Cofnodion Pwyllgor Llywodraethu 30 Medi 2020

Cofnodion cyfarfod Pwyllgor Llywodraethu Prifysgol Caerdydd a gynhaliwyd ar 30 Medi 2020, gan Zoom, am 10:00.

Yn bresennol:

Judith Fabian [Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu], Tomos Evans, yr Athro Karen Holford [Dirprwy Is-Ganghellor], Jan Juillerat [Is-gadeirydd y Cyngor], yr Athro Stuart Palmer [Cadeirydd y Cyngor], yr Athro Colin Riordan [Is-Ganghellor], y Barnwr Ray Singh, Dr Andy Skyrme a'r Athro Ceri Sullivan [o gofnod 781]

Y sawl oedd yn bresennol:

Rashi Jain [Ysgrifennydd y Brifysgol], Vari Jenkins [cadw cofnodion], Ruth Robertson [Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol], Claire Sanders [Prif Swyddog Gweithredu]

Ymddiheuriadau:

Len Richards

773 Materion Rhagarweiniol

Nodwyd Y Canlynol

773.1            Croesawyd Ruth Robertson [Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol] a Vari Jenkins [Cynghorydd Llywodraethu] i'w cyfarfod cyntaf o'r Pwyllgor Llywodraethu.

773.2            Croesawyd Tomos Evans [Llywydd Undeb y Myfyrwyr] i'w gyfarfod cyntaf o'r Pwyllgor Llywodraethu.

773.3            Croesawyd Dr Andy Skyrme i'w gyfarfod cyntaf o'r Pwyllgor Llywodraethu fel Cynrychiolydd y Senedd.

773.4            Bydd yr Athro Ceri Sullivan [Cynrychiolydd y Senedd] yn ymuno â'r cyfarfod yn dilyn eu cyfarfodydd tiwtora personol.

774 Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol

774.1            Gwahoddwyd yr Aelodau i edrych dros gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 19 Mai 2020, ac i wneud sylwadau neu awgrymu gwelliannau fel y bo'n briodol.

Penderfynwyd Y Canlynol

774.2            y cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 19 Mai 2020 yn gofnod cywir a gwir o'r cyfarfod.

775 Materion yn Codi

Derbyniwyd ac ystyriwyd er gwybodaeth bapur 20/50, a nododd gynnydd o ran y materion a gododd o'r cyfarfod blaenorol ar 19 Ionawr 2020.

Nodwyd Y Canlynol

775.1            bod Undeb y Myfyrwyr wedi cael gwahoddiad i rannu barn y myfyrwyr ar ddefnyddio camau corff.

775.2            y byddai defnyddio camerau corff o gymorth i staff a myfyrwyr a bod y Brifysgol yn mynd ymlaen i weithredu'r rhain.

Penderfynwyd Y Canlynol

775.3            y byddai'r cynnydd ar argymhellion Camm / Siarter Llywodraethu a'r Adolygiad Effeithiolrwydd Llywodraethu yn cael ei adrodd yng nghyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ym mis Tachwedd 2020.

776 Datganiadau Buddiant

Nodwyd Y Canlynol

776.1            bod Jan Juillerat wedi datgan diddordeb mewn perthynas ag eitem 12 o'r agenda, 'Adolygiad o Weithgareddau Sefydlu a Hyfforddi 2019/2020', fel Cydymaith i Advance HE.

777 Cyfansoddiad ac Aelodaeth 2020/21

Wedi'i dderbyn a'i ystyried er gwybodaeth bapur 20/51 'Cyfansoddiad ac Aelodaeth 2020/21.' Gwahoddwyd Rashi Jain, Ysgrifennydd y Brifysgol, i siarad am yr eitem hon.

Penderfynwyd Y Canlynol

777.1            bod aelodaeth y Pwyllgor yn cael ei diweddaru i adlewyrchu cynnwys y Dirprwy Is-Ganghellor fel aelod cyfetholedig.

777.2            bod y cylch gorchwyl yn cael ei ddiweddaru i adlewyrchu cyfrifoldeb rheoli risg o fewn cylch gwaith y Pwyllgor Risg ac Archwilio sydd wedi cael ei ailenwi.

777.3            bod y Pwyllgor wedi cymeradwyo'r newidiadau arfaethedig i gyfansoddiad ac aelodaeth y Pwyllgor Llywodraethu, i'w hargymell i'r Cyngor.

