Ymgeiswyr sydd angen Fisa Myfyriwr y DU Cyflwyno Dogfennaeth Wreiddiol wrth Gofrestru

1. Y Cyd-destun

Fel deiliad Trwydded Noddi Myfyrwyr UKVI, mae gennym ddyletswyddau cadw cofnodion a ddiffinnir yn y Canllawiau Noddi Myfyrwyr - Dogfen 2: Dyletswyddau Noddi (tudalen 8 fersiwn 12/2020) fel a ganlyn:

2.4 Rhaid i noddwyr gadw'r holl ddogfennau a restrir yn Atodiad D: canllawiau ar gadw dogfennau i noddwyr (sydd ar wahân i'r canllaw hwn) yn unol ag Atodiad D, gan eu storio fel copïau papur neu'n electronig. Nid yw'n ofynnol i noddwyr gadw pasbortau gwreiddiol; dylid dychwelyd y rhain i'r myfyriwr ar ôl i'r tudalennau angenrheidiol gael eu copïo. Mae'n anghyfreithlon cadw pasbortau at unrhyw ddiben.

2.5 Rhaid i chi ddarparu unrhyw ddogfen a restrir yn Atodiad D, neu unrhyw ddogfen sy'n berthnasol i redeg eich sefydliad i UKVI, os bydd UKVI yn gofyn am gael ei gweld ar unrhyw adeg. Rhaid i gyfieithiad ardystiedig ddod gyda dogfennau y gofynnir amdanynt gan UKVI nad ydynt yn Saesneg na Chymraeg. Dylid rhoi manylion y cyfieithydd, ynghyd â'u datganiad swyddogol bod y cyfieithiad yn gywir..

Atodiad D - Rhan 5: ar gyfer pob ymfudwr sydd wedi'i gofrestru o dan y llwybr Myfyriwr neu'r llwybr Myfyriwr Plant (gan gynnwys ymfudwyr a oedd wedi'u cofrestru eisoes ar Fisa Llwybr Myfyriwr):

h. Copïau neu ddogfennau gwreiddiol lle bo hynny'n bosibl o unrhyw dystiolaeth a aseswyd gennych chi fel rhan o'r broses o wneud cynnig i'r ymfudwr; gallai hyn fod yn gopïau o eirdaon, neu dystysgrifau arholiad. Rhaid i Ddarparwyr Addysg Uwch sydd â hanes o gydymffurfio gadw cofnodion o'r dogfennau a ddefnyddir i gael y cynnig i'w myfyrwyr ar lefel gradd neu'n uwch ond nid oes angen cyflwyno'r dogfennau hyn gyda chais fisa'r Myfyriwr.

Felly, mae'n rhaid i'r Brifysgol storio a chadw copi, at ddibenion archwilio, o bob dogfen a ddefnyddir at ddibenion derbyn i'r Brifysgol ar gyfer myfyrwyr sy'n dod i mewn ar sail fisa myfyriwr y DU, lle ni yw'r sefydliad sy'n ei noddi. Ar hyn o bryd mae ymgeiswyr/myfyrwyr sy'n dysgu o bell a'r rhai nad oes angen fisa arnynt i astudio y tu allan i gwmpas y polisi hwn.

2. Polisi

Lle bo hynny'n briodol, bydd y Brifysgol yn defnyddio copïau electronig o ddogfennau derbyn a thystysgrifau, gan ddefnyddio gwasanaethau gwirio lle bo hynny'n bosibl i gyflawni'r dyletswyddau cadw cofnodion a amlinellir.

