Cofnodion Pwyllgor Archwilio a Risgiau 10 Hydref 2022

Cofnodion cyfarfod Pwyllgor Archwilio a Risg Prifysgol Caerdydd a gynhaliwyd ddydd Llun, 10 Hydref 2022 am 13:00 dros Zoom

Yn bresennol: Michael Hampson (Cadeirydd), Pers Aswani, Dónall Curtin, Suzanne Rankin a Dr. Robert Weaver

Hefyd yn bresennol: Jonathan Brown (KPMG), Ruth Davies, Anita Edson [cofnod 1043], Clare Eveleigh, Laura Hallez, Rashi Jain, Faye Lloyd, Sian Marshall, Alexander Middleton (KPMG), Carys Moreland, TJ Rawlinson [cofnod 1042], Jo Regan, Melanie Rimmer [cofnod 1047], Claire Sanders, yr Is-Ganghellor, y Dirprwy Is-Ganghellor [cofnodion 1042-1043], Darren Xiberras

Ymddiheuriadau:  Agnes Xavier-Phillips

1034 Croeso a materion rhagarweiniol

1034.1 Croesawyd pawb i’r cyfarfod, gan gynnwys Suzanne Rankin, Pers Aswani a Dr. Robert Weaver a oedd wedi ymuno â’r Pwyllgor o 1 Awst 2022 ymlaen.

1034.2 Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau fod y cyfarfod yn cael ei recordio er mwyn ei gwneud yn haws paratoi’r cofnodion.

1034.3 Nododd y Cadeirydd fod eitem 31 – Anghysondebau Ariannol wedi’i thrafod yn rhan o eitem 8 – Diweddariad ar Ddigwyddiadau Mawr a Difrifol.

1035 Ymddiheuriadau am absenoldeb

Cafwyd ymddiheuriadau gan Agnes Xavier-Phillips.

1036 Datgan buddiannau

Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau o’u dyletswydd i ddatgelu unrhyw wrthdaro buddiannau posibl. Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

1037 Cofnodion y cyfarfod blaenorol

Cadarnhawyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 6 Mehefin 2022 (21/958C) yn gofnod gwir a chywir, ac fe'u cymeradwywyd i gael eu llofnodi gan y Cadeirydd.

1038 Materion yn Codi

Cafwyd ac ystyriwyd papur 22/86C – 'Materion yn Codi'. Soniodd y Cadeirydd am yr eitem hon.

Nodwyd

Cofnod 1016 – Adroddiad Cynnydd Allanol a Diweddariad Technegol

1038.1 nad oedd KPMG wedi rhannu unrhyw wybodaeth bellach eto am yr ymarfer meincnodi ar gyfer rheoli risg.

1038.2 bod yr holl eitemau eraill ar yr agenda naill ai wedi'u cwblhau neu wedi'u nodi’n rhai i’w trafod gan y Pwyllgor mewn cyfarfodydd yn ddiweddarach yn y flwyddyn.

Wedi'i ddatrys

1038.3 KPMG i roi sylw i’r cam gweithredu hwn fel blaenoriaeth

1039 Cyfansoddiad ac Aelodaeth

Cafwyd ac ystyriwyd papur 22/87 – ‘Cyfansoddiad ac Aelodaeth’.  Soniodd y Cadeirydd am yr eitem hon.

Nodwyd

1039.1 bod y cylch gorchwyl wedi'i adolygu i sicrhau ei fod yn cynrychioli cyfrifoldebau’r Pwyllgor yn gywir. Cynigiwyd nifer o fân newidiadau i sicrhau ei fod yn cyd-fynd â Chôd Ymarfer Pwyllgor Archwilio’r Pwyllgor Cadeiryddion Prifysgolion (CUC) a Chôd Rheolaeth Ariannol Cyngor Cyllido Addysg Uwch Cymru (CCAUC).

Wedi'i ddatrys

1039.2  Argymell y newidiadau i gyfansoddiad y Pwyllgor i'r Cyngor i’w cymeradwyo

1040 Eitemau gan y Cadeirydd

Nodwyd

1040.1 bod nifer o bapurau wedi’u cymeradwyo drwy eu dosbarthu ers cyfarfod y Cyngor ym mis Mehefin:

• Ymateb y Brifysgol ym mis Mehefin 2022 i Adolygiad CCAUC o Risg Sefydliadol yn 2021 – cymeradwywyd gan y Cyngor ar 7 Gorffennaf
• Contract ar gyfer Gwasanaethau Archwilio Allanol – cymeradwywyd gan y Cyngor ar 7 Gorffennaf
• Fframwaith Adrodd am Ddigwyddiadau Difrifol diweddaredig
• Cynllun Archwilio Allanol terfynol

1040.2 mai hwn oedd cyfarfod olaf Laura Hallez, Uwch Gynghorydd Risg, gan ei bod yn gadael y Brifysgol i gychwyn ar swydd yn Hargreaves Lansdown. Diolchodd y Pwyllgor i Laura am y cyfraniad y mae wedi’i wneud yn y Brifysgol, yn arbennig wrth ddatblygu’r fframwaith rheoli risg.

