Cofnodion Pwyllgor Archwilio a Risg 5 Hydref 2022

Cofnodion Cyfarfod Pwyllgor Archwilio a Risg Prifysgol Caerdydd a gynhaliwyd ddydd Iau 5 Hydref 2021 drwy Zoom, am 09:00.

Yn Bresennol: Michael Hampson (Cadeirydd), Paul Benjamin, Dónall Curtin, Dr Janet Wademan ac Agnes Xavier-Phillips.

Hefyd yn bresennol: Yr Athro Colin Riordan (Is-Ganghellor), Jason Clarke (PwC), Clare Eveleigh (Uwch Archwilydd), Bruna Gil (Prentis Llywodraethwr) Owen Hadall (Cyfarwyddwr Cynorthwyol, Gwasanaeth TG a Gweithrediadau), ar gyfer cofnod 943, Laura Hallez (Uwch Gynghorydd Risg), Rashi Jain (Cwnsler Cyffredinol ac Ysgrifennydd y Brifysgol), Alison Jarvis (Cyfarwyddwr Gweithrediadau Ariannol), Vari Jenkins (Cymryd Cofnodion), Faye Lloyd (Pennaeth Archwilio Mewnol), Sue Midha (Pennaeth AD) hyd at gofnod 938, Carys Moreland (Uwch-archwilydd Mewnol), Ruth Robertson (Pennaeth Llywodraethu Corfforaethol), Claire Sanders (Prif Swyddog Gweithredu) a Robert Williams (Prif Swyddog Ariannol).

932 Materion rhagarweiniol

Nodwyd

932.1 na dderbyniwyd unrhyw ymddiheuriadau;

932.2 y croesawyd Bruna Gill, Llywodraethwr Prentis, i'r cyfarfod i arsylwi;

932.3 y croesawyd Sue Midha, Cyfarwyddwr AD, i'r cyfarfod ar gyfer yr eitem ynghylch y Gofrestr Risg.

933 Cofnodion y cyfarfod blaenorol

Derbyniwyd papur 20/783, 'Cofnodion – Pwyllgor Archwilio a Risg 29 Mehefin 2021'. Siaradodd y Cadeirydd am yr eitem hwn.

Wedi'i ddatrys

933.1 bod cofnod 918.9 yn cyfeirio’n anghywir at fis Mawrth 2021 ac y dylai fod wedi cyfeirio at fis Mawrth 2022;

933.2 cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 29 Mehefin 2021 fel cofnod gwir a chywir, yn amodol ar ddiwygio cofnod 918.9.

934 Materion yn codi o’r cofnodion

Derbyniwyd 21/88 'Materion yn codi o'r cyfarfod blaenorol'. Siaradodd y Cadeirydd am yr eitem hwn.

Nodwyd

934.1 y bydd diweddariad ar eitem 915.8 ynghylch Adfer ar ôl Trychineb a Pharhad Busnes yn cael ei ddarparu o dan yr eitem ynghylch y Dangosfwrdd Diogelwch;

Wedi'i ddatrys

934.2 y byddai'n ddefnyddiol i'r Pwyllgor gynnwys amserlen yn y materion sy'n codi i olrhain cwblhau tasgau ac i sicrhau bod camau anghyflawn yn aros ar y rhestr materion sy'n codi hyd nes y cânt eu cau;

934.3 bod y Pwyllgor yn dymuno cael ymateb i'r cwestiynau seiber ddiogelwch, fel y nodwyd yng nghofnod 912.4 ar 25 Mehefin 2021;

934.4 y bydd y papur Gwerth am Arian sy'n cael ei ystyried gan y Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau yn cael ei ychwanegu at agenda'r Pwyllgor Archwilio a Risg ym mis Tachwedd, i benderfynu a oes proses gadarn ar waith.  Cyfeirir at Werth am Arian hefyd ym Marn Flynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol ac mewn adroddiadau archwilio mewnol;

934.5 bod achos yn cael ei gynnig i Swyddog Cydymffurfiaeth Ariannol, ddarparu adnoddau ar gyfer y gweithgaredd hwn, a chynorthwyo i atal gweithgareddau twyllodrus.  Bydd diweddariad yn cael ei roi yn y cyfarfod nesaf.

