Ewch i’r prif gynnwys

Rhaglenni Camu ‘Mlaen i’r Brifysgol a Mynediad at Broffesiynau Prifysgol Caerdydd - hysbysiad preifatrwydd

Mae cyfeiriadau at “y rhaglenni” yn y ddogfen hon yn cyfeirio at raglenni Camu ‘Mlaen i’r Brifysgol a Mynediad at Broffesiynau Prifysgol Caerdydd.

Nod y rhaglenni yw codi dyheadau, gwella cyrhaeddiad a chynnig cymorth i ddisgyblion ysgolion uwchradd mewn ardaloedd difreintiedig barhau â’u hastudiaethau ôl-16.

Prifysgol Caerdydd yw’r rheolwr data ar gyfer data personol a brosesir yn rhan o’r rhaglen.

Caiff cynnydd disgyblion ei fonitro a'i dracio drwy gydol y cyfnod tair blynedd. Fel arfer, ceir tua 3,000 o ddisgyblion (Blwyddyn 11, 12 a 13) ar y rhaglen ar unrhyw adeg.

Pa wybodaeth a gesglir am y cyfranogwyr?

Rydym yn casglu’r wybodaeth ofynnol ganlynol ar gyfer pob cyfranogwr sy’n cymryd rhan yn ein gweithgareddau. Mae hyn yn ein helpu i ddangos bod ein gweithgareddau’n ymgysylltu â phobl ifanc o gefndiroedd a dangynrychiolir mewn Addysg Uwch ar hyn o bryd.

  • Enw
  • Dyddiad geni
  • Cyfeiriad ebost
  • Cyfeiriad a chôd post eich cartref
  • Rhif ffôn symudol
  • Grŵp blwyddyn
  • Ysgol/coleg/sefydliad

Hefyd, cesglir nodweddion cymhwysedd1 gan gynnwys:

  • p’un a yw’n cael prydau rhad ac am ddim yn yr ysgolai peidio
  • statws ceisydd lloches
  • gwybodaeth am anabledd fel awtistiaeth
  • p’un a aeth rhiant (/rhieni) neu frodyr a chwiorydd y cyfranogwr i’r brifysgol ai peidio.
    (nid yw’n hanfodol rhoi’r wybodaeth hon, ond mae’n ein galluogi i gofnodi nifer y cyfranogwyr a allai fod yr aelodau cyntaf o’u teuluoedd i fynd i’r brifysgol)
  • p’un a oes gan y cyfranogwr brofiad o fod yn y system ofal ai peidio.
    (nid yw’n hanfodol rhoi’r wybodaeth hon, ond mae’n ein galluogi i gofnodi grwpiau a dangynrychiolir a blaenoriaethu eu bod yn cael mynediad at rai digwyddiadau)

1Camu 'Mlaen yn unig.

Rydym hefyd yn gofyn am wybodaeth ddewisol ynghylch:

  • cydsyniad ar gyfer lluniau a ffilmiau – yn ystod digwyddiadau, efallai byddwn yn tynnu lluniau a ffilmiau ac yn eu cyhoeddi at ddibenion marchnata, ar ein gwefan er enghraifft, neu yn ein cylchlythyr neu drwy ein cyfrifon ar y cyfryngau cymdeithasol
  • p’un a hoffai cyfranogwr / rhiant / gwarcheidwad gael gohebiaeth farchnata gan Brifysgol Caerdydd am weithgareddau perthnasol eraill ai peidio
  • dewis iaith
  • anabledd2
  • rhywedd2
  • ethnigrwydd2

2Ni fydd gwybodaeth am anableddau, rhywedd neu ethnigrwydd yn cael ei rhannu â thrydydd partïon ond fe’i defnyddir mewn ffurf ddienw mewn ymchwil gysylltiedig â’r rhaglen.

Gweithgareddau preswylfeydd a thu allan i'r ysgol

Mae’r rhaglenni hefyd yn gofyn am wybodaeth ofynnol pan fyddwch yn cymryd rhan mewn gweithgareddau preswyl neu allan o’r ysgol, fel gall staff a thrydydd partïon gynnig cefnogaeth briodol a sicrhau iechyd a diogelwch yr holl gyfranogwyr a staff, ar ran y rhaglenni. Mae’r rhain yn cynnwys:

  • gwybodaeth anabledd
  • rhywedd
  • manylion cyswllt brys
  • gofynion dietegol
  • gofynion diwylliannol
  • alergeddau
  • trefniadau meddygol
  • meddyginiaeth a gymerir
  • cydsyniad rhieni i roi paracetamol i blant dan 16 oed pan fo angen

Pa wybodaeth a gesglir am athrawon/cysylltiadau eraill?

