Cofnodion Pwyllgor Llywodraethiant 22 Ionawr 2021

Cofnodion cyfarfod Pwyllgor Llywodraethiant Prifysgol Caerdydd a gynhaliwyd ar 22 Ionawr 2021, trwy Zoom, am 11:00.

Yn bresennol:

Judith Fabian (Cadeirydd), Tomos Evans, yr Athro Karen Holford, Jan Juillerat, Dr Joanna Newman, yr Athro Stuart Palmer, yr Athro Colin Riordan, y Barnwr Ray Singh, Dr Andy Skyrme a'r Athro Ceri Sullivan

Mynychwyr:

Rashi Jain [Cwnsler Cyffredinol ac Ysgrifennydd y Brifysgol], Vari Jenkins [Sawl sy'n cymryd cofnodion], Andrew Lane [Uwch Gynghorydd Sicrwydd] am gofnod 820, Sarah Phillips [Archifydd a Rheolwr Cofnodion] am gofnod 821, Ruth Robertson [Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol], Claire Sanders [Prif Swyddog Gweithredu], yr Athro Damian Walford Davies [Rhag Is-Ganghellor Coleg AHSS] am gofnod 819

810 Materion rhagarweiniol

Nodwyd Y Canlynol

810.1            bod Dr Joanna Newman wedi'i groesawu i'w cyfarfod cyntaf fel aelod lleyg o'r Pwyllgor Llywodraethu;

810.2            bod ymddiheuriadau wedi dod i law gan Len Richards.

811  Materion yn Codi

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 20/367, a nododd gynnydd yn erbyn y materion a gododd o'r cyfarfod blaenorol ar 9 Tachwedd 2020.

812  Datganiadau Buddiant

Nodwyd Y Canlynol

812.1            bod Jan Juillerat wedi datgan diddordeb mewn perthynas ag eitem 6 o'r agenda, 'Adolygiad Effeithiolrwydd Llywodraethu', fel Cyswllt o Advance HE.

813  Camau Gweithredu'r Cadeirydd ers y Cyfarfod Diwethaf

Nodwyd Y Canlynol

813.1            ers y cyfarfod diwethaf, cymerwyd Camau Gweithredu'r Cadeirydd i enwebu Dr Joanna Newman fel aelod lleyg o'r Pwyllgor Llywodraethu ac argymhellodd i'r Cyngor i'w gymeradwyo, a gymeradwywyd wedyn ar 23 Tachwedd 2020.

814  Adolygiad o Effeithiolrwydd Llywodraethu

Siaradodd y Cadeirydd am yr eitem hon a chadarnhaodd fod trafodaethau anffurfiol wedi cael eu cynnal gyda'r tri ymgeisydd a oedd wedi mynegi diddordeb.

Nodwyd Y Canlynol

814.1            bod cwmpas yr adolygiad yn cynnwys effeithiolrwydd llywodraethu materion academaidd yn y Cyngor ac y byddai cyfle i adolygwyr arsylwi ar gyfarfod o'r Senedd.

815 Cadeirydd y Cyngor

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 20/383, 'Disgrifiad rôl ar gyfer Cadeirydd y Cyngor'.  Siaradodd Rashi Jain, Cwnsler Cyffredinol ac Ysgrifennydd y Brifysgol, am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

815.1            bod y Cyfrin Gyngor wedi derbyn cais ffurfiol ar 16 Rhagfyr 2020, i ddiwygio Statudau IV a VI i ganiatáu i'r Cyngor benodi Cadeirydd yn allanol;

815.2            y gallai'r disgrifiad rôl roi mwy o bwyslais ar oruchwylio materion academaidd a gofyn am brofiad o arwain mewn cyd-destun academaidd. Gallai'r Prif Gyfrifoldebau gyfeirio at weledigaeth a strategaeth y Brifysgol, gan gyfeirio at yr amgylchedd academaidd;

815.3            y dylai'r cyfeiriad at gydraddoldeb ac amrywiaeth fod yn gyson â'r iaith a ddefnyddir ar draws y sefydliad ac y dylid defnyddio offeryn 'datgodiwr rhyw' ar-lein i adolygu unrhyw duedd bosibl yn y geiriad;

815.4            nad oedd yr ymrwymiad amser yn adlewyrchiad cywir o'r amser presennol y mae'r rôl yn gofyn amdano.  Gall defnyddio gofyniad sylfaenol helpu i gyfleu'r ymrwymiad amser sydd ei angen.

