Cofnodion Pwyllgor Archwilio a Risgiau 6 Mehefin 2022

Cofnodion cyfarfod Pwyllgor Archwilio a Risg Prifysgol Caerdydd a gynhaliwyd ddydd Llun 6 Mehefin 2022 am 13:00 trwy Zoom.

Yn bresennol: Michael Hampson (Cadeirydd), Dónall Curtin, Dr Janet Wademan ac Agnes Xavier-Phillips.

Hefyd yn Bresennol: Dev Biddlecombe [cofnod 1028], Jonathan Brown (KPMG), Ruth Davies [tan gofnod 1032], Clare Eveleigh [tan gofnod 1032], Laura Hallez [tan gofnod 1022], Eleanor Hetenyi (KPMG), Rashi Jain, Alison Jarvis [tan gofnod 1022], Faye Lloyd, Sian Marshall [tan gofnod 1032], Carys Moreland [tan gofnod 1032], Claire Sanders [tan gofnod 1022], Dirprwy Is-Ganghellor [tan gofnod 1019], Darren Xiberras [tan gofnod 1032].

1008 Croeso a materion rhagarweiniol

1008.1 Croesawyd pawb i'r cyfarfod, gan gynnwys y Dirprwy Is-Ganghellor a oedd yn bresennol ar ran yr Is-Ganghellor.

1008.2 Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau fod y cyfarfod yn cael ei recordio i helpu i gynhyrchu'r cofnodion ac y byddai hefyd yn cael ei rannu gyda'r unigolion sy'n cynnal yr adolygiad allanol o'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

1008.3 Dywedodd y Cadeirydd fod Paul Benjamin wedi rhoi'r gorau i'w swydd ar y Pwyllgor o 16 Ebrill 2022.

1008.4 Nododd y Cadeirydd y byddai Dev Biddlecombe, y Cyfarwyddwr Ystadau yn bresennol ar gyfer eitem 21: Diweddariad am Gytundeb Lefel Gwasanaeth Bwrdd Iechyd Caerdydd a'r Fro.

1009 Ymddiheuriadau am absenoldeb

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan yr Is-ganghellor.

1010 Datgan buddiant

Atgoffodd y Cadeirydd aelodau'r Pwyllgor am eu dyletswydd i ddatgelu unrhyw wrthdaro buddiannau posibl. Ni ddatgelwyd unrhyw ddatganiadau buddiant.

1011 Cofnodion y cyfarfod blaenorol

Cadarnhawyd bod cofnodion y cyfarfodydd a gynhaliwyd ar 16 Mawrth 2022 (21/798C) yn gofnod gwir a chywir ac fe'u cymeradwywyd i gael eu llofnodi gan y Gadair.

1012 Materion yn codi o’r cofnodion

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 21/813 'Materion yn Codi'.  Siaradodd y Cadeirydd am yr eitem hon.

Cofnod 1004: Ar gyfer y camau nesaf o'r archwiliad o ddiwylliant i'w drafod yn y cyfarfod nesaf

Nodwyd

1012.1 Y bwriad oedd y byddai cyfarfod ar wahân yn cael ei gynnull i'r Pwyllgor Archwilio a Risg ystyried a chytuno ar y dull a fyddai'n cael ei ddefnyddio i archwilio diwylliant.

1012.2 Bod adroddiad ar y camau gweithredu a'r camau nesaf oedd yn codi o'r Cyngor i ffwrdd o ddydd i ffwrdd ar ddiwylliant i'w baratoi a'i drafod gan y Cyngor. Ar ôl i'r cynllun gweithredu gael ei ddatblygu, efallai y bydd modd nodi meysydd neu fetrigau penodol y gellid ystyried eu harchwilio neu eu monitro.

1012.3 Mai cyfrifoldeb y Pwyllgor oedd ystyried y rheolaethau mewnol a'r lefel o sicrwydd yn ymwneud â diwylliant, oedd yn rhywbeth ar wahân i'r trafodaethau oedd yn cael eu cynnal gan y Cyngor.

Penderfynwyd

1012.4 Rhannu agenda amlinellol i'r cyfarfod gydag aelodau iddynt roi sylwadau ar gwmpas a fformat arfaethedig y sesiwn.

Cofnod 938: cynaliadwyedd a chynlluniau'r Brifysgol i gyflawni sero-carbon

Nodwyd

1012.5 bod yr eitem honno bellach wedi cael ei gohirio i gyfarfod Hydref 2022 y Pwyllgor gan fod Bwrdd Gweithredol y Brifysgol (UEB) yn gofyn am ragor o amser i ystyried papur ar y cynlluniau a'r gofynion adnoddau ac a fyddai'n galluogi diweddariad mwy cynhwysfawr i'r Pwyllgor.

1013 Eitemau gan y Cadeirydd

Nodwyd

1013.1  Mai hwn oedd cyfarfod olaf Dr Janet Wademan a diolchodd y Pwyllgor iddi am ei chyfraniad sylweddol i'r Pwyllgor ac i'r Brifysgol.

1013.2 Bod Dev Biddlecombe, Cyfarwyddwr Ystadau yn gadael y Brifysgol i ymgymryd â rôl Cyfarwyddwr Ystadau ym Mhrifysgol Caerfaddon a bod Alison Jarvis, Cyfarwyddwr Gweithrediadau Ariannol, yn gadael y Brifysgol i ymgymryd â rôl Prif Swyddog Ariannol Prifysgol Plymouth. Fe wnaeth y Pwyllgor gydnabod eu cyfraniad sylweddol i'r Brifysgol.