1040.3  bod sesiynau ar ddiwylliant a datblygiad wedi’u trefnu ar gyfer 17 a 18 Tachwedd i gyd-daro â chyfarfod nesaf y Pwyllgor ar 17 Tachwedd.

1041 Diweddariad ar Ddigwyddiadau Mawr a Difrifol

Cafwyd ac ystyriwyd papur 22/88HC – ‘Diweddariad ar Ddigwyddiadau Mawr a Difrifol’.  Soniodd y Prif Swyddog Gweithredu am yr eitem hon.

Nodwyd

1041.1 [Hepgorwyd]

1041.2 [Hepgorwyd]

1041.3 [Hepgorwyd]

1041.4 [Hepgorwyd]

1041.5 [Hepgorwyd]

Wedi'i ddatrys

1041.6 Cadarnhau bod yr adroddiad yn rhoi digon o sicrwydd o ran y risgiau yn y maes hwn

1042 Cynaliadwyedd a’r hyder sydd gan y Brifysgol y bydd yn sicrhau allyriadau sero net, a sut y bydd modd cyflawni hyn

Cafwyd ac ystyriwyd cyflwyniad gan y Dirprwy Is-Ganghellor a’r Cyfarwyddwr Datblygu a Chysylltiadau Cynfyfyrwyr – ‘Cynaliadwyedd a’r hyder sydd gan y Brifysgol y bydd yn sicrhau allyriadau sero net, a sut y bydd modd cyflawni hyn.

Nodwyd

1042.1 bod ‘Y Ffordd Ymlaen’ yn cynnwys is-strategaeth ar gynaliadwyedd amgylcheddol sy’n nodi’r amserlen ar gyfer sicrhau allyriadau Cwmpas 1 a Chwmpas 2 erbyn 2030 a sicrhau allyriadau Cwmpas 3 erbyn 2050, gan gyfeirio at Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol Llywodraeth Cymru a Nodau Datblygu Cynaliadwy’r Cenhedloedd Unedig. Mae’r Brifysgol yn dymuno gwreiddio ei hymrwymiadau i sicrhau allyriadau sero net yn ei holl weithgareddau.

1042.2 bod y Brifysgol yn allyrru tua 140k tunnell o garbon y flwyddyn cyn y pandemig, a bod 20k tunnell o’r carbon hwnnw’n dod o dan Gwmpas 1 a Chwmpas 2.

1042.3 bod strwythur llywodraethu clir wedi'i roi ar waith er mwyn monitro a chefnogi’r gwaith o gyrraedd targedau sero net a chyflawni’r strategaeth cynaliadwyedd ehangach.

1042.4 bod Bwrdd Gweithredol y Brifysgol wedi cymeradwyo adnoddau ychwanegol yn ystod haf 2022 i sefydlu a recriwtio tîm o staff proffesiynol a fyddai’n cefnogi gwaith sero net. Ymhlith y staff fyddai Swyddog Cyfathrebu i gefnogi gwaith cyfathrebu mewnol.

1042.5 mai peth heriol oedd cyfrifo’n gywir faint o garbon y mae’r Brifysgol yn ei allyrru, am fod diffyg capasiti ymhlith y staff a bod y mesuryddion ar draws yr ystâd yn anghyson ac yn annibynadwy.

1042.6 y byddai gweithredu safon adrodd orfodol Llywodraeth Cymru o 2023 ymlaen yn cynnig mwy o strwythur ac arweiniad o ran sut y dylai’r Brifysgol fod yn cofnodi ac yn adrodd ar ei thargedau a’i chynnydd.

1042.7 bod Cynllun Rheoli Carbon ar waith, a bod staff yn cael eu recriwtio i'w gefnogi. Roedd y Brifysgol ar y trywydd iawn i gyrraedd y targed gostwng 15% erbyn 2023, yn bennaf oherwydd y gwaith i ddatgarboneiddio’r grid trydan.

1042.8 bod ymgynghorydd allanol wedi cynnal adolygiad o adeiladau’r Brifysgol sy’n defnyddio’r mwyaf o garbon, a bod yr adroddiad drafft wedi dod i law. Roedd hyn wedi ei gwneud yn bosibl i’r Cyfarwyddwr Ystadau Dros Dro ddatblygu cynllun gweithredu cyflym, ar ben datblygu camau gweithredu tymor hwy i wneud gwaith gostwng carbon yn rhan o swyddogaeth Ystadau a Chyfleusterau.

