Penderfyniadau hollbwysig - swyddogion tân ar y rheng flaen
Sut y gwnaeth ymchwil gan academydd o ddifoddydd tân daflu goleuni ar sut y gwneir penderfyniadau mewn argyfyngau.
Cwblhaodd Dr Sabrina Cohen-Hatton ei PhD wrth weithio'n amser llawn yn y gwasanaeth tân. Mae ei hymchwil arloesol wedi dylanwadu ar bolisïau cenedlaethol ar draws yr holl wasanaethau brys erbyn hyn. Siaradodd â’r Athro Jonathan Crego (Sefydliad Hydra, arbenigwr ynghylch penderfynu mewn sefyllfaoedd difrifol) am ei gwaith arloesol.
Codi drwy'r rhengoedd
Jonathan Crego (JC): Rydych chi'n un arbennig iawn yn y gwasanaeth tân. Allwch chi sôn ychydig am eich taith hyd yma?
Sabrina Cohen-Hatton (SCH): Ymunais i â’r gwasanaeth tân yn swyddog pan oeddwn i’n 18 oed. Mae'r rhan fwyaf o swyddogion y Deyrnas Gyfunol yn dechrau yn yr un modd. Rhaid mynd allan yn y cerbydau i ddiffodd tanau, achub pobl a gwneud popeth arall sy’n rhan o waith arferol diffoddwr tân. Ces i fy nyrchafu drwy’r blynyddoedd cyn cyrraedd fy lefel bresennol, Dirprwy Comisiynydd Cynorthwyol Brigâd Dân Llundain. Dyma swydd rwy’n ei hoffi’n fawr. Mae’r alwedigaeth yn agos iawn at fy nghalon.
Mae pobl yn ymddiried ynddyn ni i’w helpu pan ddaw diwrnod allai fod yr un gwaethaf yn eu hoesau. Mae’n gwaith beunyddiol yn ymwneud â sawl sefyllfa erchyll a thyngedfennol i’r bobl sy’n dibynnu arnon ni i’w helpu. Dyna gyfrifoldeb rwy’n ei gymryd o ddifrif.
Yn yr un modd, dechreuais i ar y lefel isaf. A minnau’n uwch-swyddog bellach, rwy’n gofyn i swyddogion tân fynd i sefyllfaoedd peryglus. Rwy’n gofyn iddyn nhw hyderu fy mod yn gwybod sut mae’u diogelu yn y sefyllfaoedd hynny, fel y gallan nhw barhau i gadw pobl yn ddiogel.
Adegau tyngedfennol
JC: Mae cymaint o ddyfnder yn yr hyn rydych chi wedi'i ddweud. Rwyf am edrych yn benodol ar yr union adeg honno y gwnaethoch sylweddoli 'Rwyf am wneud ymchwil'.
SCH: Fe es i dân lle roedd swyddog tân wedi’i losgi’n ofnadwy. Roedd fy ngŵr (roedden ni wedi dyweddïo bryd hynny) yn un o’r criw hwnnw. Felly, roedd yn bosibl mai ef fyddai’r un anffodus. Dyna’r pedair munud a thri deg saith eiliad hiraf yn fy mywyd - gyrru i’r tân hwnnw heb wybod ai fy ngŵr oedd yr aelod o’r criw oedd wedi’i losgi.
Pan gyrhaeddon ni, roedd yn dda gyda fi weld nad fy nghariad oedd wedi’i anafu ond un arall oedd yn gyfaill da i’r ddau ohonon ni. Roeddwn i’n teimlo’n euog iawn dros amser maith am y rhyddhad ddaeth arna’ i pan welais i nad fy nghariad oedd yr un wedi’i losgi.
Dyna'r adeg pan ddywedais yr hoffwn i gynnal ymchwil i’r modd y bydd pobl yn penderfynu ar rywbeth yn y fan a’r lle mewn sefyllfa beryglus achos mai ni yw’r rhai y bydd pawb yn dibynnu arnyn nhw, on’d yw e.