Penderfynwyd Y Canlynol

815.5            Ysgrifennydd y Brifysgol a Chadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu i adolygu'r disgrifiad rôl cyn ei gyflwyno i'r Cyngor er gwybodaeth;

816 Fframwaith Llywodraethu – Diweddariad 2020

Derbyniwyd ac ystyriwyd papurau 20/368 'Fframwaith Llywodraethu – Diweddariad 2020'. Gwahoddwyd Ruth Robertson, Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol, i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

816.1            y byddai'r Fframwaith yn cael ei adolygu'n flynyddol a'i ddiweddaru ar y wefan;

Penderfynwyd Y Canlynol

816.2            ystyried cyfeirio at Bwyllgor Enwebiadau o fewn y Fframwaith;

816.3            adolygu'r datganiad ar aelodaeth y Pwyllgor Taliadau i adlewyrchu'r disgresiwn ar gyfer aelodau cyfetholedig;

816.4            adlewyrchu mai cylch gwaith y Bwrdd yw cynghori'r Is-Ganghellor ar feysydd o dan ei gyfrifoldeb;

816.5            dylid ystyried cyfeirio at reoli digwyddiadau mawr;

816.6            bod cynaliadwyedd yn y cwricwlwm yn dod o fewn y Strategaeth Addysg, felly nid oedd angen ychwanegu cyfeiriad ar wahân at y Deon dros Gynaliadwyedd ar hyn o bryd.

816.7            argymell y Fframwaith Llywodraethu i'r Cyngor i'w gymeradwyo yn amodol ar y newidiadau a nodwyd.

817 Newidiadau Mewn Ordinhadau

Derbyniwyd ac ystyriwyd papurau 20/369 'Newidiadau i Ordinhadau' a phapur 20/376 'Atodiad A'. Gwahoddwyd Ruth Robertson, Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol, i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

817.1            bod nifer o newidiadau wedi'u cyflwyno i'w cymeradwyo. Roeddent yn rhychwantu'r rhai lle'r oedd y materion y cyfeiriwyd atynt eisoes wedi cael cymeradwyaeth gan y Cyngor (e.e. camau gweithredu sy'n deillio o argymhellion Adolygiad Powell) ac roedd angen diweddaru geiriad yr Ordinhad o ganlyniad; a'r rhai a oedd yn cael eu hargymell i'w cymeradwyo i'r Cyngor am y tro cyntaf;

817.2            bod trafodaethau wedi'u cynnal gyda'r Canghellor a'r Rhag Gangellorion ynghylch aelodaeth y panel i gynnal yr adolygiad o'r Llys a byddai hyn yn cael ei ystyried ymhellach yn y Cyngor ar 8 Chwefror 2021.

Penderfynwyd Y Canlynol

817.3            argymell i'r Cyngor gymeradwyo'r Newidiadau i'r Ordinhadau.

818  Adroddiad Iechyd, Diogelwch a Lles

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 20/371 'Adroddiad Iechyd, Diogelwch a Lles'. Gwahoddwyd yr Athro Karen Holford, Dirprwy Is-Ganghellor, i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

818.1            y byddai'n ddefnyddiol cyflwyno data yng nghyd-destun tueddiadau, fel y gallai'r Pwyllgor nodi meysydd lle y gallent ddymuno cael rhagor o wybodaeth;

818.2            bod y Cyngor hyd yma wedi cael y wybodaeth ddiweddaraf drwy adroddiad yr Is-Ganghellor;

818.3            bod aelod lleyg o'r Cyngor ar y Pwyllgor Diogelwch Iechyd a'r Amgylchedd;

Penderfynwyd Y Canlynol

818.4            y dylai'r Cyngor barhau i gael cyflwyniad cryno lefel uchel yn adroddiad yr Is-Ganghellor, yn hytrach nag adroddiad penodol gan Gadeirydd y pwyllgor hwn;

818.5            efallai y bydd y Cyngor yn dymuno cychwyn cyflwyniadau penodol mewn ymateb i dueddiadau a data a nodwyd yn yr adroddiad.