935 Datganiadau o fuddiant

Nodwyd

935.1 na chafwyd unrhyw ddatganiadau buddiant.

936 Cyfansoddiad ac aelodaeth

Derbyniwyd papur 21/89 'Cyfansoddiad Archwilio a Risg ac Aelodaeth’ Siaradodd y Cadeirydd am yr eitem hwn.

Nodwyd

936.1 bod mater aelodaeth yn cael ei drafod rhwng y Cadeirydd a’r Ysgrifennydd i sicrhau bod cynlluniau olyniaeth ar waith;

936.2 bod ceisio sicrwydd ynghylch gwerth am arian yn rhan bwysig o’r Cylch Gorchwyl a bod angen i’r pwyllgor ddeall sut y rhoddwyd sicrwydd iddo ar y pwnc hwn;

936.3 y gall gwerth am arian gynnwys gweithgareddau megis gwasanaeth sgrinio COVID-19 a’r amgylcheddau diogel a glân a ddarperir i staff a myfyrwyr, a byddai’n ddefnyddiol nodi meini prawf a dull sgorio i’w defnyddio wrth asesu gwerth am arian, fel y gall adlewyrchu'r cylch gwaith ehangach, nid yr agwedd ariannol yn unig.

Wedi'i ddatrys

936.4 gofyn i’r Prif Swyddog Ariannol ddod ag eitem yn ôl i’r pwyllgor ar sut i fesur gwerth am arian sydd hefyd yn cyfeirio at unrhyw fframweithiau presennol perthnasol.

936.5 argymell y Cyfansoddiad Archwilio a Risg ac Aelodaeth i'r Cyngor i'w cymeradwyo.

937 Digwyddiadau byw

Gwahoddwyd yr Is-Ganghellor i siarad am yr eitem hwn.

Nodwyd

937.1 [Hepgorwyd]

937.2 bod grŵp cynllunio wrth gefn wedi'i sefydlu i edrych ar adnoddau a materion yn ymwneud â'r gadwyn gyflenwi a allai effeithio ar y sefydliad;

937.3 y bydd Bwrdd Gweithredol y Brifysgol yn ystyried papur gan y Prif Swyddog Ariannol yr wythnos hon ar gyfleustodau a chyflenwadau ynni;

937.4 bod nodi a ffurfioli gwersi a ddysgwyd gan grwpiau wrth gefn yn rhan o'r broses adolygu.

938 Cofrestr risgiau

Derbyniwyd papur 21/90C, 'Cofrestr Risgiau'. Gwahoddwyd yr Is-Ganghellor i siarad am yr eitem hwn.

Nodwyd

938.1 bod sgoriau risg wedi newid yn ystod y mis diwethaf ers i’r Bwrdd Gweithredol ystyried y gofrestr, ond nad oes unrhyw risgiau newydd;

938.2 bod y risg i les a llesiant myfyrwyr wedi cynyddu oherwydd y cynnydd a ragwelir yn niferoedd y myfyrwyr;

938.3 y bu dirywiad yn sgorau Arolygon Cenedlaethol y Myfyrwyr (NSS) dros y blynyddoedd gan arwain at ymyrraeth CCAUC;

938.4 y byddai'n fuddiol cynnal archwiliad mewnol o ansawdd addysgu er mwyn, adolygu a oedd y cynlluniau y cytunwyd arnynt mewn ymateb i'r NSS yn cael eu gweithredu, yr hyn a weithiodd yn dda, a'r hyn na weithiodd yn dda, a pha wersi a ddysgwyd;

938.5 bod y tîm archwilio mewnol yn cynnal trafodaethau â’r Dirprwy Is-Ganghellor dros Addysg a Phrofiad Myfyrwyr i gyflwyno darn yn ymwneud ag ansawdd addysgu a’r ffordd orau o gyflawni hyn, gyda chynlluniau i ailymweld ym mis Ionawr 2022;

938.6, yn rhan o ymrwymiad y Brifysgol i'r prosiect Data Futures a gynhaliwyd gan HESA, fod grŵp wedi'i sefydlu i adolygu'r broses o gasglu data, a hynny’n rhan o'r strategaeth ddata, er mwyn sicrhau bod y data cywir yn cael eu casglu at y diben a fwriadwyd.  Mae risg i enw da yn gysylltiedig â'r gweithgaredd hwn;