777.4            bod gwahoddiadau i recriwtio i'r swydd wag ar y Pwyllgor Llywodraethu yn cael eu rhoi i aelodau'r Cyngor.

778 Y Wybodaeth Ddiweddaraf am Weithredu Adolygiad Powell

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 20/52, 'Diweddariad ar Weithredu Argymhellion Powell – Medi 2020'. Gwahoddwyd Ruth Robertson, Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol, i siarad am yr eitem hon.

Penderfynwyd Y Canlynol

778.1            bod y Pwyllgor wedi cymeradwyo amserlenni gweithredu cynllun gweithredu Argymhelliad Powell.

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 20/57, 'Adolygiad Powell – Aelodaeth o'r Cyngor'. Gwahoddwyd Jan Juillerat, Is-gadeirydd y Cyngor, i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

778.2            pwysigrwydd gwahanol gynrychiolwyr academaidd ar draws y Brifysgol a'r gwerth a ddaw yn eu sgil i waith y Cyngor.

Penderfynwyd Y Canlynol

778.3            y dylai'r papur i'r Cyngor adlewyrchu y bydd yn ofynnol i'r Prif Swyddog Cyllid a'r Prif Swyddog Gweithredu fynychu cyfarfodydd y Cyngor.

778.4            diwygio'r papur i gadarnhau pwy all fod yn bresennol yng nghyfarfodydd y Cyngor.

778.5            bod aelodaeth y Pwyllgor, gyda'r argymhellion, wedi cael ei chymeradwyo a'i hargymell i'r Cyngor i'w benderfynu.

779  Adroddiad gan yr Is-Bwyllgor Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant

Derbyniwyd ac ystyriwyd er gwybodaeth bapur 20/58, ‘Adroddiad gan yr Is-Bwyllgor Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant’. Gwahoddwyd yr Athro Karen Holford, Cadeirydd y pwyllgor hwn, i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

779.1            bod y galw am wasanaethau iechyd meddwl wedi gostwng wrth i'r Brifysgol symud i ddarpariaeth o bell yn ystod y cyfnod clo. Gallai hyn fod o ganlyniad i fyfyrwyr yn dychwelyd adref ac yn derbyn cymorth i deuluoedd.

779.2            y gallai'r gostyngiad mewn asesiadau wyneb yn wyneb fod wedi lleihau lefelau pryder.

779.3            bod disgwyl i bryder a phroblemau iechyd meddwl gynyddu wrth i fyfyrwyr ddychwelyd i'r campws.

779.4            bod ymholiadau cynyddol gan rieni.  Mae llinell gymorth ar wahân yn cael ei gweithredu i gynorthwyo rhieni a lleddfu'r pwysau ar gymorth sy'n wynebu myfyrwyr.

779.5            nad oes unrhyw achosion ym Mhrifysgol Caerdydd ar hyn o bryd.

780  Penodiadau Aelodau Lleyg

Nodwyd Y Canlynol

780.1            bod y Pwyllgor wedi derbyn adroddiad ar lafar am y cyfweliadau aelodau lleyg a gynhaliwyd ar 23, 24 a 25 Medi 2020.

780.2            bod y panel Cyfweld wedi enwebu Dr Pretty Sagoo a Chris Jones i'r Pwyllgor Llywodraethu i'w hargymell i'r Cyngor.

Penderfynwyd Y Canlynol

780.3            bod Dr Pretty Sagoo a Chris Jones yn cael eu hargymell i'r Cyngor, i'w penodi'n aelodau o'r Cyngor.

781 Cadeirydd Gweithgarwch/Dull Recriwtio'r Cyngor

Nodwyd Y Canlynol

781.1            bod y Brifysgol wedi ysgrifennu at y Cyfrin Gyngor ynghylch diwygio Statud IV i ganiatáu i'r Cyngor benodi Cadeirydd yn allanol, a'i fod wedi cael gwybod na chaiff y mater hwn ei ystyried cyn diwedd mis Tachwedd 2020.

781.2            y byddai'r Brifysgol, yn amodol ar gymeradwyaeth y Cyfrin Gyngor, yn ceisio penodi asiant recriwtio drwy'r fframwaith APUC.

