Audit and Risk Committee Minutes 16 Nov 2020

Cofnodion Cyfarfod Pwyllgor Archwilio A Risgiau Prifysgol Caerdydd A Gynhaliwyd Ddydd Llun 16 Tachwedd 2020 Dros Zoom, Am 12:00.

Y presennol: Michael Hampson (Cadeirydd), Dónall Curtin, Paul Benjamin, Dr Janet Wademan ac Agnes Xavier-Phillips.

Mynychwyr: Yr Athro Colin Riordan, Jason Clarke, Ian Davies, Clare Eveleigh, Rashi Jain, Alison Jarvis, Vari Jenkins (sy'n cymryd y cofnodion), Faye Lloyd, Ruth Robertson, Claire Sanders, Robert Williams, ac Wendy Wright.

862 Materion Rhagarweiniol

NODWYD Y CANLYNOL

862.1 Croesawodd y Cadeirydd yr holl aelodau a swyddogion i'r cyfarfod.

863 Materion Yn Codi O’r Cofnodion

Derbyniwyd ac ystyriwyd er gwybodaeth bapur 20/229, 'Materion yn codi o’r Cofnodion. Arweiniodd y Cadeirydd yr eitem hon.

NODWYD Y CANLYNOL

863.1 bod Ysgrifennydd y Brifysgol a'r Pennaeth Archwilio Mewnol yn cwrdd yr wythnos hon er mwyn ystyried meysydd blaenoriaeth ar gyfer dilyniant argymhellion y gwasanaeth archwilio. [Cofnod 837.5];

863.2 bod y strategaeth Pobl yn cyfeirio'n benodol at recriwtio a chadw staff.  Gwelwyd bod y Cyfarwyddwr yn adolygu'r broses recriwtio yn y Gwasanaeth yn rheolaidd ac nad oedd unrhyw un wedi gadael y Gwasanaethau TG hyd yn hyn.  [Cofnod 838.8];

863.3 na chafwyd unrhyw sylwadau gan PricewaterhouseCoopers mewn ymateb i'r crynodeb o adborth a roddwyd iddynt ar yr holiadur Archwiliad Allanol. [Cofnod 849.3];

863.4 bod y ddau achos o dan Bolisi Datgelu er Lles y Cyhoedd y Brifysgol yn 2019/20 sydd mewn perthynas â'r gweithdrefnau yn y gwasanaeth Iechyd Galwedigaethol Myfyrwyr, a'r broses o wneud penderfyniadau mewn perthynas â phenderfyniad ar lefel ysgol. [Cofnod 857.2];

863.5 byddai ymgyrch gyfathrebu yn cael ei chyflwyno i rybuddio staff o'r angen i gwblhau hyfforddiant diogelwch gwybodaeth. [Cofnod 858.5];

863.6 bod yr holl gamau eraill wedi'u cymryd.

PENDERFYNWYD Y CANLYNOL

863.7 Ysgrifennydd y Brifysgol i adolygu adroddiad ARUP i bennu cydymffurfiaeth â rheoliadau caffael mewn perthynas â newidiadau i gwmpas Campws Arloesedd Caerdydd (CIC) a rhoi cyngor i Gadeirydd y Pwyllgor. [Cofnod 831.3];

863.8 Dosbarthu papur Brexit Bwrdd Gweithredol y Brifysgol i'r Pwyllgor. [Cofnod 833.13];

863.9 byddai'r adroddiad Cwynion Blynyddol a gesglir gan y tîm Llywodraethu Corfforaethol yn cynnwys themâu'r ddau achos a godwyd o dan Ddatgeliadau'r Brifysgol er Lles y Cyhoedd;

863.10 Rhoddir y wybodaeth ddiweddaraf am y gydymffurfiaeth â hyfforddiant Diogelwch Gwybodaeth yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Risgiau ym mis Mehefin.

864 Datgan Buddiannau

864.1 Ni chafwyd unrhyw ddatgan budd.

865 Cofrestr Risgiau

Derbyniwyd ac ystyriwyd i’w drafod bapur 20/213C, ‘Cofrestr Risg’. Gwahoddwyd yr Is-Ganghellor i siarad am yr eitem hon.

NODWYD Y CANLYNOL

865.1 HEPGORWYD

865.2 HEPGORWYD

865.3 bod y pwyllgor wedi cael sicrwydd bod y Gofrestr Risg yn cael ei diweddaru'n rheolaidd gan gyfeirio'n benodol at sefyllfaoedd COVID-19 a Brexit, ac roeddent o'r farn bod y Gofrestr Risg yn gadarn iawn.