819  Mabwysiadu a diffinio Gwrth-Semitiaeth ac Islamoffobia

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 20/372CR 'Mabwysiadu a diffinio gwrth-semitiaeth ac islamoffobia'.  Gwahoddwyd yr Athro Damian Walford Davies, Rhag Is-Ganghellor, Coleg y Celfyddydau, y Dyniaethau a'r Gwyddorau Cymdeithasol, i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

819.1            bod Asesiad o'r Effaith ar Gydraddoldeb wedi'i gynnal;

819.2            y bydd y Pwyllgor Amrywiaeth a Chynhwysiant Cydraddoldeb yn goruchwylio'r gwaith monitro.

Penderfynwyd Y Canlynol

819.3            argymell y cynigion a amlinellir ym mhapur 20/372CR 'Mabwysiadu a diffinio gwrth-semitiaeth ac islamoffobia' i'r Cyngor i'w gymeradwyo.

820 Monitro'r Gymraeg – Adroddiad Blynyddol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 20/373 'Monitro'r Gymraeg – Adroddiad Blynyddol'. Gwahoddwyd Andrew Lane, Uwch-ymgynghorydd Sicrwydd, i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

820.1            y bydd y meysydd sydd wrth symud ymlaen yn canolbwyntio ar safonau llunio polisïau a chymhwyso Asesiadau o'r Effaith ar Gydraddoldeb yng Nghymru i ystyried cyfleoedd ar gyfer darpariaeth y Gymraeg ac effaith bosibl ar ddarpariaeth.

Penderfynwyd Y Canlynol

820.2            cymeradwyo'r Adroddiad Blynyddol ar Fonitro'r Gymraeg – Adroddiad Blynyddol i alluogi cyhoeddi ar-lein cyn 31 Ionawr 2021.

821 Cyfnodau cadw ar gyfer Data Ymchwil

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 20/374 'Cyfnodau cadw ar gyfer data ymchwil'. Gwahoddwyd Sarah Phillips, Archifydd a Rheolwr Cofnodion, i siarad am yr eitem hon.

Penderfynwyd Y Canlynol

821.1            cymeradwyo'r newidiadau i'r cyfnodau cadw diwygiedig ar gyfer data ymchwil.

822 Unrhyw Fater Arall

Nodwyd Y Canlynol

822.1            nad oedd unrhyw eitemau i'w hystyried o dan Unrhyw Fusnes Arall.

823 Cydymffurfio a'r Cod Rheoli Ariannol a Chod Llywodraethu CUC HE

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 20/370 'Cydymffurfio â'r Cod Rheolaeth Ariannol a Chod Llywodraethu CUC HE'.

Nodwyd Y Canlynol

823.1            bod Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu wedi cyfarfod â'r Cynghorydd Llywodraethu ym mis Rhagfyr 2020 i adolygu'r gwaith a wnaed i roi sicrwydd o gydymffurfiad â'r codau.

824 Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol

Gwahoddwyd yr aelodau i adolygu cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Tachwedd 2020, ac i gynnig sylwadau neu newidiadau fel y bo’n briodol.

Penderfynwyd Y Canlynol

824.1            y cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Tachwedd 2020 yn gofnod cywir a gwir o'r cyfarfod.

825 Agenda’r Cyfarfod Nesaf

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 20/375, 'Agenda’r Cyfarfod Nesaf'. Siaradodd Judith Fabian, Cadeirydd y Pwyllgor, am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

825.1            bod yr aelodau wedi cytuno ar agenda’r Pwyllgor Llywodraethu a drefnwyd ar gyfer 15 Mehefin 2021.