1013.3 Nododd yr adborth gan ESG Assurance KPMG yn ymarfer meincnodi Addysg Uwch y DU fod y Brifysgol yn perfformio'n dda yn y sector.

Penderfynwyd

1013.4 Cylchredeg adborth KPMG i aelodau a swyddogion.

1014 Cofrestr Risgiau

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 21/805C 'Cofrestr Risgiau'.  Siaradodd y Dirprwy Is-Ganghellor am yr eitem hon.

Nodwyd

1014.1 Bod tri risg wedi'u cau ac wedi’u tynnu o'r gofrestr risgiau, fel a ganlyn:

(i)   Gwasanaeth Sgrinio Coronafeirws;

(ii)  Fframwaith Rhagoriaeth Ymchwil, yn dilyn perfformiad cryf y Brifysgol yn REF2021;

(iii) Parhad Busnes (Achosion Pellach), roedd hwn yn ymwneud â'r risg y câi rhagor o gyfnodau clo COVID-19 eu gosod ac roedd y risg hwnnw wedi gostwng yn sylweddol. Roedd risg digwyddiad Mawr newydd yn cael ei ddatblygu i gwmpasu unrhyw bandemig neu unrhyw achos o osod cyfnod clo yn y dyfodol.

1014.2 Wedi cyhoeddi'r papur ac yn dilyn trafodaethau gydag UCU a chyhoeddi datganiad ar y cyd, roedd yr holl weithredu diwydiannol, gan gynnwys gweithredu heb fynd ar streic, wedi'i dynnu'n ôl am weddill y flwyddyn academaidd. Byddai'r sgôr risg yn parhau i fod fel y nodwyd yn y papur gan fod gan UCU fandad o hyd ar gyfer gweithredu diwydiannol a thrafodaethau ynghylch dyfarniad cyflog 2021-22 yn parhau ar y gweill.

1014.3 Bod risg Profiad Myfyrwyr (Addysgu ac Asesu) wedi cynyddu oherwydd effaith bosibl Gweithredu Diwydiannol.

1014.4 Bod y risg Carbon Sero-net wedi cynyddu oherwydd cyfyngiadau ariannol yn rhwystro buddsoddiad mewn cynaliadwyedd amgylcheddol a diffyg arbenigedd Ystadau i fapio'r camau sydd eu hangen i gyflawni Cwmpas 1 yn iawn. Roedd yr UEB bellach wedi cytuno ar yr adnodd i sefydlu tîm craidd sydd wedi'i leoli ar draws Ystadau ac Iechyd, Diogelwch a Llesiant er mwyn canolbwyntio ar weithgareddau i gyflawni sero-net carbon.

1014.5 Bod y risg o Brofiad Myfyrwyr (Bywyd Myfyrwyr) wedi lleihau i adlewyrchu cyfyngiadau COVID-19 yn cael eu dileu.

1014.6 Bod y risg o gynaliadwyedd ariannol yn parhau'n uchel oherwydd y pwysau chwyddiant sylweddol uwch ar y Brifysgol yn enwedig o ran costau cyfleustodau a'r effeithiau o ganlyniad ar chwyddiant cyflogau a oedd wedi dwysau'r risg o gyflawni cynaliadwyedd ariannol tymor canolig i dymor hir y Brifysgol. Roedd y broses gynllunio integredig newydd (IPP), a oedd yn ymgorffori cynllunio academaidd ac ariannol, gan gynnwys yr ystâd, yn cael ei hadolygu a'i mireinio er mwyn lliniaru'r risg hon.

1014.7 Y bwriad oedd y byddai rhywun i gyflenwi dros dro, am dymor byr tra bod recriwtio i swydd y Cyfarwyddwr Gweithrediadau Ariannol yn digwydd a'r cynllun oedd adolygu swydd a strwythur y Tîm Cyllid er mwyn sicrhau bod digon o wydnwch wrth symud ymlaen.

1014.8 Bod y risg o ran diogelwch seibr yn parhau'n uchel oherwydd bod digwyddiadau ac ymosodiadau ar draws y sector yn gyffredin iawn. Roedd profion yn cael eu cynnal i sicrhau gwydnwch y rheolaethau sydd ar waith, gan gynnwys y cynllun ymateb i ddigwyddiadau oherwydd meddalwedd wystlo. Roedd papur i gael ei gyflwyno i’r UEB ynglŷn â map yn amlinellu’r ffordd ac roedd angen adnoddau i gyflawni ail-dystio Cyber Essentials yn dilyn newid yn y safon a oedd wedi cynyddu cwmpas y rheolaethau gofynnol yn sylweddol y tu hwnt i'r rhai oedd ar waith.

1014.9 Bod y risg Atgyweirio a Chynnal a Chadw Ystadau yn parhau'n statig. Roedd arolwg newydd o gyflwr yr ystâd i'w gynnal, a fyddai'n caniatáu gwell dealltwriaeth o’r sefyllfa o ran gwaith cynnal a chadw oedd yn aros i’w wneud. Roedd gweithdy yn cael ei gynnal y diwrnod canlynol i ddechrau'r broses o adnewyddu'r strategaeth ystadau.