1042.9 bod y Brifysgol yn ymgynghori ar yr ymagwedd at wrthbwyso carbon, gan gynnwys yr egwyddorion a'r amserlen ar gyfer ei mabwysiadu, gyda golwg ar gymeradwyo polisi’n gynnar yn 2023.

1042.10 bod llawer i’w ddweud o blaid adolygu a gweithredu polisïau caffael gwyrdd, gan y gallai gwaith o’r fath ein helpu’n sylweddol i gyrraedd targedau. Rhagwelwyd y byddai’r gwaith hwn yn cael ei wneud yn rhan o’r strategaeth ar gyfer allyriadau Cwmpas 3.

1042.11 ei bod yn anodd rhoi syniad o'r arian sydd ei angen i gyrraedd targedau ar gyfer allyriadau Cwmpas 1 a Chwmpas 2. Roedd amrywiaeth o opsiynau ariannu ar gael, a fyddai’n cael eu hystyried wrth i’r Brifysgol ddatblygu ei dealltwriaeth o’r gwaith y mae angen ei wneud.

1042.12 os nad oes dulliau monitro dibynadwy ar gael, y byddai newid ymddygiad yn allweddol i helpu’r Brifysgol i gyrraedd ei thargedau. Rhagwelwyd y byddai’r staff a’r myfyrwyr yn barod i newid eu hymddygiad er mwyn cefnogi uchelgeisiau'r Brifysgol.

1042.13 bod CCAUC wedi gofyn i’r Brifysgol adrodd yn fanylach ar faterion amgylcheddol a materion sy’n ymwneud â chynaliadwyedd yn yr Adroddiad Blynyddol a’r Datganiadau Ariannol eleni. Byddai KPMG yn adolygu adroddiadau’r sector ac yn rhoi trosolwg yn rhan o’i ymarfer meincnodi Amgylcheddol, Cymdeithasol a Llywodraethiant blynyddol.

Wedi'u datrys

1042.14 Yr adroddiad i roi sicrwydd da i’r Pwyllgor o drefniadau’r Brifysgol i gyflawni ei hymrwymiadau i sicrhau allyriadau sero net

1042.15 Rhoi rhagor o wybodaeth i’r Pwyllgor am y dangosyddion a fyddai’n cael eu defnyddio i fonitro newid mewn ymddygiad ymhlith y staff a’r myfyrwyr

1043 Diweddariad ar y risgiau allweddol i ystâd y Brifysgol a'r camau gweithredu a lliniaru sy’n cael eu cymryd

Cafwyd ac ystyriwyd papur 22/89C – ‘Diweddariad ar y risgiau allweddol i ystâd y Brifysgol a’r camau gweithredu a lliniaru sy’n cael eu cymryd’.  Soniodd y Dirprwy Is-Ganghellor a’r Cyfarwyddwr Ystadau Dros Dro am yr eitem hon.

Nodwyd

1043.1 bod ystâd y Brifysgol yn fawr ac yn amrywiol ac yn cynnwys nifer o adeiladau hanesyddol pwysig. Oherwydd tanfuddsoddi yn y rhaglen cynnal a chadw, roedd rhai rhannau o'r ystâd mewn cyflwr gwael, ac roedd angen gwneud gwaith cynnal a chadw sylweddol. Ymhlith y risgiau eraill roedd costau cynyddol prosiectau ystâd, y prinder tanwydd, sero net, a hygyrchedd.

1043.2 bod arolwg o gyflwr yr ystâd yn cael ei wneud, am fod y wybodaeth sydd gennym yn barod yn hen ac yn seiliedig i raddau helaeth ar yr arolwg a wnaed yn 2014. Bydd hyn yn ein galluogi i ddatblygu cynllun cynnal a chadw tymor hwy. Byddai'r arolwg yn cymryd dros flwyddyn i'w wneud, a byddai angen chwe mis arall i roi sylw i’r canlyniadau a chytuno ar gynlluniau.

1043.3 nad oedd unrhyw faterion newydd sy’n ymwneud ag iechyd a diogelwch neu gydymffurfiaeth wedi’u nodi o ganlyniad i’r gwaith sydd wedi’i wneud yn rhan o’r arolwg hyd yma.

1043.4 bod y defnydd o le’n cael ei reoli ar draws y Brifysgol; roedd y fenter Ffyrdd Gwell o Weithio wedi sicrhau gostyngiad yn nifer yr adeiladau sy’n cael eu rhentu ar brydles. Roedd Polisi Rheoli Lle newydd wedi’i gyflwyno, ac roedd y Grŵp Rheoli Lle’n gyfrifol am adolygu ceisiadau a herio’r defnydd o le, gan gynnwys adrodd i’r Grŵp Ystadau a Seilwaith yn rheolaidd.