Rydym yn casglu’r darnau canlynol o wybodaeth gan athrawon a chysylltiadau eraill a hoffai gael gwybod am ein gweithgareddau, y cylchlythyr a chyfleoedd perthnasol eraill gyda’u hysgol/coleg.

  • manylion cyswllt
  • maes pwnc
  • swydd yn yr ysgol/coleg
  • cyfrifoldeb addysgu dros ba grwpiau blwyddyn
  • dewis iaith ar gyfer cyfathrebiaeth
  • ysgol/coleg

Pam rydym yn casglu'r wybodaeth hon?

Rydym yn casglu gwybodaeth am unigolion am y prif resymau canlynol:

  • At ddibenion monitro, sy’n ein galluogi i:
    • fodloni gofynion adrodd gofynnol allanol dros gyrff rheoleiddiol fel Cyngor Cyllido Addysg Uwch Cymru (CCAUC)
    • cynnig amlinelliad clir o’r gweithgareddau yr ydym yn eu cynnal a’r bobl yr ydym yn gweithio gyda nhw
    • gwneud yn siŵr ein bod yn ymgysylltu â’r rheini allai elwa fwyaf ar ein gweithgareddau allgymorth.
  • At ddibenion ymchwil a gwerthuso, sy’n ein helpu i asesu effeithiolrwydd gwahanol fentrau dros ehangu cyfranogiad mewn Addysg Uwch. Mae hyn yn cynnwys olrhain teithiau addysgiadol y cyfranogwyr yn yr hirdymor, i ganfod faint o gyfranogwyr y rhaglenni sy’n mynd ymlaen i astudio yn y brifysgol.
  • Adnabod cyfranogwyr sy’n perthyn i grwpiau a dangynrychiolir mewn Addysg Uwch a gwneud yn siŵr bod pobl o’r grwpiau hyn yn cael mynediad blaenoriaethol at weithgareddau ehangu cyfranogiad eraill. I gael mwy o wybodaeth am hyn, gweler www.hefcw.ac.uk/policy_areas/widening_access/reaching_wider_initiative_cy.aspx
  • Sicrhau iechyd, diogelwch a lles holl gyfranogwyr ein rhaglenni a chynorthwyo gydag anghenion bugeiliol a llesol e.e. gwneud yn siŵr ein bod yn ymwybodol o gyflyrau meddygol ac anableddau.
  • Anfon gwybodaeth berthnasol ac angenrheidiol ynghylch gweithgareddau sydd ar y gweill, yn ogystal â chyfathrebiaeth farchnata.

Beth yw'r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data?

Mae ehangu cyfranogiad yn gydran allweddol i bolisi addysg Llywodraeth Cymru, ac mae cenhadaeth ddinesig y Brifysgol yn cynrychioli hyn. Mae’r rhaglenni’n prosesu data personol gan ei bod hi’n angenrheidiol er mwyn iddynt gyflawni eu swyddogaethau a’u tasgau er budd y cyhoedd. Ei bod hi er budd sylweddol y cyhoedd ac yn angenrheidiol at ddibenion ystadegol a monitro cyfleoedd cyfartal yn unol â Deddf Cydraddoldeb 2010 yw’r sail gyfreithiol am brosesu data categori arbennig.

Cydsyniad yw’r sail gyfreithiol am brosesu’r defnydd o luniau a chyfathrebiaeth farchnata.

Nid ydym yn prosesu unrhyw ddata heb gydsyniad penodol gan riant/gwarcheidwad plant 16 oed neu iau sydd mewn addysg ofynnol o hyd.

Sut byddwn yn prosesu'r data?