Penderfynwyd

1014. 10 Y dylid adlewyrchu'r risg ariannol oherwydd ymddiswyddiad y Cyfarwyddwr Gweithrediadau Ariannol a phenodi Archwilwyr Allanol newydd o fewn y gofrestr risg.

1014.11  I’r Pwyllgor ystyried ym mis Mehefin 2023 a yw’r rhaglen archwilio fewnol arfaethedig ar gyfer 2023/24 yn rhoi sylw digonol i risgiau ystadau ar ôl i'r arolwg o gyflwr ystadau gael ei gynnal ac roedd y strategaeth ystadau diwygiedig ar waith.

1014.12  Argymell i'r Cyngor, yn amodol ar y camau yn 1014.10 uchod, bod y risgiau, y sgoriau a'r camau lliniaru presennol yn adlewyrchu proffil risg y Brifysgol.

1015 Llythyr Ymrwymo Archwiliad Allanol

Siaradodd Ysgrifennydd y Brifysgol am yr eitem hon.

1015.1  Nodwyd bod y llythyr ymrwymo bellach wedi'i gytuno ac roedd eitemau 113 – 175 o adran Cod Ymarfer Archwilio Cod Rheoli Ariannol CCAUC wedi'u hymgorffori.

Penderfynwyd

1015.2 Dosbarthu'r llythyr ymrwymo ag aelodau'r Pwyllgor.

1016 Adroddiad cynnydd allanol a diweddariad technegol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 21/810C 'Adroddiad Cynnydd Allanol a Diweddariad Technegol'. Siaradodd Jonathan Brown o KPMG am yr eitem hon.

Nodwyd

1016.1 Bod gwaith wedi dechrau ar y broses o gynllunio ac asesu risg, ond roedd hyn wedi'i ohirio tra bod y trafodaethau contract wedi dod i ben.

1016.2 Bod rhywfaint o risg i'r rhaglen archwilio oherwydd ymddiswyddiad y Cyfarwyddwr Gweithrediadau Ariannol ond roedd cynllun wedi'i gytuno gyda’r Adran Gyllid ac roedd KPMG yn hyderus y byddai'r archwiliad yn cael ei gwblhau mewn pryd.

1016.3 Bod KPMG wedi adolygu cworwm ac aelodaeth saith Pwyllgor Archwilio a Risg Grŵp Russell ac wedi dod i'r casgliad nad oedd trefn y Brifysgol yn anghyson â threfn y sector.

1016.4 Roedd KPMG wedi cadarnhau bod adroddiadau'r Brifysgol ar ddichonoldeb/cynaliadwyedd tymor hwy yn unol â'r sector ac yn bodloni gofynion CCAUC a SORP.

1016.5 Bod yr ymarfer meincnodi rheoli risg yn nodi'r categorïau risg strategol uchaf ar draws yr 11 o Fframweithiau Sicrhau Prifysgol Russell Group. Technoleg/Digidol oedd un o'r risgiau a gynhwysir amlaf nad oedd rhoi yng nghofrestr risg y Brifysgol.

Penderfynwyd

1016.6 Cynnal y cworwm presennol o ddau aelod ar gyfer y Pwyllgor gan fod yr ymarfer meincnodi wedi nodi bod aelodaeth a chworwm y Pwyllgor yn cyd-fynd â Phwyllgorau Archwilio a Risg eraill yn y sector.

1016.7 Y bydd KPMG godi unrhyw bryderon am oedi posibl i gwblhau'r archwiliad ar unwaith gyda'r Cadeirydd.

1016.8 Y bydd KPMG yn rhannu gwybodaeth fanylach am yr ymarfer meincnodi rheoli risg ar gyfer yr Uwch Gynghorydd Risg i ystyried a oedd unrhyw wybodaeth berthnasol yn ymwneud â'r risgiau Technoleg/Digidol y dylai’r Brifysgol eu hystyried mewn perthynas â'i phroffil risg.

1017 Cynllun Archwilio Allanol Drafft

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 21/809C 'Cynllun Archwilio Allanol Drafft'.  Siaradodd KPMG am yr eitem hon.

Nodwyd

1017.1  Bod y cynllun yn ddrafft oherwydd yr oedi cyn cytuno ar y llythyr ymrwymo.

1017.2  Bod y risgiau sylweddol sydd i'w hystyried fel rhan o'r archwiliad yn cyd-fynd â rhai’r blynyddoedd blaenorol ac yn cynnwys:

(i)  Prisio Rhwymedigaethau Pensiwn mewn perthynas â Chyllid Pensiwn Prifysgol Caerdydd a Chynllun Pensiwn y Prifysgolion. Byddai gwaith hefyd yn cael ei wneud ar rwymedigaethau Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol ond nid oedd hyn i’w ystyried yn risg sylweddol.

(ii)  Risg twyll sy’n deillio o gydnabyddiaeth refeniw mewn perthynas â grantiau ymchwil oherwydd lefel y dyfarniad a gymhwysir wrth ddosrannu costau.

(iii) Rheolwyr yn diystyru rheolaethau, a fyddai'n canolbwyntio ar brofion dyddlyfrau â llaw ac ar adnabod unrhyw dueddiad yn yr amcangyfrifon neu'r dyfarniadau a wneir gan y rheolwyr.