1043.5 mai’r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau oedd yn gyfrifol am gadw golwg ar faterion sy’n ymwneud â’r ystâd, ac y byddai’r Pwyllgor Archwilio a Risg yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am broffil risg yr ystâd drwy’r gofrestr risgiau.

Wedi'i ddatrys

1043.6 Gofyn am y wybodaeth ddiweddaraf am y risgiau allweddol i ystâd y Brifysgol ymhen 12 mis

1044 Cofrestr Risgiau

Cafwyd ac ystyriwyd papur 22/90C – ‘Cofrestr Risgiau’.  Soniodd yr Is-Ganghellor am yr eitem hon.

Nodwyd

1044.1 bod tair risg newydd wedi’u cynnig i’w hychwanegu at y gofrestr risgiau: Parhad Busnes – Digwyddiadau mawr; Ansawdd Ymchwil yn y Dyfodol; ac Ansawdd Data.

1044.2 bod y pedair risg sy’n ymwneud â’r myfyrwyr wedi’u hadolygu, gan i’r strwythur llywodraethu addysg newydd gael ei roi ar waith, a bod tair risg ddiweddaredig yn cymryd eu lle: Lles Myfyrwyr; Ansawdd Addysg; a'r Amgylchedd Dysgu.

1044.3 bod y risg o weithredu diwydiannol yn bryder i Fwrdd Gweithredol y Brifysgol, gan ei bod yn fwyfwy tebyg y bydd streiciau’n cael eu cyhoeddi.

1044.4 bod seiberddiogelwch yn risg allweddol i’r Brifysgol, er gwaethaf y camau ataliol sy’n cael eu cymryd yn dilyn yr ymosodiadau seiber ar sefydliadau eraill.

1044.5 bod angen gwneud gwaith pellach i wella faint sy’n cwblhau’r hyfforddiant Diogelwch Gwybodaeth. Gofynnwyd am archwiliad mewnol o’r hyfforddiant gorfodol er mwyn nodi cyfleoedd i wella a mynd i’r afael â phryderon y Pwyllgor a Bwrdd Gweithredol y Brifysgol.

1044.6 bod gostyngiad pellach wedi bod yn nifer yr ôl-raddedigion a recriwtiwyd o Tsieina. Rhagwelwyd y byddai unrhyw gwymp yn y farchnad Tsieineaidd yn digwydd dros gyfnod digon o hir o amser i alluogi’r Brifysgol i gymryd camau lliniaru.

1044.7 bod y Brifysgol wedi codi 10 lle yn nhabl cynghrair Good University Guide 2023 The Sunday Times.

1044.8 bod cryn ansicrwydd ynghylch y cyfleoedd a fyddai ar gael i sicrhau cyllid ymchwil yn y dyfodol, a bod hyn i raddau helaeth y tu allan i reolaeth y Brifysgol. Byddai’r Rhag Is-Ganghellor Ymchwil, Arloesedd a Menter newydd yn adolygu’r strategaeth ar gyfer ymchwil dros y flwyddyn nesaf er mwyn nodi cyfleoedd a chamau lliniaru pellach.

1044.9 mai Cydymffurfiaeth Reoleiddiol oedd un o’r prif risgiau ar y gofrestr risgiau. Roedd yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth am y camau allweddol sy'n cael eu cymryd i leihau'r risg i lefel fwy derbyniol. Byddai’r wybodaeth ddiweddaraf ar gynnydd yn cael ei rhoi ym mhob un o gyfarfodydd y Pwyllgor.

1044.10 bod effaith yr argyfwng costau byw wedi'i nodi’n rhan o risg Lles Myfyrwyr. Cydnabuwyd bod hyn hefyd yn peri pryder i’r staff.

Wedi'u datrys

1044.11 Y gofrestr risg i gynrychioli effaith bosibl yr argyfwng costau byw ar y staff

1044.12 Yr adroddiad i roi sicrwydd bod yr ymagwedd at reoli risg wedi’i gwreiddio yn y Brifysgol

1044.13 Cytuno ar y risgiau presennol, y sgoriau a'r camau lliniaru i'w hargymell i'r Cyngor

1044.14 Cael dadansoddiad manwl o seiberddiogelwch yng nghyfarfod y Pwyllgor ym mis Mawrth 2023

1045 Sefyllfa Ariannol 2021/22

Cafwyd ac ystyriwyd papur 22/91C – ‘Sefyllfa Ariannol 2021/22’.  Soniodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

1045.1 [Hepgorwyd]

1045.2 [Hepgorwyd]

1045.3 [Hepgorwyd]

1046 Adroddiad Cynnydd / Diweddariad ar yr Archwiliad Allanol

Cafwyd ac ystyriwyd papur 22/92C – ‘Adroddiad Cynnydd / Diweddariad ar yr Archwiliad Allanol’.  Soniodd KPMG am yr eitem hon.