Rhaid gwybod sut mae pobl yn meddwl a sut y byddan nhw’n ymateb ac yn ymddwyn. Camgymeriadau gan weithwyr sy’n achosi 80% o ddamweiniau diwydiannol, nid methiant eu hoffer na gwallau yn eu polisïau neu eu gweithdrefnau - a hynny o ganlyniad i gamddehongli sefyllfa neu ei phwyso a’i mesur yn ôl rhywbeth a ddigwyddodd cynt.
Dyna'r modd y byddwn ni’n dod i benderfyniad - allwch chi ddim cynnwys hynny mewn polisi nac offeryn newydd. Y natur ddynol yw hynny.
Felly, yr unig ffordd o osgoi camgymeriadau, fel y bydd swyddogion tân a'r cyhoedd yn fwy diogel, yw deall sut mae pobl yn meddwl ac yn ymddwyn.
Ymdopi â gofynion
JC: Dechreuoch chi astudio yn y Brifysgol Agored tra oeddech chi'n swyddog tân. Beth gyflawnoch chi a ble aethoch chi nesaf?
SCH: Enillais i radd baglor a gradd meistr tra oeddwn i yn y gwasanaeth. Penderfynais yr hoffwn i wybod rhagor a chyfeirio fy astudiaethau fy hun. Er imi ddarllen llawer o ddeunydd, doedd dim atebion. Fe ddes i Gaerdydd a holi’r Athro Rob Honey am astudio ar gyfer doethuriaeth.
Cytunodd i’m derbyn, ac mae e wedi bod yn oruchwyliwr o’r radd flaenaf. Fe roes saith mlynedd ar gyfer yr astudiaethau, ond gorffennais mewn tair. Ymgollais i yn y gwaith a gallwn i fod wedi cadw wrthi ddydd a nos. Y diwrnod yr oeddwn i ddechrau fy astudiaethau, cafodd fy merch ei geni.
Fe roes i’r astudio o’r neilltu am sbel, yn unol â chyngor yr Athro Honey. Dechreuais fy PhD wrth weithio’n amser llawn a gofalu am faban newydd-anedig gartref.
Byddwn i’n mynd i’r labordy am 5 o’r gloch y bore, yn mynd i’r gwaith am 8.30 ac yn gweithio drwy’r dydd cyn dod adref i dreulio amser gyda fy merch a mynd yn ôl i'r labordy gyda’r nos ar gyfer yr ail set o arbrofion. Byddwn i yno tan yr oriau mân, fel arfer. Byddwn i’n trwsio darnau o offer mae’n anochel y byddwch chi’n eu torri achos na fyddai peirianwyr yno i’m helpu liw nos. Dydw i ddim yn hollol siŵr pa astudiaeth wnes i - peirianneg neu seicoleg!
Byddwn i’n mynd adref i gysgu am rai oriau cyn dychwelyd eto ben bore. Pan oeddwn gyda fy merch, fodd bynnag, byddwn i’n rhoi fy holl sylw iddi. Gallai’r nefoedd fod wedi cwympo, a minnau heb sylwi. Roeddwn i’n cysgu’n llai ac yn gweithio rhagor. Dros gyfnod penodol gwnes i hynny. Trwy gadw ati’n ddyfal, gorffennais ddwywaith yn gyflymach.
Camerâu helmed
JC: Mae’ch dehongliad o seicoleg yn hynod o ymarferol. Allwch chi fy helpu i ddeall sut rydych chi wedi defnyddio’r ymchwil honno?
SCH: Er bod diddordeb cryf gyda fi yn yr agweddau damcaniaethol, rhaid imi roi’r ymchwil ar waith er lles fy ngalwedigaeth.
Rydyn ni wedi bod yn rhoi camerâu helm i’r rhai sy’n rheoli sefyllfaoedd. Y bwriad yw manteisio ar offer newydd fel y gallwn ni ddysgu cymaint ag y bo modd. Mae’n ymwneud â datblygu technegau y gallwn ni eu defnyddio.
