Cofnodion Pwyllgor Llywodraethiant 9 Tachwedd 2020

Cofnodion cyfarfod Pwyllgor Llywodraethiant Prifysgol Caerdydd a gynhaliwyd ar 9 Tachwedd 2020, drwy Zoom, am 11:00.

Yn bresennol:

Judith Fabian [Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu], Tomos Evans, yr Athro Karen Holford [Dirprwy Is-Ganghellor], Jan Juillerat [Is-gadeirydd y Cyngor], yr Athro Stuart Palmer [Cadeirydd y Cyngor], yr Athro Colin Riordan [Is-Ganghellor], y Barnwr Ray Singh, Dr Andy Skyrme a'r Athro Ceri Sullivan

Mynychwyr:

Orosia Asby [Cyfarwyddwr Gwasanaethau Biolegol a Safonau] ar gyfer cofnod 794, Emma Gore {Gwasanaethau Ymchwil ac Arloesi] ar gyfer cofnod 795, Rashi Jain [Ysgrifennydd y Brifysgol], Vari Jenkins [Cofnodion], Ben Lewis [Cyfarwyddwr Cymorth i Fyfyrwyr a Lles] am gofnod 800, Catrin Morgan [Pennaeth Cydymffurfio a Risg] am funud 804, Claire Morgan [Rhag Is-Ganghellor Addysg a Myfyrwyr] am gofnod 805, TJ Rawlinson [Cyfarwyddwr Datblygu a Chysylltiadau Cynfyfyrwyr] am gofnod 801, Ruth Robertson [Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol], Claire Sanders [Prif Swyddog Gweithredu], yr Athro Damian Walford Davies [Rhag Is-Ganghellor Coleg AHSS] am gofnod 806, yr Athro Ian Weeks [Rhag Is-Ganghellor Coleg y Gwyddorau Biofeddygol a Bywyd] am gofnod 794.

788 Materion rhagarweiniol

Nodwyd y canlynol

788.1            Croesawyd Orosia Asby, Cyfarwyddwr Gwasanaethau Biolegol a Safonau a'r Athro Ian Weeks, Rhag Is-Ganghellor Coleg y Gwyddorau Biofeddygol a Bywyd a Deiliad Trwydded y Sefydliad i'r cyfarfod.

788.2            Croesawyd Emma Gore, Gwasanaethau Ymchwil ac Arloesi, i'r cyfarfod.

788.3            y byddai gweddill y cyflwynwyr yn ymuno yn ddiweddarach yn y cyfarfod i gyflwyno eu papur.

789 Cofnodion Y Cyfarfod Blaenorol

Gwahoddwyd yr aelodau i adolygu cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 30 Medi 2020, ac i gynnig sylwadau neu newidiadau fel y bo’n briodol.

Penderfynwyd Y Canlynol

789.1            y dylid diwygio cofnod 887.3 i adlewyrchu y bydd yn ofynnol i'r Prif Swyddog Cyllid a'r Prif Swyddog Gweithredu fynychu cyfarfodydd y Cyngor.

789.2            y cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 30 Medi 2020 yn gofnod cywir a gwir o'r cyfarfod, yn amodol ar y gwelliant yng nghofnod 789.1 uchod.

790 Materion yn Codi

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 20/146, a nododd gynnydd yn erbyn y materion a gododd o'r cyfarfod blaenorol ar 30 Medi 2020.

791 Datganiadau Buddiant

Nodwyd Y Canlynol

791.1            bod Jan Juillerat wedi datgan diddordeb mewn perthynas ag eitem 10 o'r agenda, 'Adolygiad Effeithiolrwydd Llywodraethu', fel Cyswllt o Advance HE.

792 Adroddiad gan yr Is-Bwyllgor Cydraddoldeb, amrywiaeth a Chynhwysiant

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 20/147, 'Adroddiad gan yr Is-bwyllgor Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant'. Gwahoddwyd yr Athro Karen Holford, Cadeirydd y pwyllgor hwn, i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

792.1            bod gwaith diweddar y Pwyllgor yn cynnwys ystyried y Polisi Beichiogrwydd a Mamolaeth Myfyrwyr diwygiedig, canlyniadau'r arolwg staff a'r prosiect Llety Myfyrwyr a Chynghreiriaid LHDT+;

792.2            y byddai arian a dderbynnir gan CCAUC ar gyfer lles myfyrwyr yn cael ei dderbyn drwy Is-bwyllgor yr HSE ac yr ymgynghorir ar yr Is-bwyllgor EDI os yw'n briodol.