1017.3  Bod y risgiau archwilio eraill i'w hadolygu yn cynnwys:

(i)  Y rhaglen datblygu cyfalaf, gan gynnwys dyfarniadau cyfrifo, contractau perthnasol a chytundebau prynu.

(ii)  Busnes hyfyw

(iii)  Roedd y defnydd ar arian, gan gynnwys sicrhau bod gwariant yn unol â Chod Ymarfer CCAUC a bod y datgeliadau angenrheidiol yn cael eu gwneud i'r rheoleiddwyr.

1017.4 Bod lefel materoliaeth y Grŵp wedi'i osod ar £6m yn seiliedig ar feincnod 1% o incwm Grŵp y flwyddyn blaenorol.

Penderfynwyd

1017.5  Bydd y Cadeirydd, Ysgrifennydd y Brifysgol a’r Cwnsler Cyffredinol yn ystyried a fyddai angen cyfarfod arall o'r Pwyllgor i ystyried y llythyr ymrwymo a fersiwn derfynol y Cynllun Archwilio Allanol.

1018 Aelodaeth a chynllunio ar gyfer olyniaeth

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 21/814C 'Aelodaeth a Chynllunio ar gyfer Olyniaeth'. Siaradodd Ysgrifennydd y Brifysgol am yr eitem hon.

Nodwyd

1018.1 Bod cwmni chwilio, Veredus, wedi cael ei gyflogi i recriwtio aelod newydd gyda sgiliau a phrofiad mewn cyfrifeg i olynu Paul Benjamin, a byddai hyn yn cael ei wneud ar yr un pryd â recriwtio aelodau lleyg y Cyngor.

1018.2  Bod y Pwyllgor Llywodraethu wedi cytuno i argymell i'r Cyngor benodi Suzanne Rankin i olynu Dr Janet Wademan yn weithredol o 01/08/2022.

1018.3  Y cafodd ailbenodi Dónall Curtin am gyfnod pellach o dair blynedd ei gymeradwyo gan y Cyngor ar 28 Ebrill 2022.

1018.4  Bod matrics sgiliau sydd wedi’i ddiweddaru wedi cael ei gyflwyno a bod ynddo nifer o feysydd newydd, a bod angen cynnal arolwg o’r aelodau presennol ar y rhain o hyd. Seiliwyd y matrics sgiliau ar yr aelodaeth am 1 Awst 2022 a byddai'n cael ei ddiweddaru yn haf 2022.

1018.5 Bod y pecyn sefydlu arfaethedig yn cynnwys cyfoeth o ddogfennaeth ac roedd budd i'w ddarparu fel pwynt cyfeirio at ategu cyfarfodydd a thrafodaethau yn hytrach na'i wneud yn ofynnol y câi pob dogfen ei darllen ar unwaith.

1018.6 Mai priodoledd allweddol o raglen sefydlu 'da' oedd sicrhau ei bod yn digwydd yn amserol ar ôl penodi aelod.

Penderfynwyd

1018.7 I ychwanegu at y templed matrics sgiliau brofiad blaenorol o’r Pwyllgor Archwilio a Risg gan fod hwn yn cael ei ystyried yn faes pwysig i'r Pwyllgor.

1018.8 I'r Cadeirydd ac i Ysgrifennydd y Brifysgol drafod cynnig sesiwn bwrpasol ar gyfer holl aelodau'r Pwyllgor fel rhan o'r broses arsefydlu, a fyddai'n sesiwn gloywi i'r aelodau presennol ar eu rôl ac ar gyfrifoldebau'r Pwyllgor.

1018.9  I'r Tîm Llywodraethu Corfforaethol adolygu'r rhestr o ddeunyddiau arsefydlu a ddarperir gan aelod o'r Pwyllgor i ystyried a ddylid cynnwys unrhyw ddogfennaeth bellach o fewn y pecyn sefydlu.

1019 Adolygiad o Risg Sefydliadol CCAUC

Siaradodd Ysgrifennydd y Brifysgol am yr eitem hon.

1019.1 Bod yr ymarferiad Adolygu Risg Sefydliadol bwrdd gwaith wedi'i gynnal gan CCAUC ym mis Hydref 2021, a derbyniwyd y llythyr drafft ar 23 Chwefror 2022 a darparwyd ymateb gan yr rheolwyr ar 21 Mawrth 2022. Derbyniwyd y llythyr olaf ar 1 Mehefin 2022 a chadarnhaodd fod y Brifysgol "â risg isel o beidio â chydymffurfio â'r Cod Rheoli Ariannol".

1019.2 Bod y llythyr yn nodi bod y Brifysgol wedi gwneud cynnydd da gyda'r argymhellion o Adolygiad Camm a bod cynnydd wedi'i wneud o ddatblygu'r fframwaith digwyddiadau difrifol, er bod angen gwaith pellach i ymgorffori hyn, a gweithredu argymhellion archwilio mewnol.

1019.3 Bod y llythyr yn tynnu sylw at nifer o gamau a oedd i’w cyflawni o hyd a oedd yn Adolygiad Sicrwydd Sefydliadol CCAUC 2018 a oedd yn agos at gael eu cwblhau, gan gynnwys datblygu a chymeradwyo Rheoliadau Ariannol a'r Map Sicrwydd.