Ein gorchwyl cyntaf oedd edrych ar ddulliau rheoli tactegol. Y cam ymarferol nesaf oedd edrych ar brosesau penderfynu strategol. Hynny yw, uwch swyddogion sy’n penderfynu ar faterion fydd yn effeithio ar y ddinas rydych chi’n byw ynddi pan fo argyfwng. Efallai eich bod wedi clywed y termau comander aur neu strategol? Dyna'r swyddogion uchaf a ddaw at ei gilydd o wahanol asiantaethau i bennu’r ffordd strategol o reoli sefyllfa a’r modd y bydd y ddinas yn ailgydio yn ei bywyd arferol wedyn.
Defnyddion ni sustem Hydra, hefyd. Mae Hydra yn sustem sy’n galluogi rheolwyr sefyllfaoedd i ddod at ei gilydd mewn argyfwng dychmygol, dod i benderfyniadau yn ôl yr hyn sydd o'u blaen a rhoi rhesymau i’w cyfiawnhau. Mae modd cnoi cil ar eu penderfyniadau mewn cylch trafod wedyn, er mwyn eu mireinio.
Ar ôl edrych ar y ffordd y daeth swyddogion i’w penderfyniadau yn argyfyngau dychmygol sustem Hydra, cymharon ni hynny â gwir sefyllfaoedd.
Cynhaliodd Brigâd Dân Llundain ymarfer o’r enw ‘Unified Response’. Claddon ni wyth cerbyd trên o dan dunelli o rwbel mewn hen orsaf drydan. Y sefyllfa ddychmygol oedd bod to Gorsaf Waterloo wedi cwympo gan ladd neu anafu 2,000 o bobl ac y byddai rhaid cydweithio ag amryw adrannau gwladol. Fe roeson ni drefn yr amddiffyn sifil ar waith, lle y bydden ni’n dod ag adnoddau o wledydd eraill.
Roedd yn ymarfer enfawr a aeth rhagddo dros bedwar diwrnod. Cynhalion ni’r drefn reoli strategol fel y byddai'n gweithredu yn y byd go iawn. Yn ôl yr un dull, gallen ni gasglu data wedyn am y modd roedd yr uwch swyddogion wedi dod i’w penderfyniadau, a didoli’r wybodaeth honno trwy sustem Hydra. Gallen ni ail-greu’r cyfan mewn sefyllfa fwy realistig a chymharu’r ddau. Gwelon ni fod y patrymau penderfynu’n debyg iawn, ac mae hynny’n cyfiawnhau’r modd rydyn ni’n hyfforddi arweinyddion strategol.
Digwyddiadau byw
JC: Allech chi gymharu’r canlyniadau â gwir argyfyngau a’r modd roedd swyddogion tân yn ymddwyn ynddyn nhw?
SCH: Dyna rywbeth rydyn ni wedi’i wneud o'r blaen trwy ddull tebyg. Ein darn cyntaf o ymchwil oedd ystyried y modd y daw rheolwyr sefyllfaoedd i’w penderfyniadau. Roedden ni’n defnyddio polisi gwladol hirsefydlog ynghyd â phroses benderfynu safonol i hyfforddi rheolwyr sefyllfaoedd. Roedd y polisi ar waith ers 1994.
Roeddwn i am gael gwybod a oedd y polisi’n adlewyrchu’r modd y deuai pobl i benderfyniadau yn y fan a’r lle neu a oedd wedi’i lunio fel y gallai gwasanaethau tân ac achub ddweud “Dyma’r dull y dylai pawb ei ddefnyddio.”
Dyna’r un dull rydyn ni’n ei ddefnyddio i archwilio goblygiadau penderfyniad ar ôl sefyllfa er mwyn pwyso a mesur llwyddiant y broses, y swyddogion unigol a’r sefydliad yn ei gyfanrwydd.
