddo ar les gan Knight Frank.

1073.3 Bod papur Busnes Gweithredol manwl wedi cael ei ddarparu, yn cynnwys rhagdybiaethau perthnasol a phrofion straen ar gyfer senarios a fyddai'n effeithio ar yr asesiad Busnes Gweithredol. Roedd y Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau wedi gofyn i gael y papur wedi’i ddiweddaru i roi ystyriaeth i ragolwg Ch1, a oedd y tu ôl i'r Gyllideb oherwydd incwm is o ffioedd dysgu. Ni ragwelwyd y byddai hyn yn effeithio ar ‘Busnes Gweithredol’, gan fod disgwyl i'r sefyllfa ariannol fod yn uwch na'r rhagolwg.

1073.4 Bod yr asesiad Busnes Gweithredol yn seiliedig ar lif arian rhagamcanol hyd at 2026, a ddarparwyd i'r Cyngor fel rhan o'r rhagolygon ariannol ond nid i'r Pwyllgor.

1073.5 Bod codi arian yn faes blaenoriaeth i'r Brifysgol, gan fod incwm o'i gymharu â'r sector yn isel a bod y Cyngor wedi cytuno ar DPA yn ymwneud â gweithgarwch codi arian. Y bwriad oedd y byddai'r Cyngor yn cael cyflwyniad ar godi arian yn y Diwrnod Datblygu ym mis Chwefror 2023.

Penderfynwyd

1073.6 Cymeradwyo cynnwys y papur, gyda’r amod y byddai’r Adolygiad Busnes Gweithredol yn cael ei ddiweddaru gyda rhagolwg Ch1.

1073.7 Y byddai’r Pwyllgor yn cael copi o’r rhagolygon llif arian sy'n sail i'r asesiad Busnes Gweithredol yn y dyfodol.

1073.8 Y byddai dyfarniadau incwm ymchwil yn cael eu cynnwys yn y papur y tro nesaf.

1074 Cyfrifyddu Asedau Sefydlog

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 22/221C 'Cyfrifyddu Asedau Sefydlog'.  Siaradodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

1074.1 Mai’r dull a ddefnyddiwyd hyd yma gyda phrosiectau adeiladau newydd mawr oedd codi dibrisiant blwyddyn lawn pan fyddai’r ased yn cael ei drosglwyddo i’r gofrestr asedau sefydlog, ni waeth pa bryd fyddai’r ased yn dechrau cael ei ddefnyddio. Roedd KPMG wedi herio’r dull hwn mewn perthynas â'r Ganolfan Ymchwil Drosi a Sbarc, a ddechreuodd gael eu defnyddio ym mis Mawrth a mis Gorffennaf, yn y drefn honno, ac y codwyd am ddibrisiant blwyddyn lawn arnynt. Cytunwyd ar ddull diwygiedig o godi am chwe mis o ddibrisiant, a oedd wedi arwain at ostyngiad o [hepgorwyd yn rhannol] mewn costau dibrisiant.

1074.2 [Hepgorwyd]

1074.3 Bod angen cyfres o welliannau i brosesau ar gyfer cyfrifyddu asedau sefydlog. Ar hyn o bryd, cynhelir proses diwedd blwyddyn di-feddalwedd i adolygu gwariant cyfalaf/refeniw, nid oes fawr o broses ar gyfer gweinyddu asedau bychain, ac ar lefel Coleg mae’r holl gyllidebu a rhagolygon yn digwydd ar sail arian parod yn unig.

1074.4 Bod yr wybodaeth am asedau sefydlog yn cael ei chadw ar daenlenni ar hyn o bryd, a bod ansawdd yr wybodaeth a gedwir yn wael. Roedd yr archwiliad allanol wedi amlygu risg uwch yn gysylltiedig â datblygiadau cyfalaf ac asedau sefydlog, ac roedd profion ychwanegol wedi'u cynnal o ganlyniad. Roedd KPMG wedi gwneud argymhelliad i wella'r gofrestr asedau sefydlog.