  1. O ran mentrau a drefnir yn uniongyrchol ag ysgolion, caiff manylion cyswllt cyfranogwyr sydd â diddordeb eu casglu ar bapur, a’u dychwelyd yn uniongyrchol i’r cydlynydd perthnasol. Gofynnir am ddata pellach drwy ffurflen ar-lein dros URL diogel, i’w ddefnyddio at y dibenion a amlinellir uchod. O ran mentrau sy’n cynnwys cyfranogwyr yn ymgeisio’n uniongyrchol ar gyfer y rhaglenni, gofynnir am ddata drwy ffurflen ar-lein.
  2. Gallai cydlynydd y rhaglen ddefnyddio’r wybodaeth hon i greu cofrestr presenoldeb, a gaiff ei storio ar un o weinyddion diogel y brifysgol. Mae mynediad at yr wybodaeth hon wedi’i gyfyngu i aelodau o staff Prifysgol Caerdydd a thrydydd partïon sy’n darparu gweithgareddau dan gontract.
  3. Ymhellach, mae gwybodaeth y cyfranogwyr yn cael ei gwirio’n weledol a’i throsglwyddo o’r ffurflenni ar-lein i’r gronfa ddata ddiogel ar-lein.
  4. At ddibenion monitro ac ymchwil, efallai bydd data gofynnol yn cael ei brosesu gan drydydd parti dan gontract i’r Brifysgol, gan gynnwys HEAT (Traciwr Mynediad at Addysg Uwch), UCAS ac Aula i’n galluogi i olrhain teithiau addysgiadol y cyfranogwyr i Addysg Uwch yn yr hirdymor.
  5. Mae’r holl adrodd mewnol ac allanol yn defnyddio’r data a gasglwyd mewn modd cyfanredol, sy’n golygu mai dim ond cyfansymiau sy’n cael eu dangos. Felly, nid yw data unigolyn byth yn cael ei ddatgelu mewn adroddiad.

Am faint o amser fydd y Brifysgol yn cadw'r wybodaeth?

Byddwn yn cadw data cyfranogwyr yn unol ag Amserlen Cadw Cofnodion Prifysgol Caerdydd o fewn gweinyddiaeth myfyrwyr a chofnodion ategol o dan adran Addysgu ac Ymchwilio

Yn fras: caiff copïau papur o wybodaeth eu cadw am un flwyddyn academaidd gyflawn ar ôl i’r digwyddiad gael ei gynnal. E.e. gyda digwyddiad a gynhaliwyd ar 20 Tachwedd 2014, byddai’r ffurflenni’n cael eu hadolygu a’u dileu am byth ar 31 Awst 2016.

Mae cofnodion electronig yn cael eu cadw ar gronfa ddata ddiogel ar-lein am gyfnod o 10 mlynedd ar ôl digwyddiad, gyda data’n cael ei adolygu’n flynyddol ar 31 Awst.

Bydd data sy’n cael ei rannu / gysylltu â thrydydd partïon at ddibenion ymchwil yn aros yng nghronfeydd data’r trydydd partïon am oes eu prosiectau, gan na fydd modd adnabod unigolion mwyach.

Beth yw fy hawliau?

O dan GDPR, mae gennych hawliau ynghylch eich data personol allai gynnwys: anghytuno i’ch gwybodaeth bersonol gael ei phrosesu, cyrchu eich gwybodaeth bersonol, ei hunioni, ei dileu*, ei chyfyngu a’i throsglwyddo. I gael gwybodaeth bellach, gweler https://www.cardiff.ac.uk/cy/public-information/policies-and-procedures/data-protection/your-data-protection-rights

Diogelwch y data

Mae deddfwriaeth diogelu data yn golygu bod yn rhaid i ni gadw eich gwybodaeth yn ddiogel. Golyga hyn y bydd eich cyfrinachedd yn cael ei barchu, ac y cymerir yr holl gamau priodol i osgoi mynediad a datgeliad anawdurdodedig. Yr unig staff fydd â chaniatâd i fynd at eich data personol yw'r rhai y mae angen darnau perthnasol o’ch gwybodaeth arnynt. Bydd cyfrinair a chyfyngiadau diogelwch eraill yn cael ei defnyddio ar gyfer yr holl wybodaeth bersonol electronig amdanoch, a bydd ffeiliau papur gwyn yn cael eu cadw mewn mannau diogel lle cyfyngir ar fynediad atynt.

Gallai sefydliad dan gontract gael ei ddefnyddio at y diben o brosesu data ar ran y rhaglenni. Byddai sefydliadau sy'n prosesu data personol ar ran y rhaglen yn rhwym i Gytundeb Prosesu Data fydd yn amlinellu eu hymrwymiad i brosesu data personol yn unol â’r holl ddeddfwriaeth ynghylch Diogelu Data.

Sut ydw i'n cwyno?

Os ydych yn anfodlon ar y ffordd y mae eich data personol wedi’i brosesu, gallwch gysylltu â:

Swyddog Diogelu Data Prifysgol Caerdydd
Adran Cynllunio Strategol a Llywodraethu
2il Llawr, Friary House
Heol y Brodyr Llwydion
Caerdydd
CF10 3AE

Ebost: inforequest@cardiff.ac.uk

Os byddwch yn parhau'n anfodlon, mae gennych hawl i wneud cais am benderfyniad yn uniongyrchol i'r Comisiynydd Gwybodaeth. Gallwch gysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth drwy:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Sir Gaer
SK9 5AF
www.ico.org.uk