Gweithdrefn ar gyfer delio â chwynion yn erbyn ymgeiswyr

1. Egwyddorion

1.1. Ym Mhrifysgol Caerdydd rydym yn ymrwymedig i bolisi o gydraddoldeb o ran cyfle, ac mae'n ymdrechu i sicrhau amgylchedd dysgu, gweithio a chymdeithasol diogel heb unrhyw wahaniaethu ac ymddygiad gwrthgymdeithasol.

1.2. Ein nod yw gwneud yn siŵr bod myfyrwyr, staff, ymwelwyr ac eraill sy'n gysylltiedig â'r Brifysgol yn cael eu trin ag urddas, parch a thegwch, ni waeth beth fo unrhyw wahaniaeth amhriodol, fel oedran, anabledd, ailbennu rhywedd, priodas a phartneriaeth sifil, beichiogrwydd, mamolaeth, hil, crefydd, cred, rhyw a chyfeiriadedd rhywiol (sydd wedi’u nodi fel 'nodweddion gwarchodedig' o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010).

1.3. Os bydd ymgeisydd yn ymddwyn yn groes i bolisïau’r Brifysgol o ran Cydraddoldeb ac Amrywiaeth neu Urddas yn y Gweithle ac wrth Astudio (y mae'n ofynnol i’r holl fyfyrwyr a staff y Brifysgol lynu wrthynt), rydym yn cadw'r hawl i'w diarddel os ydych wedi cael eich derbyn/ymrestru, ac i ddiddymu unrhyw gontract.

2. Diffiniadau

2.1. Diffinnir cwyn fel mynegiant o anfodlonrwydd ynghylch ymddygiad ymgeisydd.

3. Pwy all ddefnyddio'r Weithdrefn Gwynion?

3.1. Mae'r weithdrefn hon ar gyfer unrhyw un sydd wedi bod yn dyst neu wedi profi ymddygiad(au) gan ymgeisydd sy'n mynd yn groes i Gydraddoldeb ac Amrywiaeth y Brifysgol neu ein polisïau Urddas yn y Gwaith ac Astudio.

3.2. Mae'r weithdrefn yn berthnasol i bob ymgeisydd, p'un a yw'n cyflwyno'i gais yn uniongyrchol i'r Brifysgol, neu drwy drydydd parti fel UCAS.

3.3. Gellir ymchwilio i gwynion a gyflwynir yn ddienw, ar yr amod bod tystiolaeth gadarn wedi'i darparu.

3.4. Dylid dim ond defnyddio'r weithdrefn hon i godi cwyn o fewn yr un cylch derbyn y mae'r gŵyn wedi codi ynddo ac y mae'r ymgeisydd wedi gwneud cais amdani.

i. Ni fydd cwynion hanesyddol yn cael eu hymchwilio o dan y weithdrefn hon gan ei bod yn berthnasol i ymgeiswyr cyfredol yn unig. Dylid delio â chwynion yn erbyn myfyrwyr cyfredol o dan y weithdrefn Cwynion Myfyrwyr. Nid yw staff na Chyn-fyfyrwyr yn ddarostyngedig i'r weithdrefn hon a byddent yn cael eu trin o dan bolisïau ar wahân.

ii. Dylid ymdrin â chwynion yn erbyn myfyrwyr presennol o dan y weithdrefn cwynion myfyrwyr.

iii. Nid yw staff a chyn-fyfyrwyr chwaith yn ddarostyngedig i'r weithdrefn hon a byddent yn cael eu trin o dan bolisïau ar wahân.

4. Gweithdrefn

4.1. Gwneud cwyn ffurfiol

i. Os hoffech wneud cwyn yn erbyn ymgeisydd, dylid cyflwyno hon yn ysgrifenedig i'r cyfeiriad canlynol:

At sylw: Pennaeth Derbyn Myfyrwyr y Brifysgol

Email: applicantappeals@caerdydd.ac.uk

Post: Prifysgol Caerdydd, Tŷ McKenzie, 30-36 Heol Casnewydd, Caerdydd, CF24 0DE

ii. Dylech gyflwyno cwyn yn ysgrifenedig, o fewn yr un cylch derbyn a phan godwyd y gŵyn. Dylai eich cwyn gynnwys yr holl wybodaeth ganlynol:

• Eich enw a’ch cyfeiriad ebost;
• Enw a manylion personol eraill yr ymgeisydd a fydd yn caniatáu i ni eu hadnabod yn gywir;
• Natur y gŵyn, gan roi cymaint o fanylion â phosibl;
• Unrhyw gamau a gymerwyd eisoes i ddatrys y mater;
• Unrhyw dystiolaeth i gefnogi'ch cwyn, fel sgrinluniau a/neu ddolenni i negeseuon ar y cyfryngau cymdeithasol, copïau o ebyst, neu ddeunyddiau eraill y gellir eu hystyried yn berthnasol

iii. Fel arfer cewch wybod o fewn 5 diwrnod gwaith ein bod wedi derbyn eich cwyn ac y bydd rhywun yn ymchwilio iddi. Oherwydd cyfyngiadau GDPR, ni chaniateir i ni roi'r wybodaeth ddiweddaraf ichi am gynnydd y gŵyn, nac am ganlyniad y gŵyn.

5. Panel Adolygu Derbyniadau

5.1. Os derbynnir y gŵyn, cynhelir ymchwiliad, dan arweiniad y Pennaeth Derbyn Myfyrwyr y Brifysgol neu enwebai, gyda mewnbwn gan y Tîm Llywodraethu a Chydymffurfio, neu rannau eraill o'r Brifysgol fel y bo'n briodol.

i. Er mwyn i'r gwyn gael ei derbyn, rhaid bod tystiolaeth ddigonol a dilysadwy i gefnogi'r gŵyn.

ii. Os oes tystiolaeth, ar ôl ymchwilio i'r mater, bod y gŵyn yn niwsans neu'n faleisus o ran ei bwriad, bydd hyn yn cael ei gofnodi, a hysbysir yr ymgeisydd yn ysgrifenedig.