PENDERFYNWYD Y CANLYNOL

865.4 bydd y pwyllgor yn ystyried manteision Datganiad Hyfywedd yn y cyfarfod ym mis Mehefin 2021;

865.5 Papur 20/214C Atodiad B – Cofrestr Risg Lawn i'w hail-fformatio a'i hailddosbarthu i'r Pwyllgor.

866 Digwyddiadau Byw

Derbyniwyd ac ystyriwyd i’w drafod bapur 20/215HC, ‘Digwyddiadau Byw’.  Gwahoddwyd yr Is-Ganghellor i siarad am yr eitem hon.

NODWYD Y CANLYNOL

866.1 bod y Pwyllgor yn fodlon â'r adroddiad.

867 Adroddiad I'r Pwyllgor Archwilio A Risgiau Ar Y Flwyddyn Archwilio Allanol A Ddaeth I Ben Yn 2019/2020

Derbyniwyd er gwybodaeth bapur 20/230C, 'Adroddiad i'r Pwyllgor Archwilio a Risgiau ar y Flwyddyn Archwilio Allanol a Ddaeth i Ben yn 2019/2020. Gwahoddwyd Jason Clarke, PwC, i siarad am yr eitem hon.

NODWYD Y CANLYNOL

867.1 bod yr adroddiad yn cadarnhau cytundeb â dyfarniad y Brifysgol o fusnes gweithredol;

867.2 HEPGORWYD

PENDERFYNWYD Y CANLYNOL

867.3 nid oes angen i'r Pwyllgor Archwilio a Risgiau ar y Flwyddyn Archwilio Allanol a Ddaeth i Ben yn 2019/2020 gael ei gyflwyno i'r Cyngor i'w drafod gan y bydd yn cael barn yr Archwiliwr Allanol yn lle hynny.  Bydd Adroddiad y Pwyllgor Archwilio a Risgiau i'r Cyngor yn sicrhau y caiff y papur ei graffu'n briodol.

868 Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol 2019/20

Derbyniwyd er gwybodaeth bapur 20/216C, 'Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol 2019/20'. Gwahoddwyd Faye Lloyd, Pennaeth Archwilio Mewnol, i siarad am yr eitem hon.

NODWYD Y CANLYNOL

868.1 nad oedd y cynnwys wedi newid o'r cyfarfod blaenorol ar 8 Hydref 2020 a'u bod wedi'i gael er mwyn sicrhau ei fod yn gyflawn.

869 Adroddiad Ar Anghysondebau Ariannol

Derbyniwyd er gwybodaeth bapur 20/217C, ‘Adroddiad ar Anghysondebau Ariannol’. Roedd Alison Jarvis, Cyfarwyddwr Gweithrediadau Ariannol, ar gael i siarad am yr eitem hon.

NODWYD Y CANLYNOL

869.1 nad oes dim i'w adrodd.

870 Cysoni'r Rhagolwg Alldro Yn Erbyn Y Datganiadau Ar Gyfer Y Flwyddyn A Ddaeth I Ben Yn 2019/20

Derbyniwyd er gwybodaeth bapur 20/218C 'Cysoni'r Rhagolwg Alldro yn erbyn y Datganiadau Ar Gyfer y Flwyddyn a Ddaeth i Ben yn 2019/20'. Gwahoddwyd Alison Jarvis, Cyfarwyddwr Gweithrediadau Ariannol, i siarad am yr eitem hon.

NODWYD Y CANLYNOL

870.1 HEPGORWYD

870.2 HEPGORWYD

870.3 HEPGORWYD

870.4 HEPGORWYD

870.5 HEPGORWYD

871 Barn Ar Ddatganiadau Ariannol Ar Gyfer Y Flwyddyn A Ddaeth I Ben Ar 31 Gorffennaf 2020

Derbyniwyd er gwybodaeth bapur 20/219C, 'Barn ar Ddatganiadau Ariannol ar gyfer y Flwyddyn a Ddaeth i Ben ar 31 Gorffennaf 2020. Gwahoddwyd Rob Williams, y Prif Swyddog Ariannol, i siarad am yr eitem hon.

NODWYD Y CANLYNOL

871.1 HEPGORWYD

871.2 HEPGORWYD

871.3 HEPGORWYD

PENDERFYNWYD Y CANLYNOL

871.4 caiff y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf am drafodaethau ynghylch lefelau'r cronfeydd sydd wrth gefn yng nghyfarfod mis Chwefror.