1075 Llythyr Sicrwydd Cynrychiolaeth — Tystiolaeth o Gydymffurfiad

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 22/210C 'Llythyr  Sicrwydd Cynrychiolaeth — Tystiolaeth o Gydymffurfiad'.  Siaradodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

1075.1 Bod y papur yn darparu tystiolaeth o'r sicrwydd y mae'n ofynnol i’r Cyngor ei roi i'r Archwilwyr Allanol mewn perthynas â'r Adroddiad Blynyddol a'r Datganiadau Ariannol ar gyfer y flwyddyn yn diweddu ar 31 Gorffennaf 2022.

Penderfynwyd

1075.2 Cymeradwyo cynnwys y papur.

1076 Adroddiad ar yr Archwiliad Allanol Diwedd Blwyddyn (gan gynnwys Llythyr Rheolwyr)

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 22/239C 'Adroddiad ar yr Archwiliad Allanol Diwedd Blwyddyn (gan gynnwys Llythyr Rheolwyr)'.  Siaradodd KPMG am yr eitem hon.

Nodwyd

1076.1 Bod yr archwiliad wedi cychwyn yn hwyr oherwydd y trafodaethau contract, a bod profion ychwanegol wedi cael eu cynnal lle nodwyd camgymeriadau. Roedd y mwyafrif o'r profion bellach wedi'u cwblhau ac roedd llawer o'r eitemau a oedd yn weddill wedi eu cwblhau erbyn hyn. Rhagwelwyd y byddai'r archwiliad yn cael ei gwblhau cyn cyfarfod y Cyngor a drefnwyd ar gyfer yr wythnos ganlynol.

1076.2 Bod KPMG wedi cael cefnogaeth ragorol gan y tîm Cyllid.

1076.3 Bod KPMG wedi nodi nifer o ddatgeliadau anghywir o'r flwyddyn flaenorol. Roedd y maes mwyaf arwyddocaol yn ymwneud â ffioedd Asiantiaid Tramor, a oedd wedi'u rhoi fel swm net yn erbyn incwm ffioedd dysgu, ond dylai'r incwm a'r gwariant fod wedi cael eu datgelu fel symiau gros. Byddai angen ailddatgan cyfnod cymharol y flwyddyn flaenorol i adlewyrchu'r addasiad hwn. Byddai angen hysbysu PWC hefyd, oherwydd gallai'r cynnydd mewn refeniw effeithio ar lefel perthnasedd yr archwiliad blaenorol.

1076.4 Bod KPMG wedi dod i'r casgliad bod rhagdybiaethau cyffredinol y Brifysgol mewn perthynas â’r rhwymedigaethau pensiwn CUPF a’r ddarpariaeth pensiwn USS ychydig yn optimistaidd ond o fewn yr ystod dderbyniol.

1076.5 Bod KPMG wedi gwneud cyfres o argymhellion i wella'r amgylchedd rheolaethau mewnol. Roedd hyn yn cynnwys un argymhelliad blaenoriaeth un i gadw cofrestr manwl-gywir o asedau sefydlog, ynghyd â chwe argymhelliad arall blaenoriaeth dau, a dau argymhelliad blaenoriaeth tri.

1076.6 Bod terfynau amser o fewn y flwyddyn wedi'u rhoi ar gyfer y mwyafrif o'r camau gweithredu ond cydnabuwyd y byddai angen cyfnod llawer hirach i fynd i’r afael â rhai o'r argymhellion yn llawn. Roedd yn ymarferol adolygu'r gofrestr asedau sefydlog, rhoi cofrestr gydlynol ar waith yn Excel a ffurfioli'r broses weinyddu erbyn Ebrill 2023. Roedd Cyllideb wedi’i phennu i recriwtio i swydd newydd i ymgymryd â'r gwaith hwn.