Nodwyd

1046.1 bod KPMG wedi cwblhau'r gwaith cynllunio ac interim ar y cyd â’i dîm cynllunio a TG arbenigol, a’i fod wedi adolygu’r cyfrifon ar gyfer y flwyddyn flaenorol. Ni nodwyd unrhyw faterion yn rhan o’r gwaith hwn.

1046.2 bod yr archwiliad terfynol ar y gweill, a bod cynnydd da wedi'i wneud hyd yma. Roedd yr archwiliad ar ei hôl hi, ond nid oedd hyn yn peri pryder ar y pryd. Datblygwyd perthynas dda gyda’r Tîm Cyllid, a nodwyd pwyntiau cyswllt rheolaidd.

1046.3 bod KPMG wedi nodi cyfleoedd i wella’r cofrestrau offer ac asedau sefydlog ac y byddai’n gwneud argymhellion ar gyfer eu gwella yn ei adroddiad.

1046.4 bod y Prif Swyddog Ariannol yn gwybod am y materion hyn ac y byddai angen buddsoddi, mae’n debyg, i wella’r systemau cyllid ac adnoddau dynol.

1047 Rheoli risg sy’n ymwneud â data a geir o’r tu allan

Cafwyd ac ystyriwyd papur 22/93C – ‘Rheoli risg sy’n ymwneud â data a geir o’r tu allan’. Soniodd y Cyfarwyddwr Cynllunio Strategol am yr eitem hon.

Nodwyd

1047.1 bod y Grŵp Goruchwylio Ffurflenni Allanol (EROG) yn fecanwaith allweddol ar gyfer rheoli a sicrhau ansawdd ffurflenni data, a bod rhaglen waith gynlluniedig ar waith ganddo er mwyn gwneud yn siŵr bod modd rhoi sicrwydd. Roedd cylch gwaith EROG hefyd yn cynnwys nodi materion sy’n ymwneud â systemau, fel casglu a throsglwyddo data, a gweithio gyda’r Adran TG i'w datrys.

1047.2 bod y prosesau dan sylw i sicrhau ansawdd data’n brosesau â llaw ac yn rhai llafurddwys gan amlaf. Roedd meddalwedd ar gael a allai awtomeiddio prosesau, y gallai'r Brifysgol roi ystyriaeth iddynt yn y dyfodol. Y flaenoriaeth ar y pryd oedd mynd i'r afael â materion sy’n ymwneud â systemau.

Wedi'u datrys

1047.3  Cymeradwyo’r adroddiad

1047.4 KPMG i rannu unrhyw wybodaeth am feddalwedd addas y gallai’r Brifysgol ei hystyried i sicrhau ansawdd data

1048  Adroddiad Rheoli Risg Blynyddol

Cafwyd ac ystyriwyd papur 22/94C – ‘Adroddiad Rheoli Risg Blynyddol’.  Soniodd Ysgrifennydd y Brifysgol am yr eitem hon.

Nodwyd

1048.1 bod y map rheoli risg a ddatblygwyd i sicrhau cydymffurfiaeth reoleiddiol wedi arwain at wneud cynnydd sylweddol yn ystod y flwyddyn o ran sut mae’r Brifysgol yn rheoli risg. Roedd y gwaith hwn wedi ei gwneud yn bosibl mapio ail a thrydedd linell amddiffyn, gan gynnwys nodi a rhoi sylw i fylchau.

1048.2 bod bylchau wedi’u nodi yn ein gallu i fodloni gofynion rhyngwladoli sy’n dod i’r amlwg – rhywbeth y mae’r Llywodraeth yn craffu arno fwyfwy.

1048.3 nad oedd prosesau rheoli risg yn rhan o wead swyddogaethau a meysydd lleol y Brifysgol, a oedd yn rhoi mwy o faich ar y staff canolog. Roedd hyn yn rhan o fater ehangach, sef sicrhau bod digon o staff ar gael yn y swyddogaethau cydymffurfiaeth a sicrwydd, ac roedd Ysgrifennydd y Brifysgol yn trafod y mater gyda Bwrdd Gweithredol y Brifysgol.

1048.4 bod yn rhaid i Fwrdd Gweithredol y Brifysgol wneud penderfyniadau anodd wrth flaenoriaethu adnoddau, a’i fod yn ymwybodol o’r pryderon nad yw’r adnoddau’n ddigonol.

Wedi'i ddatrys

1048.5  Argymell y papur i'r Cyngor i'w gymeradwyo

1049 Adroddiad Blynyddol ar Dwyll, Llwgrwobrwyo a Materion Eraill sy’n Ymwneud â Chydymffurfiaeth Ariannol

Cafwyd ac ystyriwyd papur 22/95HC – ‘Adroddiad Blynyddol ar Dwyll, Llwgrwobrwyo a Materion Eraill sy’n Ymwneud â Chydymffurfiaeth Ariannol’.  Soniodd Ysgrifennydd y Brifysgol am yr eitem hon.