5.2. Caiff yr ymgeisydd wybod yn ysgrifenedig (drwy ebost, fel arfer) bod cwyn wedi'i gwneud yn ei (h)erbyn a bod ei (h)achos yn cael ei gyfeirio at y Panel Adolygu Derbyniadau, a'i (g)wahodd i'r cyfarfod (does dim rhaid bod yno) ac i gyflwyno eu tystiolaeth neu ddatganiad eu hunain.

5.3. Bydd y canlynol yn aelodau o'r panel:

• Rhag Is-ganghellor (Profiad Myfyrwyr a Safonau Academaidd) – Cadeirydd*;
• Aelod(au) o'r Ysgol(ion) a/neu Goleg(au) Academaidd sy'n gyfrifol am y rhaglen astudio;
• Pennaeth Derbyn Myfyrwyr neu enwebai;
• Aelod o dîm Llywodraethu a Chydymffurfio;
• Aelod o'r Grŵp Goruchwylio Cydraddoldeb Hiliol, lle bo hynny'n briodol;
• Aelod o Wasanaethau Cefnogi a Lles Myfyrwyr;
• Aelod o Achosion Myfyrwyr, lle bo hynny'n briodol;
• Pennaeth Preswylfeydd y Brifysgol (neu enwebai), lle'n briodol;
• Cydlynwyr a/neu ddarparwyr lleoliad, lle'n briodol

* Os na fydd y Rhag Is-ganghellor (Profiad Myfyrwyr a Safonau Academaidd) yn gallu mynd, caiff y Panel ei gadeirio gan uwch aelod arall o'r Brifysgol wedi'i nominyddu gan y Rhag Is-ganghellor yn ei (h)absenoldeb.

5.4. Bwyd gan y Panel rwydd hynt i wahodd aelodau eraill o'r Brifysgol i ymuno â'r Panel mewn swyddogaeth ymgynghorol, lle bo hynny'n briodol.

5.5. Gall y Panel ofyn am gyngor cyfreithiol neu arbenigol allanol ychwanegol.

5.6. Y Swyddfa Dderbyn fydd yn gwasanaethu'r Panel.

5.7. Mae'r canlynol ymhlith y ffactorau gall y Panel eu dwyn i ystyriaeth:

a) Natur y gŵyn ac unrhyw doriadau posib o ddeddfwriaeth (gan gynnwys Deddf Cydraddoldeb 2010).

b) Pa mor bell yn ôl y cynhaliwyd y digwyddiad(au).

c) Unrhyw batrwm ymddygiad.

d) Unrhyw amgylchiadau lliniarol gan gynnwys a yw amgylchiadau'r ymgeisydd wedi newid ers y digwyddiad.

5.8. Mae canlyniadau posibl cyfarfod y Panel yn cynnwys:

a) cadarnhau bod y cynnig ar gael o hyd yn ôl yr hyn a wnaed i'r ymgeisydd;

b) cadarnhau addasiad i gynnig o le i'r ymgeisydd. Gall hyn gynnwys amodau a/neu addasiadau pellach i raglen astudio (gan gynnwys gwaith cwblhau gorfodol hyfforddiant Cydraddoldeb ac Amrywiaeth neu Ragfarn Ddiarwybod);

c) gofyn am wybodaeth/tystiolaeth bellach gan yr ymgeisydd, yr achwynydd a/neu'r gwasanaethau priodol;

d) cadarnhau bod cynnig yn cael ei dynnu'n ôl neu bod lle'n dod i ben, gan gynnwys unrhyw fanylion ynghylch y penderfyniad hwnnw.

Fel arfer, caiff ymgeiswyr wybod yn ysgrifenedig ymhen 5 diwrnod gwaith o gynnal y Panel Adolygu Derbyniadau am ganlyniad y cyfarfod, oni bai bod angen rhagor o wybodaeth/cyngor. Os oes angen rhagor o wybodaeth/cyngor, caiff yr ymgeisydd wybod hynny ac os yw'n bosibl yn cael syniad o bryd y gellir disgwyl canlyniad.

5.9. Mae penderfyniad y panel yn derfynol. Does dim hawl i apelio yn erbyn penderfyniad y Panel heblaw am os bydd cyngor neu wybodaeth newydd nad oedd ar gael pan wnaed y penderfyniad yn cael ei rhoi gan barti perthnasol.

6. Cadw a Phrosesu Gwybodaeth mewn Cwynion

6.1. Bydd yr holl gwynion yn cael eu trin yn gyfrinachol a rhoddir sylw dyledus i breifatrwydd. Gallai gwybodaeth gael ei datgelu i aelodau o'r Brifysgol sydd angen ei gweld er mwyn ymchwilio i'r gŵyn.

6.2. Caiff y wybodaeth ei chadw a'i phrosesu yn unol â Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (2018). Caiff y cofnod o'r gŵyn ac unrhyw bapurau ategol eu dinistrio dwy flynedd galendr ar ôl dod i benderfyniad ynglŷn â'r achos.

7. Manylion Cyswllt

7.1. I gael rhagor o wybodaeth am y polisi hwn, cysylltwch â'r Tîm Cefnogi Derbyn Myfyrwyr:

Ebost: applicantappeals@caerdydd.ac.uk

Ffôn: +44 (0)29 20879999

Post: Tîm Cefnogi Derbyn Myfyrwyr, Prifysgol Caerdydd, Tŷ McKenzie, 30-36 Heol Casnewydd, Caerdydd, CF24 0DE