Hysbysiad Diogelu Data Cyswllt Myfyrwyr

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn nodi sut rydym yn delio â gwybodaeth bersonol pobl sy'n manteisio ar gymorth drwy Wasanaethau Bywyd Myfyrwyr y Brifysgol (y cyfeirir atynt fel Bywyd Myfyrwyr o hyn allan).

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn nodi sut rydym yn delio â gwybodaeth bersonol am bobl sy'n defnyddio gwasanaethau penodol yn narpariaeth Bywyd Myfyrwyr y Brifysgol a’r mathau eraill o gymorth a ddarperir, gan gynnwys y Gofrestrfa a’r Adran Gyllid ymhlith adrannau eraill. Mae'n gymwys yn ogystal â hysbysiad diogelu data cyffredinol y Brifysgol ar gyfer myfyrwyr ac ymgeiswyr ond nid yw'n ei ddisodli.

Efallai y byddwn yn diwygio’r hysbysiad hwn o bryd i’w gilydd i wneud yn siŵr ein bod yn parhau i gydymffurfio â'r ddeddfwriaeth gyfredol ac i adlewyrchu arfer gorau.

Hunaniaeth y Rheolwr Data

Fel Rheolydd Data, Prifysgol Caerdydd sy’n gyfrifol yn gyfreithiol am brosesu eich data personol yn unol â deddfwriaeth Diogelu Data. Er mwyn cyflawni ei swyddogaethau a'i rhwymedigaethau mewn perthynas â'ch astudio yn y Brifysgol, mae'n angenrheidiol bod y Brifysgol yn casglu, yn storio, yn dadansoddi ac weithiau yn datgelu eich data personol.

Mae Prifysgol Caerdydd yn gofrestredig gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) fel Rheolwr Data er mwyn prosesu data personol Rhif cofrestru Z6549747.

Manylion Cyswllt y Swyddog Diogelu Data

Os oes gennych unrhyw ymholiadau ynglŷn â sut caiff eich data eu prosesu, cysylltwch yn gyntaf â’r tîm perthnasol i drafod y rhain. Os ydych yn bryderus o hyd, mae gan y Brifysgol swyddog diogelu data y gellir cysylltu ag ef drwy ebostio InfoRequest@caerdydd.ac.uk

Pa wybodaeth bersonol rydym yn ei chasglu amdanoch chi?

Bydd y manylion personol rydym yn eu prosesu yn dibynnu ar y cymorth yr oeddech yn ymwneud ag ef ond maent yn debygol o gynnwys y canlynol:

• Enw
• Manylion cyswllt – cyfeiriad, rhif ffôn, ebost
• Rhaglen astudio
• Data demograffig megis oedran, rhywedd, gwybodaeth sy'n ymwneud ag iechyd
• Manylion cais am gymorth, gan gynnwys manylion y perygl y gallwch roi eich hun neu bobl eraill ynddo
• Manylion y cymorth a ddarperir i ni neu atgyfeiriadau at asiantaethau eraill gan gynnwys y rhai hynny sydd y tu allan i'r Brifysgol
• Dyddiadau yr oeddech chi'n ymwneud â'r gwasanaeth
• Manylion unrhyw anabledd gyflwr meddygol neu wybodaeth feddygol arall
• Manylion cyswllt brys
• Manylion eich cais neu angen am gymorth a chwiliadau cysylltiedig

Beth yw ein sail gyfreithiol dros brosesu eich data personol?

Mae angen i'r Brifysgol nodi ar ba sail gyfreithiol y byddwn yn prosesu eich data. Gall hyn ddibynnu ar y rheswm sydd ei angen arnom i brosesu eich data, ac mewn perthynas â'r tîm Cefnogi a Lles Myfyrwyr. Gall gynnwys y canlynol ond nid yw'n gyfyngedig iddynt:

1. Perfformiad Contract
2. Caniatâd
3. Buddiannau dilys
4. Tasg Gyhoeddus
5. Rhwymedigaeth gyfreithiol
6. Dibenion Ystadegol ac Ymchwil

Mae rhagor o fanylion am y categorïau hyn ar gael yn yr hysbysiad diogelu data ar gyfer myfyrwyr ac ymgeiswyr.

Dangosir nifer berthnasol y sail sy'n gymwys mewn cromfachau ar ôl i bob diben gael ei restru yn yr adran ganlynol.