Nodwyd

1049.1 bod yr adroddiad yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am y camau a gymerwyd i ddatblygu a gweithredu polisïau sy’n ymwneud â’r meysydd cydymffurfiaeth hyn, a’i fod wedi llywio adolygiad y Pwyllgor o drefniadau’r Brifysgol i atal a nodi twyll.

1049.2 y byddai penodi Rheolwr Cydymffurfiaeth Ariannol newydd o 7 Tachwedd 2022 yn ei gwneud yn bosibl bwrw ymlaen â’r camau gweithredu yn y papur.

1049.3 bod yr adroddiad yn nodi rhai achosion o dwyll a materion eraill sy’n ymwneud â chydymffurfiaeth ariannol, gan gynnwys bod angen datblygu’r mesurau rheoli ymhellach. Roedd yr achosion hyn tipyn islaw’r lefel perthnasedd a ddefnyddir gan yr Archwilwyr Allanol i geisio sicrwydd rhesymol nad yw’r datganiadau ariannol yn cynnwys camddatganiadau perthnasol, boed hynny oherwydd twyll neu gamgymeriad.

Wedi'i ddatrys

1049.4 Argymell y papur i'r Cyngor i'w gymeradwyo

1050 Gwerth am Arian

Cafwyd ac ystyriwyd papur 22/96C – ‘Gwerth am Arian’.  Soniodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

1050.1 mai rôl y Pwyllgor oedd rhoi sicrwydd bod trefniadau effeithiol ar waith gan y Brifysgol i sicrhau gwerth am arian. Rôl y Cyngor oedd ystyried a yw'r Brifysgol wedi sicrhau gwerth am arian.

1050.2 bod yr adroddiad yn nodi ffyrdd allweddol o roi sicrwydd mewn perthynas â’r disgwyliadau a nodir yng Nghôd Rheolaeth Ariannol CCAUC a’r arweiniad gan CUC.

1050.3 bod nifer o bethau wedi’u nodi y gellid eu gwella, sy’n cynnwys datblygu polisi gwerth am arian, adolygu’r strategaeth gaffael, ac ystyried gwybodaeth feincnodi.

1050.4 nad oedd unrhyw adolygiadau o brosesau busnes neu waith datblygu systemau wedi’u dogfennu yn yr adroddiad, ac y byddai’r Prif Swyddog Ariannol yn gweithio gyda’r Prif Swyddog Gweithredu i ddogfennu’r wybodaeth hon yn y dyfodol.

1050.5 y gellid defnyddio amrywiaeth o ddangosyddion (er enghraifft, canlyniadau gwell yn dilyn Arolwg Cenedlaethol y Myfyrwyr) i fesur effaith gweithgarwch gwerth am arian.

Wedi'u datrys

1050.6 Argymell i'r Cyngor fod trefniadau presennol y sefydliad yn rhoi sicrwydd digonol bod gwerth am arian yn cael ei sicrhau

1050.7 Sefydlu Gweithgor Gwerth am Arian pwrpasol – nid oedd llawer i’w ddweud o blaid gwneud hyn, am fod ystyried gwerth am arian wedi’i wreiddio’n effeithiol mewn amrywiaeth o feysydd a grwpiau ar draws y Brifysgol yn barod

1051 Papur Barn DRAFFT (gan gynnwys Busnes Hyfyw: Cyllid Ariannol ac Amcanestyniadau Ariannol)

Cafwyd ac ystyriwyd papur 22/97C – ‘Papur Barn DRAFFT (gan gynnwys Busnes Hyfyw: Cyllid Ariannol ac Amcanestyniadau Ariannol)’.  Soniodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

1051.1 bod y papur yn bwrw golwg rhagarweiniol ar y farn a ffurfiwyd a’r amcangyfrifon a ddefnyddiwyd wrth baratoi’r datganiadau ariannol, ac y byddai fersiwn derfynol o’r papur yn cael ei chyflwyno i’r Pwyllgor ar ôl i’r archwiliad gael ei gwblhau.

1051.2 y cafwyd y rhwymedigaethau pensiwn amcangyfrifedig gan Gynllun Pensiwn y Prifysgolion, Deloitte (ar gyfer Cynllun Pensiwn Prifysgol Caerdydd), ac Aon (ar gyfer Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol). Byddai'r rhagdybiaethau'n cael eu hadolygu gan KPMG.