1076.7 Y byddai angen buddsoddi mewn systemau, staff a hyfforddiant i fynd i'r afael â'r argymhellion a godwyd gan KPMG.

1076.8 Y byddai'n bwysig sefydlu strwythur tîm Cyllid canolog parhaol cyn buddsoddi'n sylweddol mewn systemau neu strwythurau ac y byddai angen gwneud unrhyw geisiadau am fuddsoddiad yng nghyd-destun ceisiadau buddsoddi eraill ar draws y Brifysgol. Y bwriad oedd cyflwyno achos busnes systemau i'w ystyried naill ai ar ddiwedd y flwyddyn academaidd neu ar ddechrau'r flwyddyn academaidd nesaf, a fyddai'n caniatáu amser i sefydlu newidiadau eraill yn gyntaf.

1076.9 Y byddai gweithdai yn cael eu cynnal gyda staff Cyllid, yn enwedig staff sydd wedi'u lleoli yn y Colegau, i ddarparu hyfforddiant ac i sicrhau bod staff yn dilyn y gweithdrefnau cywir.

1076.10 Bod mynd i'r afael â'r materion a nodwyd yn heriol oherwydd y strwythur datganoledig a'r diwylliant academaidd, gyda'r mwyafrif o’r staff Cyllid wedi'u lleoli yn y Colegau heb linell adrodd i'r Prif Swyddog Ariannol. Roedd gwrthwynebiad cryf i ganoli mwy ar swyddogaethau'r Gwasanaethau Proffesiynol, ond roedd yn debygol y byddai angen hyn er mwyn mynd i'r afael â'r problemau. Roedd priodoldeb y llinellau adrodd yn cael ei ystyried wrth ddatblygu cynnig y Model Gweithredu Targed, a byddai'r Cyngor yn cael cyflwyniad ar hyn ym mis Chwefror 2023. Byddai'r Prif Swyddog Ariannol yn gweithio gyda'r Prif Swyddog Gweithredu i ystyried y rhyng-gysylltiad ag Ysgolion a Cholegau.

1076.11 Bod y Pwyllgor wedi gofyn i'r Prif Swyddog Ariannol blaenorol roi strategaeth gyllid ar waith ond nad oedd hyn wedi digwydd. Wrth symud ymlaen, byddai'n bwysig fod y Pwyllgor a'r Cyngor yn cael sicrwydd fod y systemau a'r adnoddau cywir yn cael eu rhoi ar waith i sicrhau swyddogaeth Gyllid gydlynol.

Penderfynwyd

1076.12 Y byddai’r Prif Swyddog Ariannol yn llunio cynllun gweithredu manylach i fynd i'r afael â'r argymhellion a godwyd, a nodi’r cynnydd a wnaed, erbyn cyfarfod nesaf y Pwyllgor ym mis Mawrth 2023, er mwyn rhoi sicrwydd i'r Pwyllgor fod y materion rheolaeth ariannol yn cael sylw.

1076.13 Y byddai’r adroddiad terfynol a'r llythyr rheolwyr yn cael eu dosbarthu i'r Pwyllgor wedi i’r archwiliad gael ei gwblhau.

1077 Adroddiad Blynyddol a Datganiadau Ariannol

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 22/199C, 'Adroddiad Blynyddol a Datganiadau Ariannol'. Siaradodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

1077.1 Nad oedd y prif risgiau y manylir arnynt yn yr Adroddiad Blynyddol yn cyd-fynd â’r fersiwn ddiweddaraf o’r gofrestr risgiau. Nid oedd unrhyw gyfeiriad at seiberddiogelwch, Ystadau na chydymffurfiaeth reoleiddiol, a oedd wedi’u hamlygu fel meysydd risg uchel.