Rydym yn casglu'r wybodaeth hon mewn amrywiaeth o ffyrdd. Er enghraifft, gellir casglu data drwy gyflwyno eich ffurflenni (ar-lein neu ar ffurf papur), drwy ebyst, wyneb yn wyneb, dros y ffôn neu mewn cyfarfodydd ar-lein, cyfweliadau neu asesiadau eraill, drwy feddalwedd rheoli achosion neu systemau rheoli ymholiadau gan gynnwys ein Bot Sgwrsio. Gellir hefyd ei gasglu gan drydydd partïon fel myfyrwyr neu staff eraill.

At ba ddibenion y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio?

Mae'r dibenion a'r sail gyfreithiol gysylltiedig y gall y Brifysgol brosesu eich data personol gynnwys y canlynol:

• gweinyddu (gan gynnwys gwneud cais, ymrestru, asesu, materion disgyblu, materion iechyd) (1)
• i drefnu eich astudiaethau (1)
• mynediad at gyfleusterau Prifysgol a'u diogelwch (gan gynnwys gwasanaethau llyfrgell, gwasanaethau cyfrifiadurol, cyfleusterau chwaraeon a chynadleddau (1)
• ystyried a rhoi cymorth ar gyfer anabledd neu addasiadau cysylltiedig (5)
• cynorthwyo mewn anghenion bugeiliol a lles (e.e. y gwasanaeth cynghori) (4)
• dibenion archwilio mewnol ac allanol (5)
• bodloni rhwymedigaethau iechyd a diogelwch a monitro cyfle cydraddoldeb (5,6)
• galluogi Undeb y Myfyrwyr i roi mynediad i chi at ei chyfleusterau a'i gwasanaethau cefnogi (3)
• ar gyfer ystyried materion 'addasrwydd i ymarfer' neu 'addasrwydd i astudio' (4)
• cyflawni dyletswyddau statudol i ddarparu gwybodaeth i asiantaethau allanol (gweler ‘Rhannu gwybodaeth gydag eraill’ am ragor o fanylion)
• o bryd i'w gilydd, gweithgareddau eraill sy’n rhan o drywydd busnes cyfreithlon y Brifysgol, ac nad ydyn nhw’n torri eich hawliau a’ch rhyddfreiniau.(3)
• Sesiwn ymgyfarwyddo (gan gynnwys sesiwn ymgyfarwyddo rhithwir) (3)

O ystyried cymhlethdod y perthnasoedd sydd gan brifysgolion â'u myfyrwyr, nid yw'r rhestr hon yn gynhwysfawr.

Pwy all gael gafael ar eich data personol?

Bydd staff y gwasanaethau yr ydych yn eu defnyddio yn y gwahanol rannau perthnasol o'r Brifysgol yn cael mynediad at eich data personol, i roi cymorth i chi neu i'ch cyfeirio at wasanaethau eraill.

Eithriad o ran y Gwasanaeth Cwnsela

Gellir rhannu eich manylion â Chwnselwyr Cyswllt sy'n cyflawni hyfforddiant tra'n gweithio gyda'r Brifysgol ond nad ydynt yn aelodau o staff y Brifysgol.

Mae pob cwnselydd, gan gynnwys Cwnselwyr Cyswllt sy'n gweithio yn y gwasanaeth, wedi'i rwymo gan safonau gwasanaeth ar gyfrinachedd ac yn gorfod cydymffurfio â'r fframweithiau moesegol proffesiynol.  Mae manylion llawn hyn, gan gynnwys sefyllfaoedd a all godi lle y gall bod angen i ni siarad â rhywun amdanoch a all gynnwys torri'r rheolau cyfrinachedd a nodwyd yn y  Datganiad Cyfrinachedd Cwnsela.

 phwy y caiff eich data personol eu rhannu y tu allan i'r Brifysgol?

Mae'r Brifysgol yn gweithio mewn partneriaeth ag asiantaethau statudol a sefydliadau trydydd parti eraill y tu allan i'r Brifysgol lle y bydd hyn o fudd i'n myfyrwyr neu'r gymuned ehangach. Gyda'ch caniatâd chi gallwn drosglwyddo eich data i'r asiantaethau priodol a pherthnasol fel y gallant gysylltu â chi neu hwyluso darpariaeth eich cymorth.

Mewn amgylchiadau eithriadol, gallwn rannu eich gwybodaeth â thrydydd partïon priodol a chyfrifol gan gynnwys asiantaethau statudol megis gwasanaethau'r heddlu, gofal iechyd a lles heb roi gwybod i chi yn gyntaf. Bydd hyn fel arfer at ddibenion diogelu, gan gynnwys pan ystyrir bod rhywun yn peri risg i'w hun neu eraill.