938.7 mai sgôr net y risg o ran cydymffurfio â rheoleiddio oedd 20, er mwyn cydnabod yr effaith bosibl pe bai CCAUC yn dileu cefnogaeth i godi lefel lawn y ffioedd dysgu;

938.8 [Hepgorwyd]

938.9 bod gan y Brifysgol achrediad ar gyfer yr ISO45001 sy'n darparu safon rheoli iechyd a diogelwch rhyngwladol sy'n cwmpasu ystod y gofynion iechyd, diogelwch a'r amgylchedd;

938.10 bod y Brifysgol yn gweithio tuag at gais ar gyfer achrediad ISO45003 ym mis Mai 2022, sy'n mynd i'r afael â risgiau seico-gymdeithasol yn ogystal â llesiant gwael;

938.11 bod cynnydd yn cael ei wneud ar draws pum llinyn y strategaeth Lles Staff a lansiwyd ym mis Medi 2020, ac sy’n mynd rhagddi hyd at 2023;

938.12 bod cofrestr risg AD yn dod o dan gofrestr risg gyffredinol y Brifysgol ac y ceir map gwres sy’n nodi’r meysydd y mae angen eu lliniaru, ynghyd â sesiynau un-i-un wythnosol ymhlith yr uwch dîm rheoli y’i defnyddir i adolygu a nodi unrhyw gamau gweithredu sydd eu hangen;

938.13 mewn arolwg cipolwg diweddar, roedd 80% o'r staff yn cytuno neu'n cytuno'n gryf bod y Brifysgol wedi cefnogi lles.

Wedi'i ddatrys

938.14, o ystyried y brys i ddeall rhagor am y gostyngiad yn sgorau'r NSS, y bydd y Pennaeth Archwilio Mewnol yn adolygu'r capasiti er mwyn penderfynu a yw'n bosibl cynnal archwiliad yn gynt na’r hyn sydd wedi’i drefnu ar hyn o bryd;

938.15 y byddai cyflwynydd mewnol yn cael ei wahodd i siarad â'r Pwyllgor yn y flwyddyn newydd i drafod, cynaliadwyedd a hyder y Brifysgol i gyflawni carbon sero, a sut y bydd hyn yn cael ei gyflawni;

938.16 y byddai'n ddefnyddiol nodi ar y gofrestr risg a yw'r sgôr risg net o fewn lefel parodrwydd i dderbyn risg y Brifysgol y cytunwyd arni;

938.17 Byddai AD yn ceisio amlygu eu gweithgareddau lles staff yn eu deunyddiau recriwtio.

Gadawodd Sue Midha, Cyfarwyddwr AD, y cyfarfod ar ôl yr eitem hwn.

939 Parodrwydd i dderbyn risg

Derbyniwyd Papur 21/91C Parodrwydd i Dderbyn Risg.  Cyflwynodd Laura Hallez, Uwch Gynghorydd Risg, yr eitem hwn.

Nodwyd

939.1 yr argymhellir bod y Brifysgol yn mabwysiadu dull tebyg i fodel Durham yn y lle cyntaf, gan grynhoi'r safbwyntiau hyn mewn fformat tebyg i Gaeredin;

939.2 mai methodoleg Durham dderbyniodd yr adborth mwyaf cadarnhaol yn y Diwrnod Cwrdd i Ffwrdd Archwilio Risg gan ei fod yn nodi'r meysydd lle y derbynnir, mwy neu lai o risg.

Wedi'i ddatrys

939.3 argymell i'r Cyngor gymhwyso datganiad parodrwydd i dderbyn risg ar gyfer 2021/22 yn seiliedig ar Fodel Durham.

940 2020/21 Papur ynghylch y sefyllfa ariannol

Derbyniwyd papur 21/92C 'Papur ynghylch Sefyllfa Ariannol 2020/21'.  Siaradodd Cyfarwyddwr Gweithrediadau Ariannol am yr eitem hwn.