2.1. Ymgeiswyr/Myfyrwyr Newydd:

Er mwyn sicrhau ein Trwydded Noddi Myfyrwyr UKVI, mae'r Brifysgol yn cadw'r hawl i ofyn i fyfyrwyr newydd sy'n cofrestru ym Mhrifysgol Caerdydd gyflwyno dogfennaeth wreiddiol gan gynnwys fieithu ardystiedig lle bo angen*, i'r Tîm Derbyn Myfyrwyr ar ôl cyrraedd y Brifysgol erbyn dyddiad cau penodol, lle mae'r canlynol yn berthnasol:

• Ni ddarparwyd dogfennaeth derfynol/gyflawn, neu nid yw'r ansawdd yn ddigonol i fodloni gofynion cadw cofnodion.
• Lle nad yw'r Brifysgol wedi gallu gwirio cymhwyster drwy ddulliau amgen, megis drwy broses ddilysu Cyrff Dyfarnu.
• Pan fydd y Brifysgol wedi cael gwybod am fater posib fel twyll dogfennaeth neu ganlyniadau ffuantus.
• Pan fydd UCAS, UKVI, neu'r Swyddfa Gartref wedi tynnu sylw'r Brifysgol at risg bosibl mewn perthynas â dogfennaeth neu gymwysterau.

* Rhaid i gyfieithiad ardystiedig ddod gyda dogfennau y gofynnir amdanynt gan y Brifysgol nad ydynt yn Saesneg na Chymraeg. Dylid rhoi manylion y cyfieithydd, ynghyd â'u datganiad swyddogol bod y cyfieithiad yn gywir.

Cysylltir ag ymgeiswyr y mae'n ofynnol iddynt gyflwyno dogfennaeth wreiddiol wrth gyrraedd fel rhan o'r broses cyn cyrraedd i'w hysbysu o'r gofyniad hwn. Fel arfer, gwnaed hyn drwy ebost.

Ni fydd cam olaf y broses gofrestru, gan gynnwys casglu cerdyn adnabod, yn cael eu cynnal nes bod dogfennau gwreiddiol, a chyfieithiad ardystiedig lle bo angen, wedi'u cyflwyno a'u gwirio. Os na chyflwynir y dogfennau gofynnol erbyn y dyddiad cau a nodwyd, bydd y Brifysgol yn ystyried nad yw ymgeisydd yn gallu ymgymryd â'r rhaglen astudio mwyach a bydd hyn yn arwain at ganslo lle i astudio ynghyd ag adroddiad priodol i'r UKVI.

Ni fydd y Brifysgol yn disgwyl i ymgeiswyr bostio dogfennau gwreiddiol cyn cyrraedd. Os bydd ymgeisydd yn dewis gwneud hynny bydd ar ei fenter ei hun. Ni all y Brifysgol warantu y bydd y ddogfennaeth a anfonir drwy'r post, cludwr neu wasanaethau post yn cyrraedd na'n cael ei ddychwelyd.

2.2 Myfyrwyr Presennol

Fel rhan o broses archwilio'r Brifysgol, mae'r Brifysgol yn cadw'r hawl i ofyn i fyfyriwr presennol gyflwyno dogfennaeth a ddefnyddiwyd o'r blaen at ddibenion derbyn os bydd dogfennaeth ofynnol ar goll neu nad yw o ansawdd digonol i fodloni gofynion cadw cofnodion, neu lle mae ymholiad neu hysbysiad dilynol o achos posibl o dwyll dogfennaeth yn cael ei godi gyda'r Brifysgol.

Bydd y Tîm Derbyn Myfyrwyr neu'r Tîm Cydymffurfiaeth Fisa Myfyrwyr yn cysylltu â myfyrwyr cyfredol y mae'n ofynnol iddynt gyflwyno dogfennaeth wreiddiol, drwy eu cyfeiriad ebost Prifysgol Caerdydd, i'w rhybuddio am y gofyniad, y ddogfennaeth sy'n ofynnol ac amserlen ar gyfer eu cyflwyno (bydd hyn fel arfer o fewn 28 diwrnod). Gall methu â darparu dogfennaeth yn ôl yr angen arwain at weithdrefnau disgyblu neu ganslo/gwahardd.

3. Manylion Cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth am y polisi hwn, cysylltwch â'r Tîm Cefnogi Derbyn Myfyrwyr:

Email: admissions-advice@caerdydd.ac.uk

Ffôn: +44 (0)29 20879999