1019.4  Y byddai cynllun ymateb a gweithredu yn cael ei ystyried gan yr UEB ac yn cael ei ddosbarthu i'r Pwyllgor cyn i'r Cyngor ei ystyried ym mis Gorffennaf 2022 er mwyn galluogi'r Pwyllgor i roi barn i'r Cyngor ar faterion sy'n dod o fewn ei gylch gwaith.

Penderfynwyd

1019.5 Bydd y Cadeirydd ac Ysgrifennydd y Brifysgol yn ystyried a fyddai angen cyfarfod arall o'r Pwyllgor i adolygu'r llythyr cyn cyfarfod y Cyngor ym mis Gorffennaf.

Gadawodd y Dirprwy Is-Ganghellor y cyfarfod wedi'r eitem hon.

1020 Gwerth am Arian – Fformat Adroddiad Blynyddol drafft

Siaradodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

1020.1 Bod gofyn i'r Pwyllgor gyflwyno adroddiad i'r Cyngor am effeithiolrwydd trefniadau'r Brifysgol ar gyfer rhoi gwerth am arian.

1020.2  Bod adroddiad y flwyddyn flaenorol ynghylch gwerth am arian yn rhoi manylion yn bennaf am y gwaith a wnaed ynglŷn â chaffael.

1020.3  Bod y meysydd eraill sydd i'w cynnwys yn yr adroddiad yn cynnwys data meincnodi gan KPMG, TRAC a HESA; yr allbynnau o adolygiad Tribal a oedd, yn ôl y bwriad, i adrodd ym mis Rhagfyr 2022; gwybodaeth ehangach am werth am arian fel y wybodaeth a geir trwy NSS, a gwybodaeth o'r rhaglen archwilio fewnol.

1020.4  Cafodd yr adroddiad gwerth economaidd ei gynnal ddiwethaf yn 2017 ac roedd cyfle i ystyried a ddylid gwneud yr adroddiad hwn eto i ddarparu rhagor o dystiolaeth i'r Pwyllgor.

1020.5  Bod teilyngdod wrth ystyried cynnal cyfarfod ar y cyd o'r Pwyllgor Archwilio a Risg a'r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau i ystyried materion a ddaeth o fewn cylch gwaith y ddau Bwyllgor, a allai gynnwys ystadau a chynaliadwyedd ariannol yn ogystal â gwerth am arian.

1020.6  Bod Ysgol Busnes Caerdydd wedi cael ei chomisiynu o’r blaen i baratoi adroddiad am werth am arian, a oedd yn cynnwys cyfres o astudiaethau achos. Roedd y Pwyllgor wedi gofyn am barhau â'r gwaith hwn yn raddol bob blwyddyn.

1020.7 Bod adrodd am werth am arian yn ehangach na chyllideb, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd ond hefyd yn ymdrin â chynaliadwyedd amgylcheddol a gwerth i’r gymdeithas.

Penderfynwyd

1020.8  I'r Prif Swyddog Ariannol baratoi adroddiad drafft fydd yn cael ei gylchredeg i'r Pwyllgor yn unol â gofynion Cod Rheoli Ariannol CCAUC.

1021 Diweddariad am Ddigwyddiadau Mawr a Digwyddiadau Difrifol

Derbyniwyd ac ystyriwyd Papur 21/808HC ‘Diweddariad am Ddigwyddiadau Mawr a Digwyddiadau Difrifol’.  Siaradodd y Prif Swyddog Gweithredu am yr eitem hon.

Nodwyd

1021.1 [Hepgorwyd]

1021.2  [Hepgorwyd]

1021.3  [Hepgorwyd]

1022 Diweddariad am gynnydd ar welliannau i'r Fframwaith Adrodd am Ddigwyddiadau Difrifol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 21/811C ‘Diweddariad am gynnydd ar welliannau i'r Fframwaith Adrodd am Ddigwyddiadau Difrifol’.  Siaradodd Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol am yr eitem hon.

Nodwyd

1022.1  Mai cyfrifoldeb y Pwyllgor oedd sicrhau bod y broses o ymateb i ddigwyddiadau difrifol yn cael ei rheoli'n effeithiol, i gael sicrwydd bod gwersi a ddysgwyd wedi'u nodi a bod prosesau neu bolisïau newydd wedi'u rhoi ar waith i leihau'r risg o ddigwyddiadau tebyg yn digwydd eto.

1022.2   Cafodd y Fframwaith Adrodd am Ddigwyddiadau Difrifol ei lansio yn wreiddiol yn 2021 i sicrhau bod digwyddiadau'n cael eu hadrodd i CCAUC ac i’r Comisiwn Elusennau. Wrth weithredu'r fframwaith ac yn dilyn y cwest i farwolaeth un o'n myfyrwyr [wedi ei hepgor yn rhannol], daeth i'r amlwg fod angen diweddaru'r protocol am Farwolaethau Myfyrwyr a bod angen proses arall, fanylach ar gyfer rheoli digwyddiadau difrifol sy’n ymwneud â niwed.