Nodwyd

940.1 [Hepgorwyd]

940.2 [Hepgorwyd]

940.3 [Hepgorwyd]

940.4 [Hepgorwyd]

940.5 [Hepgorwyd]

940.6 [Hepgorwyd]

941 Diweddariad / cynnydd ArchwiliIad Allanol

Rhoddodd Jason Clarke, PricewaterhouseCoopers, ddiweddariad ar lafar.

Nodwyd

941.1 bod yr archwiliad allanol ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben 31 Gorffennaf 2021 yn dod yn ei flaen yn dda.

Gadawodd Jason Clarke ac Ian Davies, PricewaterhouseCoopers, y cyfarfod ar gyfer cofnod 942.

942 Tendr Archwilio Allanol

Nodwyd

942.1 bod y Brifysgol wedi nodi 2 archwiliwr posibl a'i bod yn hyderus y byddai penodiad llwyddiannus yn cael ei wneud.

943 Templed Dangosfwrdd Seiber ddiogelwch

Derbyniwyd papur 21/95C 'Templed Dangosfwrdd Seiber ddiogelwch'. Siaradodd Owen Hadall, Cyfarwyddwr Cynorthwyol, Gwasanaeth TG a Gweithrediadau, am yr eitem hwn.

Nodwyd

943.1 bod y Pwyllgor yn croesawu fformat a chynnwys y dangosfwrdd seiber ddiogelwch;

943.2 bod gan y Pwyllgor Llywodraethu oruchwyliaeth dros ofynion rheoleiddio, ac felly y bydd seiber ddiogelwch yn cael ei gynnwys yn yr adroddiad rheoli gwybodaeth blynyddol a gyflwynir iddynt;

943.3 y bydd cynllun gweithredu, a fydd yn eiddo i ISOG a'r Grŵp Sicrwydd a Risg;

943.4 y bydd yswiriant seiber yn cael ei archwilio a fyddai’n cefnogi costau'r Brifysgol.  Mae nifer cynyddol o brifysgolion yn hawlio yn erbyn y math hwn o yswiriant;

943.5 bod risgiau newydd yn cael eu nodi wrth iddynt ddod i'r amlwg a'u bod yn cael eu lliniaru gyda rheolaethau technegol, cyfathrebu a hyfforddiant.

Wedi'i ddatrys

943.6 y dylai'r Pwyllgor Llywodraethu ystyried sut y bydd y Cyngor yn cael diweddariadau chwarterol rheolaidd ynghylch dangosfwrdd seiber ddiogelwch;

Gadawodd Cyfarwyddwr Cynorthwyol, y Gwasanaeth TG a Gweithrediadau, ar ddiwedd yr eitem hwn.

944 Adroddiad Rheoli Risg Blynyddol

Derbyniwyd papur 21/93C Adroddiad Rheoli Risg Blynyddol.  Siaradodd Ysgrifennydd y Brifysgol am yr eitem hwn.

Nodwyd

944.1 bod yr Adroddiad Blynyddol ar Reoli Risg yn crynhoi’r gwaith a wnaed yn 2020/21 i wella’r broses rheoli risg, gan gynnwys diweddaru parodrwydd i dderbyn risg, gweithdai risg a hyfforddiant pwrpasol.

Wedi'i ddatrys

944.2 cymeradwyo'r Adroddiad Rheoli Risg Blynyddol.

Gadawodd yr Is-Ganghellor y cyfarfod ar ddiwedd yr eitem hwn.

945 Mapio Gweithgareddau Rheoli Risg, Adroddiad Archwilio Mewnol

Derbyniwyd papur 21/94 Cefnogaeth o ran Mapio Gweithgareddau Rheoli Risg.  Siaradodd Faye Lloyd, Pennaeth Archwilio Mewnol a Laura Hallez, Uwch Gynghorydd Risg am yr eitem hwn.

Nodwyd

945.1 y bydd y map gweithgareddau rheoli risg yn helpu i, benderfynu a yw’r lefel gywir o risg yn cael ei chymhwyso, ac yn helpu i fapio risg o fewn y parodrwydd i dderbyn risg.

Wedi'i ddatrys

945.2 trafod cynnydd o ran y map gweithgareddau rheoli risg yn y Pwyllgor Archwilio a Risg ym mis Mawrth 2022.