1051.3 bod adolygiad busnes hyfyw manwl wedi’i gynnal, a fyddai’n cael ei brofi ymhellach drwy ddefnyddio senarios a nodwyd gan KPMG. Roedd y Prif Swyddog Ariannol yn hyderus y gallai'r Brifysgol addasu ei chynlluniau ariannol i atal unrhyw siociau sylweddol oherwydd yr amgylchedd allanol ansicr. Byddai angen cynnal adolygiad mwy sylweddol o sefyllfa ariannol y Brifysgol os gwelir unrhyw effeithiau tymor hwy.

1052 Adolygiad Sicrwydd Sefydliadol 2021 CCAUC – Adroddiad Drafft a Chynllun Gweithredu

Cafwyd ac ystyriwyd papur 22/105C – ‘Adolygiad Sicrwydd Sefydliadol 2021 CCAUC – Adroddiad Drafft a Chynllun Gweithredu’.  Soniodd Ysgrifennydd y Brifysgol am yr eitem hon.

Nodwyd

1052.1 bod yr adroddiad drafft ar yr adolygiad a gynhaliwyd ym mis Rhagfyr 2021 wedi’i rannu a’n bod yn disgwyl yr adroddiad terfynol gan CCAUC.

1052.2 bod cynllun gweithredu mewnol wedi’i ddatblygu, a bod Bwrdd Gweithredol y Brifysgol wedi cytuno ar bwy fydd yn gyfrifol am gwblhau’r camau gweithredu ac erbyn pryd.

1052.3 bod y camau gweithredu wedi’u hychwanegu at y system sy’n tracio camau gweithredu heb eu cwblhau, y mae’r Pwyllgor Llywodraethu’n cadw golwg arni, ac y byddai’r Pwyllgor Archwilio a Risg yn monitro pa rai o’r camau gweithredu sy’n cael eu cwblhau.

Wedi'u datrys

1052.4 Ychwanegu’r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd a wnaed ar y cynllun gweithredu at restr y Pwyllgor o fusnes i sôn amdano o dan ‘Materion yn Codi’

1052.5 Nodi y gall fod o fudd i’r Pwyllgor ystyried cynnwys aelod â chefndir academaidd yn y dyfodol ac y byddai’n ddefnyddiol pe bai’r matrics sgiliau’n cynnwys profiad academaidd er mwyn ystyried hyn

1053  Adroddiad Cynnydd – Rhaglen Archwilio Mewnol

Cafwyd ac ystyriwyd papur 22/99HC – ‘Adroddiad Cynnydd – Rhaglen Archwilio Mewnol’. Soniodd y Pennaeth Archwilio Mewnol am yr eitem hon.

Nodwyd

1053.1 bod rhaglen 2021-22 o waith wedi’i chwblhau a bod angen cyflwyno un adroddiad ar PC I-DSS i’r Pwyllgor o hyd.

1053.2 bod perfformiad yn erbyn y dangosyddion perfformiad allweddol wedi cyrraedd y targedau a bennwyd.

1054 Pwyntiau Trafod ar gyfer Adroddiadau Sicrwydd Archwilio Mewnol

Cafwyd ac ystyriwyd papur 22/99HC – ‘Pwyntiau Trafod ar gyfer Adroddiadau Sicrwydd Archwilio Mewnol’. Soniodd y Pennaeth Archwilio Mewnol a'r Uwch Archwilydd Mewnol am yr eitem hon.

Caffael

Nodwyd

1054.1 [Hepgorwyd]

1054.2 [Hepgorwyd]

1054.3 [Hepgorwyd]

1054.4 [Hepgorwyd]

1054.5 [Hepgorwyd]

Wedi'i ddatrys

1054.6 Rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor yn ddiweddarach yn y flwyddyn am y polisi newydd a datblygiadau eraill yn y maes hwn

Proses Cynllunio Integredig

Nodwyd

1054.7 [Hepgorwyd]

1054.8 [Hepgorwyd]

1054.9 [Hepgorwyd]

Rheoli Asedau TG

Nodwyd

1054.10 [Hepgorwyd]

1054.11 [Hepgorwyd]

1054.12 [Hepgorwyd]

1055 Gwaith Dilynol ar yr Argymhellion â Blaenoriaeth Uchel

Cafwyd ac ystyriwyd papur 22/100HC – ‘Gwaith Dilynol ar yr Argymhellion â Blaenoriaeth Uchel’. Soniodd y Pennaeth Archwilio Mewnol am yr eitem hon.

1055.1 [Hepgorwyd]

1055.2 [Hepgorwyd]

1055.3 [Hepgorwyd]

1055.4 [Hepgorwyd]

1056 Adroddiad Blynyddol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol 2021/22 – Drafft

Cafwyd ac ystyriwyd papur 22/101C – ‘Adroddiad Blynyddol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol 2021/22 – Drafft’.  Soniodd y Pennaeth Archwilio Mewnol am yr eitem hon.