1077.2 Bod rhai sefydliadau’n defnyddio ffeithluniau yn llwyddiannus yn eu hadroddiadau blynyddol, i gyflwyno negeseuon cadarnhaol mewn ffordd mwy hygyrch i bobl nad ydynt yn arbenigwyr, ac y gellid ystyried hynny ar gyfer y blynyddoedd i ddod.

1077.3 Bod y Brifysgol wedi talu tua £8m mewn ffioedd Asiantau Tramor, gydag incwm ffioedd dysgu tramor tua £112m. Roedd yn ymddangos fod risg o lwgrwobrwyo a llygredigaeth, ac ni fyddai'r archwiliad arfaethedig o brosesau diwydrwydd dyladwy yn adolygu prosesau’n ymwneud ag Asiantau Tramor yn fanwl. Byddai hwn yn faes pwysig i'r Rheolwr Cydymffurfiaeth Ariannol newydd ymchwilio iddo a'i ddogfennu.

1077.4 Yr ystyrid bod lefel uwch o risg yn gysylltiedig â myfyrwyr tramor mynediad uniongyrchol o wledydd penodol, ac y byddai Bwrdd Gweithredol y Brifysgol yn ystyried papur ar y mater hwn.

1077.5 Bod cynnydd wedi bod yng nghostau pensiwn yr Is-ganghellor ac nad oedd y rhesymeg dros hyn yn glir.

Penderfynwyd

1077.6 Y byddai’r prif risgiau’n cael eu diweddaru i adlewyrchu fersiwn ddiweddaraf y gofrestr risgiau.

1077.7 Y byddai’r adroddiad ar gostau pensiwn yr Is-ganghellor yn cael ei wirio, a’i gadarnhau fel adroddiad cywir.

1077.8 Argymell yr adroddiad i'r Cyngor, yn amodol ar bwyntiau 1077.6 a 1077.7 uchod.

1077.9 Y byddai enghreifftiau o arferion gorau wrth ddefnyddio ffeithluniau yn cael eu rhannu gyda'r tîm Cyllid, i ystyried dull diwygiedig ar gyfer y blynyddoedd i ddod.

1077.10 Y byddai papur ar Asiantau Tramor yn cael ei ddarparu i'r cyfarfod nesaf, i roi crynodeb ar gyfer pob Asiant, yn nodi’r ffioedd a dalwyd, nifer y myfyrwyr a recriwtiwyd, cadarnhad o wiriadau diwydrwydd dyladwy a chymalau llwgrwobrwyo a llygredigaeth, trefniadau trethu a thalu (nid i gyfrifon alltraeth/cwmni/person cysylltiedig) a threuliau oddi ar gontract.

1078 Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Risg 2021-22

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 22/224C, 'Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Risg'.  Siaradodd y Cadeirydd am yr eitem hon.

Nodwyd

1078.1 Bod nifer o feysydd y mae’r adroddiad yn ymdrin â nhw a oedd yn cael eu hystyried gan y Pwyllgor yn y cyfarfod hwn ac y byddai angen eu diwygio yn dilyn y cyfarfod.

Penderfynwyd

1078.2 Y dylai fersiwn derfynol yr adroddiad gael ei chymeradwyo gan y Cadeirydd yn dilyn y cyfarfod, a'i dosbarthu i'r Pwyllgor.

1078.3 Cymeradwyo Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Risg, yn amodol ar ychwanegu paragraffau ar ddiwylliant ac ystyried Adroddiad yr Archwiliad Allanol.

1079 Monitro Cynllun Ffioedd a Mynediad (FAP) 2021/22

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 22/222C 'Monitro Cynllun Ffioedd a Mynediad (FAP) 2021/22'.  Gwahoddwyd y Dirprwy Is-ganghellor Addysg a Phrofiad Myfyrwyr a'r Cyfarwyddwr Cynllunio Strategol i'r cyfarfod i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd

1079.1 Bod y papur yn darparu adroddiad monitro ar berfformiad yn erbyn y Cynllun ar gyfer 2021-22 a sicrwydd mewn perthynas â'r datganiadau y mae'n rhaid eu cadarnhau i CCAUC fel rhan o'r Ffurflen Sicrwydd Blynyddol a gyflwynir erbyn 31 Rhagfyr 2022.