793 Adroddiad gan yr Is-Bwyllgor Iechyd, Diogelwch a’r Amgylchedd

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 20/165, 'Adroddiad gan yr Is-bwyllgor Iechyd, Diogelwch a'r Amgylchedd'. Gwahoddwyd yr Athro Karen Holford, Cadeirydd y pwyllgor hwn, i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

793.1            ar ôl gofyn am arweiniad gan Iechyd Cyhoeddus Cymru, roedd y Brifysgol wedi cymeradwyo defnyddio gorchuddion wyneb;

793.2            bod ymarferion gwacáu adeiladau wedi'u gohirio gan fod llai o bobl ar y safle ond hefyd bod gwacáu staff a myfyrwyr o adeiladau’n peri risg o ran cadw pellter cymdeithasol.  Bydd profi'r larwm yn parhau;

793.3            y byddai adroddiadau yn yr adroddiad Iechyd Galwedigaethol a Lles Staff yn y dyfodol yn cynnwys crynodeb rheoli o'r canfyddiadau allweddol;

793.4            y byddai Diogelwch Iechyd a'r Amgylchedd yn dod yn eitem sefydlog ar agenda'r Cyngor;

793.5            bod Prifysgol Caerdydd wedi cael adborth cadarnhaol gan sefydliadau allanol, megis Iechyd Cyhoeddus Cymru, ynghylch ei rheolaeth o effaith COVID.

Penderfynwyd Y Canlynol

793.6            gofynnodd y Pwyllgor i'r Is-bwyllgor Iechyd, Diogelwch a'r Amgylchedd roi sicrwydd bod gan breswylfeydd myfyrwyr systemau ar waith i sicrhau bod myfyrwyr yn gwybod beth i'w wneud pe bai'n cael ei wacáu.

794 Adroddiad gan yr Is-Bwyllgor Safonau Biolegol a’r Cylch Gorchwyl

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 20/148, 'Adroddiad gan yr Is-bwyllgor Safonau Biolegol a'r Cylch Gorchwyl'. Gwahoddwyd Orosia Asby, Cyfarwyddwr Gwasanaethau a Safonau Biolegol, i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

794.1            bod yr Is-bwyllgor wedi enwebu cadeirydd newydd, yr Athro Nick Topley, a oedd gynt yn Is-Gadeirydd;

794.2            bod penodi Deiliad Trwydded y Sefydliad newydd, yr Athro Ian Weeks, wedi cael ei gymeradwyo gan y Swyddfa Gartref.

Penderfynwyd Y Canlynol

794.3            cymeradwyodd y Pwyllgor gyfansoddiad ac aelodaeth ddiwygiedig yr Is-bwyllgor Safonau Biolegol.

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 20/149C, 'Deddf Anifeiliaid (Gweithdrefnau Gwyddonol) 1986: Adroddiad Cydymffurfio – Datganiad Deiliad y Sefydliad (19/20)'. Gwahoddwyd yr Athro Ian Weeks, Rhag Is-Ganghellor Coleg y Gwyddorau Biofeddygol a Bywyd a Deiliad Trwydded y Sefydliad, i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

794.4            bod pryderon ynghylch trwyddedau personol parhaus a bydd hyn yn cael ei ystyried gyda'r Pwyllgor Safonau Biolegol;

794.5            bod un achos o beidio â chydymffurfio yn cael ei ystyried ar hyn o bryd gan y Swyddfa Gartref;

794.6            ar gais yr Is-Ganghellor, mae Ysgrifennydd y Brifysgol a Deiliad Trwydded y Sefydliad yn cyfarfod i fwrw ymlaen â gofynion y Ddeddf.

Penderfynwyd Y Canlynol

794.7            mae'r Pwyllgor yn argymell Deddf Anifeiliaid (Gweithdrefnau Gwyddonol) 1986: Adroddiad Cydymffurfio i'r Cyngor ei gymeradwyo.