1022.3  Bod y broses reoli newydd ar gyfer digwyddiadau difrifol sy’n ymwneud â niwed yn cynnwys sefydlu tîm ymateb i ddigwyddiadau. Bod y tîm hwnnw yn gyfrifol am edrych ar y gwersi a ddysgwyd ac ar unrhyw gamau sydd eu hangen i fynd i'r afael â'r materion a nodwyd neu i’w atal rhag digwydd eto, gan gynnwys adrodd yn ôl i bwyllgorau ac i staff perthnasol pan fydd y digwyddiad ar gau.

1022.4  Bod y Pwyllgor, ar hyn o bryd, yn derbyn adroddiad rheolaidd ar ddigwyddiadau mawr a difrifol ac adroddwyd am gau digwyddiadau fel rhan o hyn. Mae'r adroddiad hefyd yn nodi pan fo digwyddiadau wedi cael eu hadrodd i CCAUC ac i’r Comisiwn Elusennau.

1022.5  Bod y Fframwaith Digwyddiadau Difrifol i'w archwilio eleni a byddai hyn yn rhoi sicrwydd i'r Pwyllgor a oedd y prosesau yn eu lle yn briodol ac yn gweithredu'n effeithiol.

Penderfynwyd

1022.6  I'r Adroddiad Digwyddiadau Mawr a Difrifol barhau i nodi lle roedd digwyddiadau wedi'u cau, a hefyd i gynnwys camau a gymerwyd i fynd i'r afael â'r gwersi a ddysgwyd.

Gadawodd y Prif Swyddog Gweithredu, yr Uwch Ymgynghorydd Risg a'r Cyfarwyddwr Gweithrediadau Ariannol y cyfarfod ar ôl yr eitem hon.

1023 Anghysondebau Ariannol

Siaradodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

1023.1  Nododd nad oedd unrhyw anghysondebau ariannol i'w hadrodd.

1024 Strategaeth Archwilio Mewnol a'r Rhaglen Flynyddol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 21/800C 'Strategaeth Archwilio Mewnol a'r Rhaglen Flynyddol '. Siaradodd Pennaeth Archwilio Mewnol am yr eitem hon.

Nodwyd

1024.1  Y cynhaliwyd ymgysylltiad cynnar a helaeth â rhanddeiliaid allweddol o fis Mawrth i fis Mai 2022 wrth ddatblygu'r rhaglen waith a gynigiwyd ar gyfer 2022/23. Bwriad hyn oedd gwneud gwahaniaeth cadarnhaol i'r gweithgaredd cynllunio archwilio a sicrhau bod gweithgarwch archwilio yn ychwanegu gwerth.

1024.2  [Hepgorwyd]

1024.3  Y caiff proses dendro ar gyfer y ddarpariaeth cyd-ffynhonnell ei chynnig ar gyfer Haf 2022 yn dilyn dod â’r broses dendro archwilio allanol i ben yn foddhaol. Byddai hyn yn debygol o arwain at gynnydd yn y gyllideb gan fod y costau ar gyfer dyddiau archwilio wedi codi ar draws y sector.

1024.4  Y byddai'r archwiliad arfaethedig o hyfforddiant gorfodol yn cael ffocws penodol ar ddiwylliant ac ar ymddygiad.

1024.5  Bod ystyriaeth o werth am arian wedi’i gynnwys yn holl archwiliadau yn y rhaglen a byddai'r archwiliad o gyngor cyfreithiol yn cynnwys ffocws penodol ar werth am arian.

1024.6  Bod y defnydd o waith cynghori wedi cynyddu oherwydd y Brifysgol ac i’w chefnogi yn ystod pandemig COVID-19 yn ogystal â'i chais am feysydd penodol a oedd yn destun newid ac yn cael eu datblygu. Roedd y Strategaeth yn cynnwys cap o 40% ar lefel y gwaith cynghori, y gwaith wrth gefn a’r gwaith ymgynghori a gynhaliwyd bob blwyddyn a gwahoddwyd y Pwyllgor i drafod a oedd y cap hwn yn briodol o hyd.

1024.7  Bod defnyddio gwaith cynghori wedi rhoi budd gwirioneddol i'r Brifysgol ac wedi cael effaith gadarnhaol o ran diwylliant ac ymddygiad. Bod lefel y gwaith cynghori hefyd yn adlewyrchu lefel aeddfedrwydd yr amgylchedd rheoli mewnol.

1024.8 Gallai defnydd gormodol ar waith cynghori effeithio ar annibyniaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ac felly roedd yn ddymunol ystyried lleihau lefel y gwaith a wnaed dros amser.

1024.9 Y byddai bob amser rywfaint o waith y byddai angen iddo fod yn ymgynghorol gan ei fod yn galluogi Archwiliad Mewnol i gefnogi'r rheolwyr i ddatblygu meysydd heriol.

1024.10  Bod dyrannu cyllideb un flwyddyn yn golygu nad oedd modd cynllunio'r Strategaeth a'r Rhaglen dros gyfnod amser hwy.

1024.11  Y byddai angen i'r Pwyllgor ystyried y gyllideb ymhellach ar gyfer y rhaglen pe bai pryderon nad oedd adnoddau'n ddigonol i gyflwyno'r rhaglen yn effeithiol.