Nodwyd

1056.1 bod yr adroddiad wedi’i baratoi’n unol â Chôd Rheolaeth Ariannol CCAUC a bod yr adborth a gafwyd gan CCAUC wedi’i gynnwys yn yr adroddiad. Byddai’r fersiwn derfynol o’r adroddiad yn cael ei chyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Tachwedd.

1056.2 bod nifer o sgoriau sicrwydd cyfyngedig wedi’u rhoi yn ystod 2021-22 ond bod argymhellion blaenoriaeth 1 yn cael eu gwneud yn llai aml.

1056.3 bod 26% o'r rhaglen waith yn waith a gynghorir, a oedd ymhell islaw’r terfyn o 40%.

1056.4 bod yr adroddiad yn rhoi gwell sicrwydd oherwydd yr adroddiadau blynyddol gwahanol sy’n cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor bob blwyddyn a’r gwaith sy’n cael ei wneud ar fapio sicrwydd. Roedd hyn yn adlewyrchu aeddfedrwydd gwaith y Pwyllgor.

1057 Adolygiad Allanol o’r Ddarpariaeth Archwilio Mewnol

Cafwyd ac ystyriwyd papur 22/107C – ‘Adolygiad Allanol o’r Ddarpariaeth Archwilio Mewnol’. Soniodd y Prif Swyddog Gweithredu am yr eitem hon.

Nodwyd

1057.1 bod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus yn mynnu bod asesiad allanol o’r gwasanaeth yn cael ei wneud bob pum mlynedd o leiaf.

1057.2 mai casgliad yr adolygiad oedd (cyfieithiad o’r Saesneg): “bod Tîm Archwilio Mewnol Prifysgol Caerdydd yn cydymffurfio’n gyffredinol â’r Fframwaith Ymarfer Proffesiynol Rhyngwladol ... Yn ein barn ni, mae’r gweithgarwch archwilio mewnol yn cydymffurfio â 59 o'r 61 egwyddor berthnasol ac yn cydymffurfio’n rhannol â 2 egwyddor. Dim ond mân newidiadau sydd eu hangen i sicrhau cydymffurfiaeth lawn”.

1057.3 mai “cydymffurfio’n gyffredinol” oedd y sgôr uchaf a bod y canlyniad hwn yn rhoi sicrwydd sylweddol i’r Pwyllgor o effeithiolrwydd y gwasanaeth archwilio mewnol.

Wedi'i ddatrys

1057.4 Y Pwyllgor i adolygu canfyddiadau’r dadansoddiad o gryfderau, gwendidau, cyfleoedd a bygythiadau yn y dyfodol

1058 Cyfarwyddyd Cyfrifon CCAUC 2021-22

Cafwyd ac ystyriwyd papur 22/104 – ‘Cyfarwyddyd Cyfrifon CCAUC 2021-22’.  Soniodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

1058.1 mai’r Tîm Cyllid a KPMG sy’n adolygu cydymffurfiaeth â’r Cyfarwyddyd Cyfrifon yn rhan o’r broses o baratoi a chreu’r fersiwn derfynol o’r cyfrifon.

1058.2 bod angen cynnwys Datganiad o Reolaeth Fewnol yn yr Adroddiad Blynyddol. Rhoddodd yr Archwilwyr Mewnol ac Allanol sicrwydd ar y system rheoli mewnol yn rhan o’u rhaglenni gwaith.

1059 Unrhyw faterion eraill

Ni thrafodwyd unrhyw faterion pellach.

1060 Adolygu’r risgiau ar y gofrestr risgiau

Nodwyd

1060.1 bod y gofrestr risgiau’n cynrychioli’r wybodaeth a roddwyd i’r Pwyllgor yn gywir.

1061 Eitemau a gafwyd i’w cymeradwyo

Wedi'i ddatrys

1061.1 Cymeradwyo'r papurau canlynol:

• 22/106 – ‘Cydymffurfio â Darpariaethau'r Côd Llywodraethu sy'n Ymwneud ag Archwilio a Chylch Gorchwyl y Pwyllgor Archwilio a Risg’
• 22/102C – ‘Adroddiad Blynyddol ar Ddigwyddiad Difrifol’

1062 Eitemau a gafwyd er gwybodaeth

Nodwyd

1062.1 y papur canlynol:

• 22/103C – ‘Adroddiad Meincnodi KPMG ar gyfer Datganiadau Ariannol (2020-21)’

1062.2 na chafwyd unrhyw adroddiadau o dan y Polisi Datgelu er Lles y Cyhoedd (Chwythu’r Chwiban) ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor.

1063 Cyfarfod yn y dirgel

Yn dilyn cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Risg, cynhaliwyd cyfarfod yn y dirgel. Dim ond aelodau'r Pwyllgor Archwilio a Risg, y Pennaeth Archwilio Mewnol, yr Archwilwyr Allanol ac Ysgrifennydd y Brifysgol a oedd yn bresennol.