782  Gweithredu Dogfennau (Sêl)

Nodwyd Y Canlynol

782.1            y cynigir bod y broses o weithredu dogfen (sêl) yn cael ei diwygio i alluogi 2 aelod o'r Cyngor, neu 1 aelod o'r Cyngor ac Ysgrifennydd y Brifysgol / Prif Swyddog Cyllid / Prif Swyddog Gweithredu, i dystiolaethu i’r sêl.

782.2            lle bynnag y bo modd, cysylltir ag aelodau lleyg i dystiolaethu i’r sêl yn y lle cyntaf, cyn cysylltu ag aelodau eraill o'r Cyngor.

Penderfynwyd Y Canlynol

782.3            y byddai'r papur yn cael ei gyflwyno i'r cyfarfod nesaf i ofyn am y newid yn cael ei argymell i'r Cyngor.

783  Adolygiad o Weithgareddau Sefydlu a Hyfforddi 2019/20

Nodwyd Y Canlynol

783.1            y bydd 4 sesiwn hyfforddi a datblygu yn ystod y flwyddyn academaidd.

783.2            bod cyfnod ymsefydlu ar gyfer aelodau lleyg newydd o'r Cyngor ar 6 Hydref 2020 a fydd yn canolbwyntio ar gyflwyniad i'r Brifysgol.

783.3            y bydd sesiwn ym mis Ionawr 2021 gan Advance HE i ddarparu rhaglen datblygu sefydliadau unigol a ariennir gan CCAUC.

783.4            bod y Pwyllgor yn cydnabod pwysigrwydd i aelodau ddeall y gweithgareddau addysgu a dysgu ar draws y Brifysgol.

783.5            y bydd hanner diwrnod ym mis Ionawr 2021 i Fwrdd Gweithredol y Brifysgol ac aelodau'r Cyngor drafod strategaeth hirdymor, y sefyllfa bresennol a'r ffactorau llwyddiant allweddol.

Penderfynwyd Y Canlynol

783.6            Yr Athro Ceri Sullivan i nodi cyfleoedd i aelodau'r Cyngor arsylwi ar weithgareddau sy'n gysylltiedig ag addysgu, i gael eu hystyried gan Ysgrifennydd y Brifysgol.

784 Datganiad Llywodraethu Corfforaethol 2019/2020

Derbyniwyd ac ystyriwyd i'w drafod bapur 20/54, 'Datganiad Llywodraethu Corfforaethol 2019/2020'. Siaradodd Ysgrifennydd y Brifysgol am yr eitem hon.

Penderfynwyd Y Canlynol

784.1            bod y Pwyllgor wedi cymeradwyo Datganiad Llywodraethu Corfforaethol 2019/20 a'i argymell i'r Cyngor benderfynu arno.

785  Trefniadau Llywodraethu 2019/2020 - Adroddiad Archwilio Mewnol

Derbyniwyd ac ystyriwyd ar gyfer papur 20/55, 'Trefniadau Llywodraethu 2019/2020 - Adroddiad Archwilio Mewnol'. Siaradodd Ysgrifennydd y Brifysgol am yr eitem hon.

Nodwyd Y Canlynol

785.1            er bod parhad gwasanaeth yn ystod y pandemig, ni chyfeiriwyd at hyn yn y cynllun parhad busnes.

785.2            er bod adnoddau a chapasiti i weithredu argymhellion yr archwiliad, roedd yn fater o nodi blaenoriaethau ac amserlen resymol er mwyn gwneud cynnydd.

Penderfynwyd Y Canlynol

785.3            y byddai'r Pwyllgor yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd yn erbyn dau argymhelliad adroddiad Archwilio Mewnol y Trefniadau Llywodraethu ar gyfer R1 ym mis Mawrth 2021 ac R2 ym mis Medi 2021.

786  Unrhyw Fater Arall

Nodwyd Y Canlynol

786.1            nad oedd unrhyw eitemau i'w trafod o dan Unrhyw Fusnes Arall.

787 Adolygiad o Fusnes ar gyfer y Flwyddyn 2020/2021

Derbyniwyd ac ystyriwyd i’w drafod a gwneud penderfyniad arno bapur 20/56, ‘Adolygu Busnes ar gyfer Blwyddyn 2020/2021’. Siaradodd Judith Fabian am yr eitem hon.

Penderfynwyd Y Canlynol

787.1            bod ystyriaeth yn cael ei rhoi i gynnwys diweddariadau fel papurau er gwybodaeth yn unig, oni bai bod eitemau y mae angen eu trafod.