795 Adroddiad gan Is-Bwyllgor Gonestrwydd a Moeseg Ymchwil y Brifysgol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 20/150, ‘Adroddiad gan yr Is-Bwyllgor Gonestrwydd a Moeseg Ymchwil Agored’. Gwahoddwyd Emma Gore, Gwasanaethau Ymchwil ac Arloesi, i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

795.1            bod yr holl gynigion yn y papur wedi cael eu cymeradwyo gan yr Is-bwyllgor Gonestrwydd a Moeseg Ymchwil Agored (ORIESC);

795.2            bod y gyfradd hyfforddi ar gyfer staff yn isel ar 33%.  Cymerwyd camau amrywiol dros y flwyddyn ddiwethaf ond nid yw'r rhain wedi bod yn effeithiol o ran cynyddu'r gyfradd hyfforddi'n sylweddol. Mae gwaith wedi'i wneud i wneud gwaith dilynol ar lefel leol, sydd wedi gwneud gwahaniaeth bach;

795.3            bod cyfyngiadau'r system TG wedi golygu na fu'n bosibl cysylltu hyfforddiant staff unigol â'r Core, system Adnoddau Dynol y Brifysgol a ddefnyddir i reoli hyfforddiant.

Derbyniwyd ac ystyriwyd er gwybodaeth bapur 20/151, 'Datganiad Blynyddol 2019/20 ar Uniondeb Ymchwil'. Gwahoddwyd Emma Gore, Gwasanaethau Ymchwil ac Arloesi, i siarad am yr eitem hon.

Penderfynwyd Y Canlynol

795.4            mae'r Pwyllgor yn argymell cymeradwyo Datganiad Blynyddol 2019/20 ar Onestrwydd Ymchwil.

796 Ymateb i Adolygiad CAMM

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 20/153, 'Ymateb i Adolygiad Camm: Siarter Llywodraethu Prifysgolion yng Nghymru ac Ymrwymiad i Weithredu'. Gwahoddwyd Ruth Robertson, Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol, i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd y Canlynol

796.1            bod llawer o enghreifftiau o arfer da a argymhellwyd yn yr Adolygiad wedi'u nodi gan Brifysgol Caerdydd ac felly mae rhywfaint o'r arfer eisoes ar waith.

Penderfynwyd Y Canlynol

796.2            mae'r papur i'w ddiwygio i adlewyrchu y bydd y Brifysgol yn parhau â'n harferion da;

796.3            mae'r Pwyllgor yn argymell yr ymatebion arfaethedig fel sail ar gyfer cynllun gweithredu Ymrwymiad i Weithredu Siarter Llywodraethu, i'r Cyngor i'w gymeradwyo, yn amodol ar gynnwys yr argymhelliad yng nghofnod 796.2.

797 Adolygiad o Effeithiolrwydd Llywodraethu

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 20/152C, 'Adolygiad Effeithiolrwydd Llywodraethu’. Gwahoddwyd Ruth Robertson, Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol, i siarad am yr eitem hon.

Penderfynwyd Y Canlynol

797.1            y dylai ystyried y cwmpas gynnwys adolygiad o eitemau nad ymdriniwyd â hwy eto o dan adolygiadau eraill;

797.2            y tri chontractwr sydd i'w gwahodd i fynegi diddordeb mewn cynnal yr adolygiad yw Dr Jonathan Nicholls, Advance HE a Halpin;

797.3            bydd y broses ddethol a'r penderfyniad yn cael eu dirprwyo i banel sy'n cynnwys Cadeirydd y Cyngor neu'r Is-gadeirydd, Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu, Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risg, yr Is-Ganghellor neu ei enwebai ac Ysgrifennydd y Cyngor.

798 Penodiadau Aelodau Lleyg

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 20/154, 'Aelodaeth Lleyg o'r Cyngor a'i Bwyllgorau'. Gwahoddwyd Vari Jenkins, Cynghorydd Llywodraethu, i siarad am yr eitem hon.

Penderfynwyd Y Canlynol

798.1            argymell y penodir Chris Jones, aelod lleyg gan y Cyngor fel Cadeirydd yn Is-bwyllgor Buddsoddi a Bancio rhwng 1 Ionawr 2021 a 31 Rhagfyr 2023.

798.2            argymell y penodir Dr Pretty Sagoo, aelod lleyg gan y Cyngor yn Gadeirydd yr Is-bwyllgor Buddsoddi a Bancio rhwng 1 Ionawr 2021 a 31 Rhagfyr 2023.

798.3            argymell Chris Jones, Cadeirydd yr Is-bwyllgor Buddsoddi a Bancio (ex-officio) i'r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau rhwng 1 Ionawr 2021 a 31 Rhagfyr 2023.

798.4            dechrau trafodaethau gydag unigolion sy'n gymwys i gael eu hailbenodi o 1 Awst 2021.

798.5            archwilio disodli Cadeirydd yr Is-bwyllgor Ystadau a Seilwaith.