Bydd unrhyw ddatgeliadau a wneir gan y Brifysgol yn unol â chyfraith diogelu data a bydd eich buddiannau'n cael eu hystyried bob amser.

Yn unol â’ch cyfarwyddiadau chi, byddwn yn rhannu data gyda'r GIG pan fyddwch yn derbyn cymorth iechyd meddwl gan Brifysgol Caerdydd er mwyn i chi allu gael rhagor o gymorth gan wasanaethau'r GIG.

Sut ydym ni’n cadw eich gwybodaeth yn ddiogel?

Mae deddfwriaeth Diogelu Data yn golygu bod yn rhaid i ni gadw eich gwybodaeth yn ddiogel. Golyga hyn y bydd eich cyfrinachedd yn cael ei barchu, ac y bydd mesurau priodol i osgoi mynediad a datgeliad anawdurdodedig. Yr unig staff fydd â chaniatâd i fynd at eich data personol yw'r rhai y mae angen eich data arnynt. Cewch ragor o wybodaeth drwy edrych ar Bolisïau Diogelwch Gwybodaeth y Brifysgol.

Gallai sefydliad dan gontract gael ei ddefnyddio at y diben o brosesu data ar ran y Brifysgol. Bydd rhaid i sefydliadau sy'n prosesu data personol ar ran y Brifysgol brosesu data yn unol â deddfwriaeth Diogelu Data. Er enghraifft,  os ydych yn cysylltu â'r gwasanaeth drwy ffurf ar y we caiff eich data eu casglu drwy Arolygon Ar-lein, sef gwasanaeth a ddarperir gan JISC o dan gontract i'r Brifysgol.

Ydyn ni'n trosglwyddo gwybodaeth y tu allan i'r DU?

Mae manylion am ein trosglwyddiadau o ddata ar gael yn ein hysbysiad diogelu data cyffredinol ar gyfer myfyrwyr ac ymgeiswyr.

Am ba hyd y bydd eich data personol yn cael ei gadw?

Caiff eich data ei gadw am y cyfnod amser a nodwyd yn eich Polisi Rheoli Cofnodion ac Amserlenni Cadw Cofnodion.  Mae hyn fel arfer am gyfnod o thua 6 blynedd ond bydd yn dibynnu ar yr amserlen gywir ar gyfer y gwasanaeth rydych wedi'i ddefnyddio. Ar gyfer cyfnodau cadw cywir, edrychwch ar ein polisïau rheoli cofnodion ac amserlenni cadw a chyfeiriwch at adran cofnodion Gweinyddol a Chefnogaeth Myfyrwyr.

Sut i godi ymholiad, pryder neu gŵyn

Os oes gennych ymholiad, pryder neu gŵyn, cysylltwch â’r tîm perthnasol yn y lle cyntaf.  Os oes gennych ymholiadau neu bryderon o hyd, neu os ydych yn awyddus i wneud cwyn, mae manylion am sut y gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol a Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ar gael ar ein tudalen Diogelu Data.

Eich hawliau diogelu data

O dan ddeddfwriaeth diogelu data mae gennych hawliau penodol, er enghraifft yr hawl i ofyn am gopi o'ch data personol a gedwir gan y Brifysgol a'r sail gyfreithiol rydym yn prosesu eich data. I gael gwybod mwy am eich hawliau a sut y gallwch eu hymarfer, ewch i'n tudalen we ar eich hawliau diogelu data.  I gael rhagor o wybodaeth gweler y canllawiau canlynol a gyhoeddwyd gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth sy'n gyfrifol am reoleiddio diogelu data yn y DU. Rydym ni'n gobeithio y gallwn ymateb i’ch cwestiynau, ymholiadau neu bryderon, ond os ydych chi'n anfodlon o hyd gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Diweddarwyd:  Mehefin 2022

Dolenni cysylltiedig

• Hysbysiad diogelu data ar gyfer myfyrwyr ac ymgeiswyr
• Datganiad Cyfrinachedd Cwnsela.
• Datganiad Cyfrinachedd Gwasanaeth Anableddau a Dyslecsia
• Ymrestru ar-lein
• Mynediad Prifysgol Caerdydd at y Gofrestr Diogelu Data
• Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
• Polisïau Derbyn Myfyrwyr

Dogfennau cysylltiedig

• Y côd ymarfer ar gyfer profion adnabod ffotograffig, 104.0 KB
• Datganiad ymrestru, 214.1 KB
• Iechyd Cyhoeddus Cymru TB DSA, 75.1 KB