946 Adroddiad blynyddol ar Dwyll, Llwgrwobrwyo a materion eraill yn ymwneud â Chydymffurfiaeth Ariannol

Papur 21/96C Adroddiad Blynyddol – Twyll, Llwgrwobrwyo a materion eraill yn ymwneud â Chydymffurfiaeth Ariannol.  Siaradodd Ysgrifennydd y Brifysgol am yr eitem hwn.

Nodwyd

946.1 [Hepgorwyd]

Wedi'i ddatrys

946.2 cymeradwyo'r Adroddiad Blynyddol – Twyll, Llwgrwobrwyo a materion eraill yn ymwneud â Chydymffurfiaeth Ariannol.

947 Hunan arfarniad o effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio a Risg

Siaradodd Cadeirydd y Pwyllgor am yr eitem hwn.

Wedi'i ddatrys

947.1 gofynnwyd i aelodau gwblhau'r hunan arfarniad lle nad oeddent wedi gwneud hynny eisoes;

947.2 bydd canlyniadau Hunanwerthusiad o Effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio a Risg yn cael eu hadolygu yn y cyfarfod nesaf.

948 Adroddiad cynnydd 2020-2021 Rhaglen Archwilio Mewnol

Derbyniwyd papur 21/97 'Adroddiad Cynnydd yn Erbyn y Rhaglen Archwilio Mewnol. Gwahoddwyd Faye Lloyd, Pennaeth Archwilio Mewnol, i siarad am yr eitem hwn.

Nodwyd

948.1 bod rhaglen archwilio mewnol 2020/21 bellach wedi'i chwblhau;

948.2 bod gwelliannau wedi bod yn y dangosyddion perfformiad allweddol, o ganlyniad i fwy o ymgysylltu a thrafod gyda rheolwyr, a deialog adeiladol yn ystod y flwyddyn.

949 Pwyntiau trafod ar gyfer adroddiadau Archwilio Mewnol

Derbyniwyd papur 21/101, 'Pwyntiau Trafod ar gyfer Adroddiadau Archwilio Mewnol'. Gwahoddwyd Faye Lloyd, Pennaeth Archwilio Mewnol, i siarad am yr eitem hwn.

Caffael

Nodwyd

949.1 bod y strategaeth Gaffael yn cael ei chefnogi gan gynllun gweithredu sy’n edrych ar aeddfedrwydd y sefydliad.  Mae gwelliannau sylweddol wedi eu gwneud a rhagwelir y bydd angen dwy neu dair blynedd i ddatblygu hyn ymhellach;

949.2 bod ymarfer recriwtio Cyfarwyddwr Caffael yn cael ei gynnal ar hyn o bryd. Bydd y tîm a'r strwythur newydd yn helpu i ysgogi newid yn y dyfodol;

949.3 y bydd archwiliad mewnol yn cael ei gynnal yn 2022 i edrych ar ba mor effeithiol y mae caffael yn digwydd o fewn Ysgolion;

949.4 yr angen am gysondeb ar draws Ysgolion a rhannu arfer gorau ac atebion.

950 Gwaith dilynol ar yr adroddiad argymhellion â blaenoriaeth uchel

Derbyniwyd papur 21/98C, 'Adroddiad dilynol ar argymhellion â blaenoriaeth uchel'. Gwahoddwyd Faye Lloyd, Pennaeth Archwilio Mewnol, i siarad am yr eitem hwn.

Nodwyd

950.1 bod trafodaethau i fod i ddechrau yn yr ychydig wythnosau nesaf i adolygu cytundebau lefelau gwasanaeth gyda'r GIG.

Wedi'i ddatrys

950.2 i ail-sylfaenu pedwar argymhelliad ITS hyd at 31 Gorffennaf 2022 ac ail-sylfaenu pedwar argymhelliad cyllid i’w cwblhau erbyn 31 Mawrth 2022.

951 Adroddiad blynyddol Archwilio Mewnol

Derbyniwyd Papur 21/99C Adroddiad Blynyddol ar Archwilio Mewnol 2020/21.  Gwahoddwyd Faye Lloyd, Pennaeth Archwilio Mewnol, i siarad am yr eitem hwn.