871.5 nid oes angen i'r papur barn gael ei gyflwyno i'r Cyngor i'w drafod.  Bydd Adroddiad y Pwyllgor Archwilio a Risgiau i'r Cyngor yn sicrhau y caiff y papur ei graffu'n briodol.

872 Llythyr Cynrychiolaeth - Sicrwydd A Thystiolaeth O Sicrwydd Ar Gyfer 2019/20

Derbyniwyd er gwybodaeth bapur 20/220C, 'Llythyr Cynrychiolaeth - Sicrwydd a Thystiolaeth o Sicrwydd ar gyfer 2019/20'. Roedd Alison Jarvis, Cyfarwyddwr Gweithrediadau Ariannol, ar gael i siarad am yr eitem hon.

NODWYD Y CANLYNOL

872.1 bod y papur yn cyfeirio at atodiad a oedd ar goll.

PENDERFYNWYD Y CANLYNOL

872.2 dylid dosbarthu'r atodiad y cyfeiriwyd ato yn y Dystiolaeth Sicrwydd Angenrheidiol i'r Pwyllgor.

873 Adroddiad Blynyddol A Datganiadau Ariannol 2019/2020

Derbyniwyd er gwybodaeth bapur 20/221C, 'Adroddiad Blynyddol a Datganiadau Ariannol 2019/2020'. Gwahoddwyd Rob Williams, y Prif Swyddog Ariannol, i siarad am yr eitem hon.

NODWYD Y CANLYNOL

873.1 bod yr adroddiad yn cynnwys adran ychwanegol eleni sy'n cyfeirio at ymateb y Brifysgol i COVID-19;

873.2 HEPGORWYD

873.3 bod y datganiad Llywodraethu Corfforaethol yn cadarnhau bod trefniadau'r Brifysgol ar gyfer darpariaeth rheoli risg, rheolaeth fewnol, llywodraethu, gwerth am arian ac ansawdd data yn ddigonol ac yn effeithiol ar y cyfan, gan nodi'r ddau eithriad a godwyd yn flaenorol ym marn yr Archwilydd Mewnol.

873.4 na chafwyd unrhyw wybodaeth gan PwC nad yw'n cael ei hadlewyrchu yn yr adroddiad archwilio allanol.

873.5 HEPGORWYD

873.6 HEPGORWYD

873.7 na fu unrhyw newidiadau mawr i bolisïau cyfrifyddu.

PENDERFYNWYD Y CANLYNOL

873.8 gwirio bod datganiad o fuddiant sy'n ymwneud â Dŵr Cymru yn cael ei gynnwys yn yr adran Trafodion Gyda Phartïon Cysylltiedig gan yr adran Gyllid;

873.9 Adolygu cofnodion presenoldeb aelodau'r Cyngor er mwyn sicrhau bod cyfansymiau posibl yn adlewyrchu dyddiadau dechrau;

873.10 y cyfeiriad at gyfarfodydd 'uwch' aelodau'r pwyllgor i'w hegluro fel cyfarfodydd Cadeiryddion y Pwyllgorau.

873.11 argymell Adroddiad Blynyddol a Datganiadau Ariannol 2019/2020 i'r Cyngor i'w cymeradwyo.

874 Adolygiad Busnes Gweithredol 2020-21 A 2021-22

Derbyniwyd er gwybodaeth bapur 20/224C, 'Adolygiad Busnes Gweithredol 2020-21 a 2021-22'. Gwahoddwyd Rob Williams, y Prif Swyddog Ariannol, i siarad am yr eitem hon.

NODWYD Y CANLYNOL

874.1 bod y Pwyllgor yn fodlon â'r adroddiad.

875 Cyllideb Ariannol 2020/21 A Rhagamcanion Ariannol 2021-23

Derbyniwyd er gwybodaeth bapur 20/223C, 'Cyllideb Ariannol 2020/21 a Rhagamcanion Ariannol 2021-23'. Gwahoddwyd Rob Williams, y Prif Swyddog Ariannol, i siarad am yr eitem hon.

NODWYD Y CANLYNOL

875.1 y gofynnir i'r Cyngor ddirprwyo cyfrifoldeb i'r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau i gymeradwyo cyllideb ym mis Rhagfyr, i ymgorffori niferoedd myfyrwyr wedi'u diweddaru, ar ôl dyddiad cyfrifiad y myfyrwyr

876 Adroddiad Blynyddol Y Pwyllgor Archwilio A Risgiau I'r Cyngor 2019/20

Derbyniwyd er gwybodaeth bapur 20/232C, 'Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Risgiau i'r Cyngor 2019/20' Arweiniwyd yr eitem hon gan Gadeirydd y Pwyllgor.