1079.2 Bod tanwariant yn erbyn Cyllideb 2021-22. Roedd y Brifysgol wedi ymrwymo i wario 15-20% o'r incwm ffioedd israddedig llawn amser ar y FAP ond dim ond 13.5% oedd y gwariant terfynol, a oedd yn is na'r trothwy o 15% a osodwyd gan CCAUC. Roedd hyn o ganlyniad i niferoedd is na'r disgwyl o fyfyrwyr yn cymryd bwrsariaeth Prifysgol Caerdydd, incwm uwch na'r hyn a ragwelwyd o niferoedd myfyrwyr ychwanegol a phenderfyniad Bwrdd Gweithredol y Brifysgol i ariannu staff ychwanegol i gefnogi'r nifer uwch o fyfyrwyr sy'n cael eu derbyn. Nid oedd y tanwariant yn cael ei ystyried yn fater o bryder gan fod ffactorau a oedd yn parhau yn dilyn y pandemig wedi effeithio ar wariant, ond roedd yn bosibl y gallai CCAUC gwestiynu lefel y gwariant a gyflawnwyd.

1079.3 Ei bod yn anodd deall y rhesymau dros y niferoedd is a oedd wedi cymryd bwrsariaethau myfyrwyr o'i gymharu â'r flwyddyn flaenorol. Y bwriad oedd adolygu data recriwtio dros gyfnod hirach yn y dyfodol, a fyddai'n helpu i nodi unrhyw dueddiadau.

1079.4 Bod gwelliannau pellach wedi'u cynllunio i'r FAP a'r gwaith o’i fonitro, gan gynnwys mwy o gysondeb â’r Strategaeth Ehangu Cyfranogiad a'r broses o’i gwerthuso, adolygiad manylach o'r data sy'n sail i'r mesurau cenedlaethol, ac adrodd chwarterol ar wariant yn erbyn y gyllideb, er mwyn sicrhau y gellid cymryd camau lliniaru yn gynt yn y dyfodol.

1079.5 Nad oedd mesurau cenedlaethol Cymru yn darparu meincnodau defnyddiol nac yn cymharu'r Brifysgol â sefydliadau tebyg. Fodd bynnag, roedd data HESA yn dangos bod y Brifysgol yn perfformio’n gyson â sefydliadau tebyg.

Penderfynwyd

1079.6 Argymell y papur i'r Cyngor i'w gymeradwyo

1079.7 Cadarnhau'r datganiadau ar gyfer y Ffurflen Sicrwydd Blynyddol i CCAUC.

1080 Adroddiad Cwynion Blynyddol: Myfyrwyr, Staff a Thrydydd Partïon

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 22/226HC 'Adroddiad Cwynion Blynyddol'. Myfyrwyr, Staff a Thrydydd Partïon’.  Siaradodd y Prif Swyddog Gweithredu am yr eitem hon.

Nodwyd

1080.1 [Hepgorwyd]

1080.2 [Hepgorwyd]

1080.3 [Hepgorwyd]

1080.4 [Hepgorwyd]

1080.5 [Hepgorwyd]

Penderfynwyd

1080.6 Cyflwyno adroddiad byr i'r Pwyllgor yn ddiweddarach yn y flwyddyn ar weithrediad y Polisi Chwythu Chwiban.

1080.7 Cymeradwyo bod yr adroddiad yn rhoi sicrwydd o ran y graddau y mae prosesau digonol ac effeithiol ar gyfer ymdrin â chwynion wedi’u rhoi ar waith.

1080.8 Y byddai'r Pwyllgor yn cael gwybod pan fyddai canlyniad proses gwyno yn awgrymu gwendid difrifol o ran rheolaeth fewnol.