799 Cadeiryddiaeth y Cyngor

Siaradodd Ruth Robertson, Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol, am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

799.1            bod y Cyfrin Gyngor yn ystyried y cais i ddiwygio Statudau IV a VI i ganiatáu i'r Cyngor benodi Cadeirydd yn allanol. Maent wedi rhoi amlinelliad o amserlenni sy'n dangos, os yw eu penderfyniad yn un cadarnhaol a bod y broses yn cael ei chwblhau'n effeithlon, y byddai'r Brifysgol mewn sefyllfa i weithredu ar y penderfyniad erbyn canol mis Ionawr 2021.

Penderfynwyd Y Canlynol

799.2            bydd Ysgrifennydd y Brifysgol, Is-gadeirydd y Cyngor a Chadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu yn cyfarfod i drafod opsiynau eraill os na fydd penderfyniad gan y Cyfrin Gyngor yn dod i law a bod perygl y bydd yn achosi oedi wrth recriwtio.

800 Adroddiad Blynyddol: Prevent (Ffurflen CCAUC)

Derbyniwyd ac ystyriwyd papurau 20/210C 'Ffurflen Monitro Dyletswydd Prevent 2019- 2020', 20/211C 'Atebolrwydd Prevent a Data' a 20/212 Cofrestr Risgiau Prevent'.  Gwahoddwyd Ben Lewis, Cyfarwyddwr Cymorth i Fyfyrwyr a Lles, i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

800.1            y cafwyd cydweithio gydag Undeb y Myfyrwyr, sy'n cael eu cynrychioli ar y Grŵp Diogelu, sy'n goruchwylio lefel y polisi.

Penderfynwyd Y Canlynol

800.2            mae'r Pwyllgor yn argymell y Ffurflen Monitro Statudol ar Ddyletswydd Prevent 2019-2020 i'r Cyngor iddo gael ei chymeradwyo.

801 Panel Cynghori Arianwyr

Derbyniwyd ac ystyriwyd papurau 20/206 'Panel Cynghori Arianwyr - Cylch Gorchwyl'.  Gwahoddwyd TJ Rawlinson, Cyfarwyddwr Datblygu a Chysylltiadau â Chynfyfyrwyr, i siarad am yr eitem hon.

Penderfynwyd Y Canlynol

801.1            argymell i'r Cyngor gymeradwyo Cylch Gorchwyl y Panel Cynghori ar Arianwyr;

2. argymell i'r Cyngor benodi'r Parchedig Ganon Gareth Powell yn Gadeirydd cyntaf y Panel;
3. argymell i'r Cyngor fod y Cadeirydd cyntaf yn nodi rhestr hir o aelodau mewn ymgynghoriad â Chadeirydd y Cyngor, yr Is-Ganghellor, y Cyfarwyddwr Datblygu a Chysylltiadau Cynfyfyrwyr, a'r Cyfarwyddwr Ymchwil ac Arloesi.

802 Adroddiad Cwynion: Myfyrwyr, Staff a Thrydydd Partïon (2019/20)

Derbyniwyd ac ystyriwyd papurau 20/156C 'Adroddiad Cwynion Blynyddol'.  Gwahoddwyd Ruth Robertson, Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol, i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

802.1            bod yr adroddiad wedi casglu nifer y cwynion ynghylch codi arian am y tro cyntaf;

802.2            bod rheoli cwynion myfyrwyr yn gofyn am fuddsoddi mewn adnoddau i ymateb i'r galw cynyddol.

802.3            ei bod yn ymddangos bod camgymeriad yn y paragraff o dan Dabl 3 ac y dylai'r frawddeg ddarllen 'O'r 7 achos y canfuwyd bod Cyfiawnhad Rhannol drostynt neu Heb Gyfiawnhad drostynt yn 2019:...'

Penderfynwyd Y Canlynol

802.4            mae'r adroddiad i'w argymell i'r Cyngor yn amodol ar y cywiriad a nodir yn 802.3 uchod

803 Adroddiad Cydymffurfiaeth: Cod Rheoli Ariannol CCAUC a Chod Llywodraethu CCAUC

Derbyniwyd ac ystyriwyd papurau 20/157C 'Adroddiad Cydymffurfio: Cod Rheoli Ariannol CCAUC a Chod Llywodraethu CUC HE'.  Gwahoddwyd Ruth Robertson, Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol, i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

803.1            ers drafftio'r papur, mae gwaith pellach wedi'i wneud ar asesu cydymffurfiaeth yn erbyn Cod Llywodraethu CUC.