NODWYD Y CANLYNOL

876.1Bod aelod o'r pwyllgor wedi codi nifer o sylwadau ac y caiff yr adroddiad ei gywiro neu ei egluro yn unol â hynny.

876.2 roeddent yn ymchwilio i'r ffaith a oedd sicrwydd annibynnol yn cael ei ddarparu gan C.G. Gellid rhannu Lees, sy'n rhan o Wasanaethau Ymchwil ac Arloesi, gyda'r pwyllgor;

876.3 bod gwaith mapio yn erbyn gofynion Côd Rheolaeth Ariannol CCAUC yn parhau a chaiff ei rannu â'r pwyllgor yn y dyfodol;

876.4  HEPGORWYD

PENDERFYNWYD Y CANLYNOL

876.5 i gynnwys cyfeiriad at y Gweithgor a sefydlwyd i adolygu prosiect Campws Arloesedd Caerdydd a rhoi sicrwydd;

876.6 i gymeradwyo Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Risgiau i'r Cyngor ar gyfer blwyddyn academaidd 2019/20, ar yr amod y caiff yr eitem uchod ei chynnwys;

876.7 i gynnal adolygiad llawn o Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Risgiau cyn yr iteriad nesaf, er mwyn sicrhau bod yr adroddiad yn rhoi'r sicrwydd sydd ei angen wrth leihau achosion o ddyblygu gydag Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol ac yn cynnig safbwynt mwy strategol.

877 Datganiad Blynyddol Ar Onestrwydd Ymchwil 2019/2020

Derbyniwyd er gwybodaeth bapur 20/226, 'Datganiad Blynyddol ar Onestrwydd Ymchwil 2019/2020'.

NODWYD Y CANLYNOL

877.1 y gallai fod yn addas i'r eitem hon gael ei chymeradwyo yn y dyfodol gan y Pwyllgor Llywodraethu a'i chynnwys yn ei Gylch Gorchwyl i alluogi hyn.

878 Adroddiad Cwynion: Myfyrwyr, Staff A Thrydydd Partïon (19/20)

Derbyniwyd er gwybodaeth bapur 20/225C, 'Adroddiad Cwynion: Myfyrwyr, Staff a Thrydydd Partïon 19/20’. Gwahoddwyd Rashi Jain, Ysgrifennydd y Brifysgol, i siarad am yr eitem hon.

NODWYD Y CANLYNOL

878.1 bod yr adroddiad hwn ofynnol yn unol â Chôd Rheolaeth Ariannol a Memorandwm Sicrwydd ac Atebolrwydd CCAUC;

878.2 bu cynnydd o tua 65% yn nifer y cwynion myfyrwyr; roedd y rhain yn gysylltiedig yn bennaf â gweithredu diwydiannol a COVID-19;

878.3 o dan dabl 3, dylid addasu'r geiriad i hyn "o'r 7 achos y canfuwyd bod Cyfiawnhad Rhannol neu Gyfiawnhad amdanynt yn 2019"

878.4 nad oedd y ffigurau hyn yn cynnwys unrhyw ddirprwyaeth a gafwyd gan y Cyngor; roedd proses ar gyfer rheoli dirprwyaethau ac ymatebion yn yr Ordinhadau;

878.5 bod y broses recriwtio i'r tîm achosion myfyrwyr yn parhau er mwyn sicrhau y gellid ymateb i nifer y cwynion.

PENDERFYNWYD Y CANLYNOL

878.6 i fanylion gael eu darparu ynghylch pam bod nifer yr achosion myfyrwyr yn wahanol yn yr adroddiad hwn ac yn y Llythyr Cynrychiolaeth Sicrwydd a Thystiolaeth o Sicrwydd;

878.7 i fanylion gael eu darparu ynghylch a yw nifer y cwynion sy'n ymwneud â'r Gymraeg wedi cynyddu neu ostwng ers penodi Comisiynydd y Gymraeg newydd;

878.8 i benderfynu a ddylai'r adroddiad hwn gael ei gyflwyno i'r pwyllgor hwn neu'r Pwyllgor Llywodraethu.

879 Adroddiad Cydymffurfiaeth: Côd Rheolaeth Ariannol Ccauc

Derbyniwyd er gwybodaeth bapur 20/233C, 'Adroddiad Cydymffurfiaeth: Côd Rheolaeth Ariannol CCAUC'. Gwahoddwyd Rashi Jain, Ysgrifennydd y Brifysgol, i siarad am yr eitem hon.

NODWYD Y CANLYNOL

879.1 bod y Pwyllgor yn fodlon â'r adroddiad.