Nodwyd

951.1 y bu gwelliant sylweddol yn ystod 2020/21 o ganlyniad i fynd i'r afael ag argymhellion o ran archwilio;

951.2 bod y rhaglen archwilio mewnol lawn wedi’i chyflawni, o bell yn ystod 2020/21;

951.3 os canfyddir gweithgaredd anarferol, mae polisi Gwrth-dwyll a Gwrth-Lwgrwobrwyo'r Brifysgol yn mynnu bod gwiriadau cyfreithiol yn cael eu cynnal;

951.4 bod y Pwyllgor yn cefnogi barn flynyddol yr archwiliad mewnol, a fydd yn cael ei chyflwyno yng nghyfarfod mis Tachwedd i'w chymeradwyo.

952 Rhaglen Sicrhau a Gwella Ansawdd Archwilio Mewnol

Papur 21/100 Rhaglen Sicrhau a Gwella Ansawdd Archwilio Mewnol.  Gwahoddwyd Faye Lloyd, Pennaeth Archwilio Mewnol, i siarad am yr eitem hwn.

Nodwyd

952.1 bod ymarfer sicrhau ansawdd allanol wedi'i gynnal yn flynyddol, wedi'i hwyluso gan Gyngor Archwilwyr Mewnol Addysg Uwch (CHEIA).  Mae'r broses a ddefnyddir yn mabwysiadu dull adolygu hunanasesu ar sail tystiolaeth, gan gymheiriaid, a gwblhawyd gan y Pennaeth Archwilio Mewnol;

952.2 ei bod yn ofynnol i'r sefydliad ystyried, bob pum mlynedd, sut y darperir gwasanaethau archwilio mewnol yn y sefydliad, er mwyn cydymffurfio â'r Cod Rheolaeth Ariannol.  Disgwylir i'r cam gweithredu hwn gael ei gwblhau yn y flwyddyn ariannol gyfredol.

Wedi'i ddatrys

952.3 y bydd Ysgrifennydd y Brifysgol yn trafod y modd y gellid cynnal y gwerthusiad allanol, gyda'r Prif Swyddog Gweithredu;

952.4 argymell i’r Bwrdd Gweithredol ei fod yn ystyried proses dendro i nodi asesydd allanol, i gynnwys cyflwyniadau gan ddarparwr masnachol allanol a SAU arall, erbyn diwedd blwyddyn academaidd 2021/22, a dod ag argymhelliad yn ôl i’r pwyllgor ar sut i fwrw ymlaen;

953 Adolygu'r Gofrestr Risg ar ôl y cyfarfod

Nodwyd

953.1 bod y Pwyllgor wedi cytuno bod y wybodaeth a dderbyniwyd yn y Pwyllgor yn cael ei hadlewyrchu'n gywir gan y gofrestr risg, ac nad oedd ganddynt unrhyw faterion pellach i'w codi.

954 Eitemau a dderbyniwyd er gwybodaeth

Adroddiadau Digwyddiadau Difrifol

Nodwyd

954.1 nad oedd unrhyw ddigwyddiadau difrifol i'w hadrodd i'r Pwyllgor ar hyn o bryd (ac eithrio'r hyn a adroddwyd eisoes o dan gofnod 937.1 Digwyddiadau Byw).

Anghysondebau Ariannol

954.2 nad oedd unrhyw Anghysondebau Ariannol i'w hadrodd i'r Pwyllgor.

954.3 Nododd y Pwyllgor y papurau canlynol:

*Papur 21/102 Crynodeb o Gyfarwyddyd Cyfrifon CCAUC

*Papur 21/103 Papur Dyfarniad Rhagarweiniol i gynnwys busnes hyfyw)

*Papur 21/104 Ymarfer Pwyllgor Archwilio AU CUC (Mai 2020)

955 Cyfarfod yn y dirgel

Yn dilyn cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Risgiau, cynhaliwyd cyfarfod yn y dirgel. Dim ond aelodau'r Pwyllgor Archwilio a Risg, y Pennaeth Archwilio Mewnol, yr archwilwyr allanol ac Ysgrifennydd y Brifysgol oedd yn bresennol.  Roedd Bruna Gill, Prentis Llywodraethwr, yn bresennol yn arsylwi.