Pan roeson ni gamerâu helm i swyddogion i’w defnyddio’n weithredol, dyna’r tro cyntaf roedd hynny wedi digwydd unrhyw le yn y byd. Daeth i’r amlwg bod y broses benderfynu yn ystod argyfwng yn wahanol iawn i'r canllawiau. Dim ond 20% o’r penderfyniadau gweithredol roedd y polisi’n ei hadlewyrchu. Pe baech chi’n defnyddio’r dull hwnnw i archwilio’r penderfyniadau, fodd bynnag, byddech chi’n ei ddefnyddio i edrych ar y penderfyniadau i gyd. Felly, o safbwynt arweinydd unigol, mae tipyn o gyfyng-gyngor.
Gwnaethon ni waith i lunio techneg newydd o’r enw proses rheoli penderfyniadau er mwyn helpu uwch-swyddogion i gymharu eu penderfyniadau â’r rhesymeg. Fe nodon ni ddau lwybr. Y llwybr a’r polisi tra dadansoddol a safonol sy'n berthnasol i 20% o'r penderfyniadau a'r llwybr greddfol, y math o benderfyniadau a ddaw yn y fan a’r lle, sy'n ymwneud â’r gweddill.
Yn ôl egwyddorion seicoleg, digwyddiff y ddau fath gwahanol o benderfyniadau mewn dwy ran wahanol o’r ymennydd. Dyna elfen nad yw’r polisi’n ei chymryd i ystyriaeth. Yn fy marn i, allwch chi ddim beirniadu swyddog am benderfynu mewn modd sy’n adlewyrchu gweithredu naturiol yr ymennydd.
Diben y dechneg newydd hon oedd helpu’r rhai sy’n gyfrifol am reoli argyfyngau.
Ar ôl hel tystiolaeth academaidd, y gamp nesaf oedd dod o hyd i’r dystiolaeth ymarferol fyddai'n cyfiawnhau defnyddio’r dull. Gwahoddais 84 o reolwyr sefyllfaoedd i gael eu profi - hanner trwy’r dull newydd a’r gweddill trwy’r hen un. Roedd y rhai a ddefnyddiai’r ffordd newydd o reoli penderfyniadau hyd at bum gwaith yn fwy effro i hanfod sefyllfa na’r lleill.
Gwelon ni fod rhagor o benderfynu tuag at nodau, hefyd. Roedd bwriadau a phenderfyniadau’n cydblethu. Mae hynny’n cyd-fynd ag egwyddorion rhyddid gweithredol. Hynny yw, pan welwch chi nad oes polisi safonol ar gyfer sefyllfa am nad yw’n un arferol. Rhaid inni drin a thrafod pethau annisgwyl bob dydd.
Mae'n rhoi i swyddogion hyblygrwydd i benderfynu yn weithredol fel y gwelan nhw’n dda lle nad oes polisi sy'n pennu’r hyn fyddai’n briodol ar gyfer rhyw sefyllfa. Aethon ni ymlaen i newid y polisi gwladol ar gyfer rheoli argyfyngau, ac mae hynny’n rhan gynhenid o’r rhaglen sy’n pennu sut y dylai’r gwasanaethau brys gydweithredu wrth ymateb i argyfyngau mawr a chymhleth erbyn hyn.
Y dyfodol
JC: Felly, rydych chi'n swyddog tân ac yn ymchwilydd ymroddedig ar hyn o bryd, yn ceisio nodi beth sy'n bwysig wrth wneud penderfyniadau i achub bywydau. Beth nesaf?
SCH: Byddwn ni’n parhau i fireinio ein gwaith ym maes penderfynu’n strategol fel y gallwn ni helpu’r uwch swyddogion sy'n gweithredu o dan bwysau trwm ac yn ysgwyddo cyfrifoldebau difrifol, yn enwedig pan fo bywydau yn y fantol.
Hoffen ni ystyried sut y gallai cyfryngau rhithwir helpu penderfynwyr, hefyd. Y cam nesaf yw cyfuno seicoleg a thechnoleg i'w defnyddio’n ymarferol.