Penderfynwyd

1024.12  I'w gymeradwyo:

1. y cynllun archwilio mewnol ar sail risg ar gyfer 2022/23;
2. cyllideb y gwasanaeth archwilio mewnol a chynllun adnoddau ar gyfer 2022/23 gan gynnwys 'mae’r adnoddau’n ddigonol wrth ystyried proffil risg y Brifysgol';
3. y dull o dendro ar gyfer y ddarpariaeth cyd-ffynhonnell a amlinellir yn adran 3;
4. y meysydd arfaethedig o sylw archwilio mewnol am y flwyddyn.

1024.13  Cadw’r cap 40% ar lefel y gwaith cynghori, y gwaith wrth gefn a’r gwaith ymgynghori a wnaed yn 2022/23.

1024.14  Trafod y cap ar waith cynghori yn ddiweddarach yn y flwyddyn cyn i'r Pwyllgor ystyried y Strategaeth Archwilio Mewnol a'r Rhaglen ar gyfer 2023/24. Y byddai'r drafodaeth hon yn cynnwys ystyried y rhaglen arfaethedig gyda chap uchaf ac is ar waith cynghori.

1025 Adroddiad cynnydd yn erbyn y rhaglen Archwilio Mewnol

Derbyniwyd ac ystyriwyd Papur 21/801C 'Adroddiad Cynnydd yn erbyn y Rhaglen Archwilio Mewnol'. Siaradodd Pennaeth Archwilio Mewnol am yr eitem hon.

Nodwyd

1025.1  Bod y rhaglen archwilio ar y trywydd iawn i gael ei gyflwyno ar hyn o bryd.

1025.2  Y byddai gwaith ar yr archwiliad rheoli gofod yn cael ei wneud yn 2022/23 gan nad oedd y polisi rheoli gofod a’r fframweithiau tanategu wedi'u cwblhau eto. Yn hytrach na hynny, byddai diweddariad yn cael ei ddarparu i'r Pwyllgor yn amlinellu'r gwaith sylweddol a gwblhawyd.

1025.3 Nad oedd archwiliad y broses gyflenwi glanio meddal (y newid rhwng adeiladu cyfalaf i weithredu asedau) bellach yn cael ei ystyried yn flaenoriaeth a bod nifer o opsiynau ar gyfer ei ddisodli yn y rhaglen yn cael eu hystyried gyda'r Prif Swyddog Ariannol.

Penderfynwyd

1025.4 Cymeradwyo'r mân ddiwygiadau i raglen 2021/22.

1026 Pwyntiau trafod ar gyfer adroddiadau Sicrwydd Archwilio Mewnol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 21/802C 'Pwyntiau Trafod ar gyfer Adroddiadau Sicrwydd Archwilio Mewnol'. Siaradodd yr Uwch Archwilwyr Mewnol am yr eitem hon.

Prosesau Derbyn Myfyrwyr – agweddau ar reoli twyll a llwgrwobrwyo [Sicrwydd Cyfyngedig]

Nodwyd

1026.1  Bod absenoldeb gweithdrefnau gweithredu manwl yn golygu bod sawl amgylchedd rheoli gyda diffyg goruchwyliaeth glir lle y cafodd penderfyniadau derbyn eu datganoli i Ysgolion a'u prosesu'n lleol.

1026.2  Bod grŵp gorchwyl a gorffen wedi cael ei sefydlu er mwyn sicrhau bod materion hyfforddiant, cysondeb a goruchwylio yn cael sylw ar draws y Brifysgol.

Cydymffurfio â’r Ddeddf Cydraddoldeb [Sicrwydd Digonol]

Nodwyd

1026.3  Bod yr adolygiad wedi dod i'r casgliad bod yr yswiriant yn ddigonol i gydymffurfio â deddfwriaeth cydraddoldeb, ac roedd hyn yn cael ei ystyried yn ganlyniad cadarnhaol. Roedd y canfyddiadau'n canolbwyntio ar y diffygion o ran cydlynu, blaenoriaethu, monitro a goruchwylio polisïau a gweithdrefnau perthnasol ar gyfer gweithgareddau EDI.

1026.4  Bod penodiad wedi'i wneud i rôl newydd Pennaeth EDI, a fyddai'n chwarae rhan ganolog wrth ddarparu arweinyddiaeth weithredol ar gyfer rheoli gweithgareddau EDI.

Yswiriant [Dilyniant i adroddiad sicrwydd cyfyngedig]

Nodwyd

1026.5 Bod contract yswiriant y Brifysgol allan i dendr ac i gefnogi hyn roedd adolygiad o ofynion yswiriant wedi ei gwblhau. Byddai adolygiad o'r amgylchedd rheoli yswiriant a mapio yswiriant ar draws risgiau sefydliadol yn cael sylw ar ôl i'r tendr ddod i ben.

Penderfynwyd

1026.6  Bydd y Prif Swyddog Ariannol yn adrodd yn ôl i'r Pwyllgor ynghylch a oedd digon o gapasiti o fewn y Tîm Cyllid i reoli'r tendr yswiriant.

1027 Dilyniant ar argymhellion sydd â sgôr uchel

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 21/803C 'Dilyniant ar Argymhellion Sgôr Uchel'. Siaradodd Pennaeth Archwilio Mewnol am yr eitem hon.

1027.1  Bod tri argymhelliad wedi'u cwblhau a'u tynnu o'r olrheiniwr ers y cyfarfod diwethaf.

1027.2  Bod cwblhau'r gofrestr o argymhelliad Gweithgareddau Prosesu ar gyfer cydymffurfiaeth GDPR yn gyflawniad cadarnhaol ac yn adlewyrchu cryn dipyn o waith.