1081 Adroddiad Cydymffurfio: Cod Rheoli Ariannol a Thelerau ac Amodau Cyllido CCAUC 2022

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 22/223 'Adroddiad Cydymffurfio: Cod Rheoli Ariannol a Thelerau ac Amodau CCAUC 2022’.  Siaradodd Ysgrifennydd y Brifysgol am yr eitem hon.

Nodwyd

1081.1 Bod Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol wedi cynnal adolygiad o gydymffurfiaeth â Chod Rheoli Ariannol CCAUC a Thelerau ac Amodau Cyllido CCAUC 2021-22, gyda mewnbwn gan yr adran Gyllid.

1081.2 Bod yr adroddiad yn rhoi sicrwydd o gydymffurfiaeth, gyda nifer o feysydd lle’r oedd angen gwell tystiolaeth o gydymffurfio. Byddai hyn yn cael ei roi ar waith dros y flwyddyn nesaf.

Penderfynwyd

1081.3 Cymeradwyo'r adroddiad i gefnogi cynnwys datganiad cydymffurfiaeth o fewn Adroddiad Blynyddol a Datganiadau Ariannol 2021-22, ynghyd ag esboniad ynghylch meysydd i'w gwella.

1082 Unrhyw Fater Arall

Ni thrafodwyd unrhyw fater arall.

1083  Adolygu risgiau a amlygwyd yn y gofrestr risgiau

Penderfynwyd

1083.1 Bod y gofrestr risgiau’n cynrychioli’r wybodaeth a roddwyd i’r Pwyllgor yn gywir.

1084 Eitemau a gafwyd i’w cymeradwyo

Penderfynwyd

1084.1 Cymeradwyo'r papurau canlynol:

22/227HC Diweddariad ar Ddigwyddiadau Mawr a Difrifol

1085 Eitemau a gafwyd er gwybodaeth

Nodwyd

1085.1 Y papur canlynol:

22/228C Ymweliad Sicrwydd Sefydliadol CCAUC — Adroddiad Terfynol

1085.2 Na chafwyd unrhyw adroddiadau o dan y Polisi Datgelu er Lles y Cyhoedd (Chwythu’r Chwiban) ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor.

Gadawodd y Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol y cyfarfod.

1086 Adroddiad Ymgyfreitha Cyfredol

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 22/225HC 'Adroddiad Ymgyfreitha Cyfredol'.  Siaradodd Ysgrifennydd y Brifysgol a’r Cwnsler Cyffredinol am yr eitem hon.

Nodwyd

1086.1 [Hepgorwyd]

1086.2 [Hepgorwyd]

Penderfynwyd

1086.3 Y byddai’r Pwyllgor yn cael yr wybodaeth ddiweddaraf am unrhyw ddatblygiadau gyda'r hawliad posib.

1086.4 Cynnwys nodyn rhwymedigaeth ddigwyddiadol yn y cyfrifon mewn perthynas â'r hawliad methiant i addysgu posib.

Gadawodd yr holl Swyddogion, ar wahân i'r Prif Swyddog Gweithredu, y cyfarfod ar gyfer yr eitem Argymhelliad Cyflogau Uwch-aelodau Staff.

1087 Argymhelliad Cyflogau Uwch-aelodau Staff

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 22/211HC 'Argymhelliad Cyflogau Uwch-aelodau Staff'.  Siaradodd y Prif Swyddog Gweithredu am yr eitem hon.

Penderfynwyd

1087.1 Cymeradwyo'r argymhelliad yn y papur.

1088 Cyfarfod Cyfrinachol

Yn dilyn cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Risg, cynhaliwyd cyfarfod cyfrinachol. Roedd aelodau'r Pwyllgor Archwilio a Risg, y Pennaeth Archwilio Mewnol, yr archwilwyr allanol ac Ysgrifennydd y Brifysgol yn bresennol.