Penderfynwyd Y Canlynol

803.2            Camau i'w cymryd gan y Cadeirydd i gadarnhau cynnydd yn erbyn cydymffurfio â Chod Rheoli Ariannol CCAUC a Chod Llywodraethu CUC HE cyn dyddiad cau cyflwyno Sicrwydd Blynyddol CCAUC, sef 31 Rhagfyr 2020.

804 Datganiad Blynyddol Deddf Caethwasiaeth Fodern

Derbyniwyd ac ystyriwyd papurau 20/160 'Deddf Caethwasiaeth Fodern'.  Gwahoddwyd Catrin Morgan, Pennaeth Cydymffurfiaeth a Risg, i siarad am yr eitem hon.

Penderfynwyd Y Canlynol

804.1            argymell Datganiad Blynyddol y Ddeddf Caethwasiaeth Fodern i'r Cyngor iddo gael ei gymeradwyo.

805 Adolygiad Blynyddol: Siarter Myfyrwyr a Chydberthynas ag Undeb y Myfyrwyr

Derbyniwyd ac ystyriwyd papurau 20/158 'Cytundeb Perthynas Siarter Myfyrwyr ac Undebau Myfyrwyr 2019-20' a 20/159 'Atodiad 2 - Cytundeb Perthynas Undebau'r Myfyrwyr'.  Gwahoddwyd Claire Morgan, Rhag Is-Ganghellor Addysg a Myfyrwyr, i siarad am yr eitem hon.

Penderfynwyd Y Canlynol

805.1            argymell Cytundeb Cydberthynas ag Undeb y Myfyrwyr a Siarter y Myfyrwyr diwygiedig i'r Cyngor iddo gael ei gymeradwyo.

806 Strategaeth y Gymraeg

Derbyniwyd ac ystyriwyd papurau 20/207 'Strategaeth y Gymraeg', 20/208 'Strategaeth Gymraeg' a 20/209 'Strategaeth y Gymraeg – Blaendalen'. Gwahoddwyd yr Athro Damian Walford Davies, Rhag Is-Ganghellor Coleg AHSS, i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

806.1            bod Bwrdd Iechyd Caerdydd a'r Fro wedi mynegi eu diddordeb i adeiladu ar y strategaeth;

806.2            y byddai Bwrdd Gweithredol y Brifysgol yn cael adroddiad chwarterol ar gynnydd y strategaeth;

806.3            bod y pwyllgor yn croesawu'r datganiadau cadarnhaol yn y strategaeth ac o'r farn y bydd o fudd sylweddol i'r Brifysgol.

Penderfynwyd Y Canlynol

806.4            byddai'r Pwyllgor yn croesawu diweddariadau rheolaidd ar y strategaeth yn y Cyngor;

806.5            argymell Strategaeth y Gymraeg i'r Cyngor iddi gael ei chymeradwyo.

807 Gweithredu Dogfennau (Sêl)

Penderfynwyd Y Canlynol

807.1            argymell y broses ar gyfer Gweithredu Dogfennau (Sêl) i'r Cyngor iddi ei chymeradwyo.

808 Unrhyw Fater Arall

Nodwyd Y Canlynol

808.1            y byddai Adroddiad Monitro'r Gymraeg a fydd yn cael ei ddychwelyd ddiwedd Mis Ionawr 2021 yn cael ei ystyried drwy weithredu'r Cadeirydd ym mis Rhagfyr 2020.

808.2            ers y cyfarfod diwethaf, cymerwyd Camau Gweithredu'r Cadeirydd i gymeradwyo ychwanegu'r Cyfarwyddwr Rhaglenni Saesneg a Chyfarwyddwr y Ganolfan Cefnogaeth Addysg ac Arloesedd (CESI) fel aelodau ex officio o'r Senedd, gan ystyried y rolau hanfodol y maent yn eu chwarae mewn perthynas â darpariaeth academaidd y Brifysgol.

809 Agenda’r Cyfarfod Nesaf

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 20/164, 'Agenda’r Cyfarfod Nesaf'. Siaradodd Judith Fabian, Cadeirydd y Pwyllgor, am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

809.1            bod yr agenda yn agored i newid yn dilyn cytundeb i gynnal Pwyllgor Llywodraethu ychwanegol ym mis Ionawr 2021 i ystyried eitemau y mae amser yn bwysig iddynt.