1027.3  Bod aeddfedu’r amgylchedd rheoli mewnol yn golygu bod staff yn gallu asesu’n well lefel y gwaith oedd ynghlwm â chwblhau'r argymhellion.

1028 Y diweddaraf ar SLA Bwrdd Iechyd Caerdydd a'r Fro

Derbyniwyd ac ystyriwyd Papur 21/817C 'Diweddariad am SLA Bwrdd Iechyd Caerdydd a'r Fro'. Ymunodd Cyfarwyddwr Ystadau â'r cyfarfod i siarad am yr eitem hon.

1028.1  Bod Cytundeb Lefel Gwasanaeth (SLA) ar waith gyda Bwrdd Iechyd Caerdydd a'r Fro ers 2001 ar gyfer gwasanaethau cynnal a chadw ond nid oedd yn benodol ar y cyfrifoldebau dros rai meysydd cynnal a chadw neu'r dull ar gyfer materion cynyddol. Roedd yr SLA wedi cael ei adolygu nifer o weithiau, gan gynnwys yn 2004 ac yn 2014, gyda'r bwriad o nodi gofynion diffiniol ond roedd fersiwn 2014 yn parhau heb ei llofnod.

1028.2  I gyfarfod gael ei gynnal gyda Chyfarwyddwr Ystadau'r Bwrdd Iechyd a Chyfarwyddwr Cyllid i ddatblygu manyleb amlinellol. Byddai'r Bwrdd Iechyd yn cynnal arolwg asedau o'r ystâd dros y misoedd nesaf gyda'r bwriad o greu SLA diwygiedig erbyn diwedd y flwyddyn galendr.

1028.3  Nad oedd perygl y byddai costau ôl-weithredol ychwanegol ar gyfer gwasanaethau cynnal a chadw ond roedd risg y ceisid am gostau ychwanegol yn y dyfodol pe gofynnid am wasanaethau cynnal a chadw oedd yn fwy na'r hyn a ddarparwyd yn y gorffennol neu y cytunwyd arnynt.

1029 Unrhyw faterion eraill

Nodwyd

1029.1 Bod yna ddiwylliant hirsefydlog o bapurau yn cael eu dosbarthu'n hwyr a bod hyn yn golygu nad oedd digon o amser i aelodau ddarllen ac ystyried y papurau cyn y cyfarfodydd.

1029.2  Bod cylchrediad cyntaf papurau ar gyfer y cyfarfod hwn wythnos cyn y cyfarfod gydag un papur ychwanegol yn cael ei ddosbarthu'n hwyr. Gyda gwyliau'r banc Jiwbilî roedd hyn yn golygu bod y papurau yn cael eu derbyn y tu allan i'r amserlen arferol.

Penderfynwyd

1029.3 Dylid cymryd camau i sicrhau bod papurau'n cael eu dosbarthu o leiaf wythnos cyn y cyfarfod yn y dyfodol ac y dylid atgoffa awduron papur o'r angen i gyflwyno papurau yn brydlon.

1030 Adolygu risgiau sydd wedi'u nodi yn y gofrestr risgiau

Nodwyd

1031.1  Bod yna barhad busnes/risg cof corfforaethol sy’n deillio o uwch staff yn ymadael ac y gallai hyn effeithio ar gyflawni'r cynllun strategol.

1031.2  Y byddai'r Cyngor yn ystyried cynnydd yn erbyn y strategaeth a'r ffactorau llwyddiant beirniadol yn y cyfarfod ym mis Gorffennaf.

Penderfynwyd

1030.3  Y bydd Ysgrifennydd y Brifysgol yn trafod â'r Uwch Ymgynghorydd Risg ynghylch a ddylid adlewyrchu'r risg o barhad/cof corfforaethol sy'n deillio o uwch staff yn ymadael ar lefel sefydliadol neu leol a rhoi diweddariad gan ddefnyddio’r tudalen clawr ar gyfer yr adroddiad nesaf ar y gofrestr risg.

1031 Eitemau a dderbyniwyd er gwybodaeth

Nodwyd

Chwythu'r chwiban

1031.1   Nad oedd cwynion Chwythu’r Chwiban i adrodd i'r Pwyllgor;

1031.2   Bod y Pwyllgor yn nodi'r papurau canlynol:

• Papur 21/804C Polisi Clytio TG
• Papur 21/812C Diweddariad CIC ar argymhellion Adroddiad ARUP
• Papur 21/815 Amserlen Busnes y Pwyllgor am y Flwyddyn i Ddod

Gadawodd pob swyddog y cyfarfod ar gyfer yr eitem a gadwyd yn ôl.

1032 Crynodeb Blynyddol o Ymgyfreitha

Nodwyd

1029.1  Bod y Pwyllgor wedi nodi Papur 21/816HC Crynodeb Blynyddol o Ymgyfreitha.

1033 Cyfarfod yn y dirgel

Yn dilyn cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Risg, cynhaliwyd cyfarfod yn y dirgel. Dim ond aelodau'r Pwyllgor Archwilio a Risg, y Pennaeth Archwilio Mewnol, yr archwilwyr allanol ac Ysgrifennydd y Brifysgol oedd yn bresennol.