880 Cofrestr Rhoddion A Lletygarwch Ymddiriedolwyr

NODWYD Y CANLYNOL

880.1 nad oes cofnodion ar y gofrestr i'w nodi ar gyfer 2019/20.

881 Unrhyw Fater Arall

NODWYD Y CANLYNOL

881.1 bod nifer o brifysgolion eraill wedi ehangu cwmpas y gwaith a wnaed gan yr adran Archwilio Mewnol ac y byddai adolygiad tebyg o weithgareddau posibl yn ddefnyddiol. Fodd bynnag, cytunwyd eisoes ar y blaenoriaethau ar gyfer yr Archwiliad Mewnol yn 20/21 felly byddai angen i unrhyw adolygiad o'r fath fod yng nghyd-destun rhaglenni 21/22;

881.2 HEPGORWYD

PENDERFYNWYD Y CANLYNOL

881.3 i ddiweddaru adroddiad y Cadeirydd i'r Cyngor fel ei fod yn cynnwys cyfeiriad at y materion allweddol a drafodwyd yn y cyfarfod hwn;

881.4 i'r Pennaeth Archwilio Mewnol a'r Prif Swyddog Gweithredu drafod a rhoi gwybod yn y cyfarfod nesaf am adeg briodol i adolygu meysydd gwaith pellach posibl i'r adran Archwilio Mewnol ymgymryd â nhw ac ystyried cynnwys arbenigwr allanol yn y drafodaeth,

881.5 i'r adolygiad blynyddol o'r archwilwyr allanol gael ei gyhoeddi ym mis Ionawr 2021, yn hytrach nag ar ddiwedd y flwyddyn academaidd.

882 Agenda’r Cyfarfod Nesaf

Derbyniwyd er gwybodaeth bapur 20/245, 'Agenda'r Cyfarfod Nesaf'. Siaradodd y Cadeirydd am yr eitem hon.

NODWYD Y CANLYNOL

882.1 bod y Pwyllgor yn fodlon ar yr agenda dros dro.

883 Rhaglen Ar Gyfer Adolygu Risgiau (18 Ionawr 2021)

Derbyniwyd er gwybodaeth bapur 20/244, 'Rhaglen ar gyfer Adolygu Risgiau'. Siaradodd y Cadeirydd am yr eitem hon.

NODWYD Y CANLYNOL

883.1 bod y Pwyllgor yn fodlon ar yr agenda dros dro.

884 Cofnodion Y Cyfarfod Blaenorol (8 A 28 Hydref 2020)

Derbyniwyd ac ystyriwyd er mwyn gwneud penderfyniad bapur 20/228, 'Cofnodion – Pwyllgor Archwilio a Risgiau 081020' a phapur 20/227 'Cofnodion – Pwyllgor Archwilio a Risgiau 281020'.

PENDERFYNWYD Y CANLYNOL

884.1 i gymeradwyo cofnodion cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio a Risgiau a gynhaliwyd ar 8 Hydref 2020 a 28 Hydref 2020.

885 Adroddiadau Rheoleiddiadau Covid-19 A CCAUC – Y Wybodaeth Ddiweddaraf

NODWYD Y CANLYNOL

885.1 na chafwyd diweddariad pellach gan CCAUC.

886  Adolygiad Risg Sefydliadol CCAUC

NODWYD Y CANLYNOL

886.1 na fydd CCAUC yn cyhoeddi Llythyr Adolygu Risg Sefydliadol ar gyfer 2019/20.

887 Derbyn Cofnodion Y Pwyllgor Llywodraethu (30/9/20)

NODWYD Y CANLYNOL

887.1 y cafwyd trafodaeth ar y posibilrwydd o ddefnyddio Camerâu Corff ar gyfer staff Diogelwch ar y safle.

888 Argymhelliad Ar Gyfer Cyflogau Uwch-Aelodau Staff (Mater A Gedwir)

NODWYD Y CANLYNOL

888.1 mai dim ond aelodau o'r Pwyllgor, Ysgrifennydd y Brifysgol, y Prif Swyddog Gweithredu a'r unigolyn sy'n cymryd cofnodion

oedd yn bresennol ar gyfer yr eitem hon;

888.2 HEPGORWYD

888.3 HEPGORWYD

889 Cyfarfod Yn Y Dirgel

Yn dilyn cyfarfod y Pwyllgor Archwilio, cynhaliwyd cyfarfod yn y dirgel. Dim ond aelodau’r Pwyllgor Archwilio, Pennaeth Archwilio Mewnol a'r Archwilwyr Allanol oedd yn bresennol.